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Evitando o fracasso do projeto: não é ciência do foguete

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Homem sonhando com espaço, foguetes e satélites

Dizem que todo projeto é único; no entanto, as causas subjacentes da falha do projeto são geralmente as mesmas. Quando você souber quais são essas causas, poderá minimizar as chances de problemas e aumentar sua probabilidade de sucesso.

Projetos dão errado pelas mesmas razões o tempo todo. Não há novos pecados. Podemos analisar um projeto nos primeiros dois meses e saber se será um sucesso ou não.

Nick Dean, diretor administrativo da Professional Values

O que você deve fazer quando se depara com uma má iniciação, controle fraco, falta de pessoal, riscos, problemas e expectativas irrealistas?

A seguir, são apresentadas cinco áreas problemáticas comuns e possíveis soluções.

1. Má Iniciação do Projeto

O problema

Possivelmente, a armadilha mais comum é não iniciar um projeto adequadamente, gastando tempo para reunir e concordar com os requisitos do cliente, criar um bom plano de projeto e definir as expectativas do cliente.

É tentador começar a trabalhar rapidamente, mas um estágio de iniciação ruim geralmente leva a problemas e até a falhas.

A solução

Não inicie o projeto até que ele tenha sido iniciado corretamente. Não permita que o cliente o leve a começar o trabalho, supondo que isso resultará em uma entrega anterior. A realidade é que uma má iniciação estende os projetos, causando retrabalhos, erros e descuidos. É melhor dizer não quando pressionado e nunca iniciar a fase de construção muito cedo.

2. Controle de Projeto Fraco

O problema

Se você não gerencia um projeto efetivamente até a sua conclusão, não faz sentido realizar um trabalho completo de planejamento e iniciá-lo. Os problemas típicos do fraco controle do projeto incluem aumento do escopo, planejamento de trabalho inadequado, falta de controle de alterações, comunicação ruim e gerenciamento inadequado de riscos e problemas.

A solução

Para obter e manter o controle do seu projeto, você deve executar as seguintes ações:

  • Introduzir um processo de controle de alterações e conscientizar sua equipe e cliente. Use-o para garantir que sua equipe permaneça focada em fornecer o que é importante.
  • Pratique o relatório de exceções. Isso economiza tempo e garante um foco melhor nos riscos e problemas à medida que eles surgem.
  • Comunique o progresso regularmente com seu cliente, patrocinador, membros da equipe e outras partes interessadas relevantes.
  • Revise e atualize seu plano de projeto regularmente para verificar se o projeto está no caminho certo e com o desempenho esperado. Essas verificações permitem que você tome medidas corretivas antecipadamente se o projeto estiver se desviando do plano. Se você não pretende revisar e atualizar seu plano, não vale a pena criar.
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3. Falta de pessoal e habilidades

O problema

Não ter o número certo de pessoas ou o número certo com a combinação errada de habilidades geralmente é a causa do fracasso do projeto. É frustrante quando seu projeto não possui o número certo de pessoas qualificadas, o que é muito comum hoje em dia.

A solução

Sempre insista para que a gerência forneça pessoas com as habilidades certas, sejam elas internas ou contratadas. Faça backup de sua solicitação com um plano de projeto sólido que mostre as áreas em que as pessoas são necessárias. Nunca fique quieto e lute, pois isso não é justo para você ou sua equipe.

4. Não abordar riscos e problemas

O problema

Existem muitas ocasiões durante o ciclo de vida do projeto em que riscos e problemas podem causar problemas, até falhas. Exemplos disso incluem:

  • Falha na definição clara dos requisitos, resultando em não atendimento às expectativas do cliente.
  • Tecnologia de ponta ou nova que causa problemas imprevistos.
  • Projeto técnico ruim, impedindo alterações ou dimensionamento da solução no futuro.
  • Controle de alterações insatisfatório, permitindo que solicitações de alteração causem desvios no projeto.
  • Alterando as prioridades dos negócios, desviando a atenção do trabalho principal.
  • Teste inadequado, levando a erros e falhas no produto.
  • Perda de pessoas-chave em momentos críticos.

