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Estrutura de detalhamento do trabalho (EAP) no gerenciamento de projetos

Estrutura de detalhamento do trabalho (EAP) no gerenciamento de projetos
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Um elemento fixo na metodologia clássica de gerenciamento de projetos e na engenharia de sistemas, a WBS (estrutura de detalhamento do trabalho) é um método que divide um projeto em uma hierarquia de entregas, tarefas e subtarefas. É uma ferramenta útil que define uma estimativa detalhada de custo ou tempo e fornece orientações para o desenvolvimento e controle do cronograma.

Essencialmente, o uso de uma estrutura de detalhamento do trabalho permite examinar de cima para baixo seu projeto e dividi-lo nas tarefas e subtarefas que o levarão à conclusão. É uma maneira simples, porém metódica, de organizar e entender o escopo do seu projeto em componentes menores e gerenciáveis.

Por que usar uma estrutura de detalhamento do trabalho?

Não há dúvida: estimar projetos pode ser confuso e um pouco difícil. Mas a criação de uma estimativa do projeto não precisa causar azia. Fazer perguntas, analisar necessidades e dividir seu escopo em partes pode ajudar.

Criar uma estrutura de detalhamento do trabalho para qualquer plano ou conjunto de tarefas ajuda a obter detalhes sobre o trabalho que precisa ser feito em um determinado projeto. Se você estimar seus projetos com base em unidades (semanas, dias ou horas), usando uma estrutura de detalhamento do trabalho, você entenderá rapidamente se sua estimativa excederá o orçamento ou o prazo pretendidos.

Como usar uma estrutura de detalhamento do trabalho para estimar projetos

Quando você se sentir confortável com o processo geral de criação de uma estrutura de detalhamento do trabalho, poderá adaptar a prática a qualquer projeto – desde a mudança de sua casa até a construção de um banco de dados complexo com 75 equipes offshore. É isso mesmo, a estrutura de detalhamento do trabalho será sua amiga.

Mas antes de começar a criar esses documentos (e estimativas pontuais), vamos seguir um processo que ajudará a garantir uma estimativa sólida e viável.

Etapa 1: Listar produtos de alto nível

Se você tem um escopo de projeto, deve ser fácil iniciar sua estrutura de detalhamento do trabalho.

Não tem escopo? Vire à direita e converse com seus clientes ou chefe sobre o escopo. Iniciar qualquer projeto sem escopo é perigoso, pois define o cenário para o que será entregue e quando.

Primeiro, sente-se com sua equipe e liste o que você precisa entregar para atingir a meta final do seu projeto. Por exemplo, se você estiver criando um novo site, suas entregas podem incluir:

  • Mapa do site
  • Wireframes
  • Design de página
  • Código front-end
  • Código de back-end

Certifique-se de incluir todas as tarefas e de não deixar nada de fora. Por exemplo, se você está trabalhando em um projeto de reformulação de site, já contabilizou o conteúdo? Se você perder uma entrega agora, se arrependerá mais tarde.

É por isso que listar as coisas em equipe é tão útil. Uma conversa em equipe não apenas garante que todas as suas bases sejam cobertas. Também ajuda a definir expectativas sobre quem será o responsável pelas entregas e tarefas, ao mesmo tempo em que envolve a equipe no processo geral do projeto. Veja, você já está ganhando! 🏆

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Etapa 2: pense nas tarefas

Depois de identificar os produtos de alto nível para o seu projeto, é hora de analisar mais profundamente o que realmente precisa ser feito em cada produto individual.

Este não é apenas um exercício simples, onde você diz, Quem fará isso e quanto tempo levará? É muito mais profundo do que isso – e isso é uma coisa boa, porque é assim que você poderá criar uma estimativa melhor.

Ao analisar cada produto de alto nível, pergunte à sua equipe (ou a você):

  • O que precisa ser feito para criar este produto?
  • Que outras tarefas relacionadas ao projeto contribuirão para a conclusão bem-sucedida desta entrega?
  • Quais são os requisitos da tarefa?
  • Estamos cortando cantos aqui? (Certifique-se de listar tudo e qualquer coisa – não se engane!)

Ao realizar este exercício, lembre-se de que realmente deseja listar todas as tarefas possíveis que possam ser entregues em um produto de alto nível. Lembre-se, o objetivo aqui é levar em consideração o tempo todo, para que você possa criar uma estimativa razoável. Você não poderá fazer isso se não estiver pensando adequadamente.

Usando o redesenho do site como exemplo, veja como você pode dividir a entrega do “Sitemap”:

  • Analisar site atual
  • Teste a estrutura atual com 5 usuários do site
  • Revisar as descobertas do teste
  • Organize o mapa do site em uma planilha
  • Revise a primeira versão de baixa fidelidade com a equipe
  • Revise a estrutura usando as informações da equipe
  • Crie uma versão visual do mapa do site
  • Anotar seções
  • Escreva a descrição do novo mapa do site
  • Apresentar o mapa do site aos clientes
  • Analisar o feedback do cliente
  • Implementar feedback
  • Deliver v2
  • Realizar reunião com clientes
  • Finalizar sitemap

Esta lista de tarefas é uma estimativa para todo o trabalho que precisará ser realizado para obter um mapa do site finalizado.