A solução

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Revise uma lista de riscos e problemas no início de cada projeto. Uma boa abordagem é debater possíveis riscos e problemas com sua equipe ou outros gerentes de projeto que executaram projetos semelhantes. Continue a verificar riscos e problemas com sua equipe durante todo o projeto. As soluções para os exemplos mencionados acima incluem:

  • Empregue um analista de negócios para extrair os requisitos dos clientes e documentá-los de maneira clara e concisa.
  • Pergunte se é necessário usar tecnologia de ponta ou se uma solução mais comprovada trará os mesmos benefícios.
  • Use sua equipe para criar um design técnico, pois ele oferece uma chance muito maior de algo robusto e escalável, com o bônus que sua equipe tem em participar para que seja bem-sucedida.
  • Concorde com um cliente com um processo de controle de alterações antes do início do projeto e cumpra-o.
  • Crie um plano de trabalho semanal para a equipe, para que eles se concentrem nas prioridades e não sejam distraídos.
  • Coloque um plano de teste junto com os cenários de teste com base nos requisitos do cliente e garanta que haja recursos e comprometimento do cliente suficientes para executá-los.
  • Crie um plano de contingência que cubra a perda de pessoas-chave.
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5. Falha ao gerenciar expectativas

O problema

Os projetos geralmente começam em alta com uma enorme quantidade de otimismo. Durante o ciclo de vida do projeto, as expectativas podem aumentar muito além do que é possível. Quando os clientes não sabem o que esperar ou não têm visibilidade do progresso, a frustração pode surgir e quebrar o relacionamento com eles.

A solução

É papel do gerente de projetos gerenciar as expectativas em um nível sensato. Uma maneira de fazer isso é dividir os projetos em pequenos pedaços ou fases com marcos frequentes. Isso permitirá que você gerencie as expectativas, fazendo entregas regulares para que os clientes vejam o que estão recebendo. Essa abordagem garante que o projeto atenda às expectativas dos clientes, dando-lhes visibilidade antecipada do que você está construindo.

Finalmente

A Unilog, empresa independente pan-européia de consultoria e serviços de TI, fez uma pesquisa em abril de 2003 que constatou que 100% dos gerentes de TI haviam experimentado projetos que não atingiram todos os seus objetivos. Eles identificaram os seguintes pecados capitais que levam ao fracasso do projeto:

  • Um escopo ruim do projeto e objetivos, papéis e responsabilidades indefinidos do projeto levam a expectativas irreais.
  • A falta de comunicação entre a TI e os negócios resulta em uma incompatibilidade de requisitos e expectativas.
  • Ausência de patrocinador de negócios sênior e gerente de projeto.
  • Tecnologia priorizada em relação às pessoas: nenhum envolvimento ou envolvimento mínimo dos principais usuários durante a fase de escopo e falta de comunicação regular com eles durante a implementação do projeto.
  • Falta de métricas de sucesso do projeto.
  • Ausência de avaliação de risco ou plano de contingência.
  • Falta de verificações regulares para garantir que o projeto esteja no caminho certo com base no tempo e no orçamento.
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Embora os projetos sejam de natureza única, as causas subjacentes à falha do projeto são geralmente as mesmas. Cinco dos problemas mais comuns são: má iniciação, controle fraco, falta de pessoal, não abordar riscos e questões e expectativas irrealistas. Para aumentar suas chances de sucesso:

  • Evite ser pressionado para iniciar as fases de construção e implementação até que o projeto seja iniciado corretamente.
  • Monitore e controle ativamente seu projeto até a sua conclusão.
  • Insista em ter o número certo de pessoas e a combinação correta de habilidades em seu projeto.
  • Verifique riscos e problemas regularmente com sua equipe e tome medidas para resolver problemas e minimizar riscos.
  • Gerencie as expectativas do seu cliente, dando-lhes visibilidade antecipada do que você está construindo.

Não se torne a vítima de um projeto que falhou. Sempre coloque em prática medidas que abordem as cinco áreas principais para ajudar a garantir o sucesso do seu projeto. Afinal, não é ciência do foguete.

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