Pode não ser assim que você faria, e tudo bem. Quando você se senta com sua equipe para discutir essas tarefas, certifique-se de estar operando com um entendimento comum de como as coisas são feitas – ou de pelo menos estar conversando sobre o processo que deseja implementar.

Não importa o quê, listar todos os detalhes o ajudará a explicar o esforço necessário para concluir a entrega.

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Etapa 3: obter detalhes

É isso mesmo: você deseja tornar sua estrutura de detalhamento do trabalho o mais detalhada possível. A única maneira de fazer isso é examinar todas as tarefas que você identificou e listar subtarefas. Trata-se de elaborar esforços e determinar o trabalho que será necessário para concluir com êxito a entrega.

É um processo que leva tempo e reflexão, mas se você fizer um investimento para isso, encontrará menos espaço para expectativas perdidas e excesso de orçamento a longo prazo. Portanto, dê o próximo passo e detalhe o que será inserido em cada tarefa.

Usando o redesenho do site como exemplo, veja como você pode detalhar ainda mais a entrega “Teste a estrutura atual com 5 usuários do site”:

  • Recrutar usuários
  • Agendar sessões
  • Escrever script de teste
  • Realizar 5 sessões
  • Compensar usuários pelo tempo
  • Escreva descobertas e recomendações

Essa tarefa é a prova de que qualquer item de linha em um escopo pode ser caro! Este exemplo não apenas incluiu 6 subtarefas, como também incluiu um item de linha que requer pagamento a uma parte externa ao projeto.

Você quer saber sobre quaisquer despesas antes no escopo de seu projeto, e seus clientes também. Lembre-se de respondê-las desde o início, para que nada seja uma surpresa quando você estiver com os joelhos em seu projeto.

Etapa 4: Formatar e estimar

Tradicionalmente, você encontrará estruturas de detalhamento do trabalho apresentadas em fluxogramas que se assemelham aos mapas de site do site. Esse formato funciona bem porque mostra uma hierarquia de tarefas e é facilmente numerado e consultado novamente.

Porém, algumas pessoas gostam de listá-las em quadros brancos ou em planilhas. O formato não é o que importa aqui: é a integridade e a precisão das tarefas incluídas. Você pode criar sua estrutura de detalhamento do trabalho em qualquer formato que o deixe confortável. (Incluímos alguns exemplos abaixo para você começar.)

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Quando você listar todas as suas tarefas e subtarefas em um formato que faça sentido, revise-as novamente e inclua todas as tarefas e subtarefas possíveis.

Depois de confirmado, percorra a lista e discuta cada tarefa em termos de nível de esforço. Isso pode ocorrer em minutos, horas, dias, semanas – realmente depende de quão granular você precisa obter e de como sua organização estima projetos. A atribuição de um incremento de tempo a cada tarefa ajudará você a adicionar uma estimativa total de tempo (e custo possível) e configurará você para criar um plano de projeto quando estiver pronto para essa etapa do seu projeto.

Quando terminar, você saberá se está dentro do escopo, fora do escopo ou realmente está operando em outro planeta. É verdade: você pode executar este exercício e descobrir que articulou muito tempo ou esforço para fazer tudo dentro do escopo do projeto. O bom é que você definiu a linha de base para o que é necessário e, como grupo, pode reduzir as tarefas para se ajustarem ao escopo ou à linha do tempo (e ajudar a evitar a dança desajeitada da data de entrega).

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Gerenciamento do escopo do projeto com uma estrutura rápida de detalhamento do trabalho

Às vezes, você recebe solicitações para adicionar ao escopo do seu projeto. Nesse caso, você precisará de uma estimativa rápida (mas sólida) para passar por uma equipe ou cliente – apenas para garantir que você esteja cobrindo suas bases com essa coisa nova. Talvez você não tenha tempo para reunir a equipe para executar as etapas acima, mas usar uma estrutura de detalhamento de trabalho nesta instância para mapear um conjunto rápido de entregas pode ser extremamente útil.

De fato, criar uma estrutura rápida de detalhamento do trabalho por conta própria pode ser extremamente útil quando um cliente lhe diz que tem X dólares para gastar ou X dias para fazer alguma coisa. Se você mapear suas tarefas para obter uma estimativa, poderá explicar facilmente o que pode e o que não pode ser feito. E, se suas estimativas forem muito altas, você pode se apoiar na estrutura de detalhamento do seu trabalho para negociar o escopo rapidamente.

Por exemplo, se eu tivesse que reduzir o custo / tempo na criação desse mapa do site, provavelmente poderia remover a etapa “Testar a estrutura atual com 5 usuários do site” da entrega do meu “mapa do site” (embora isso possa ser arriscado e eu talvez não quer fazer isso). Use a estrutura de detalhamento do trabalho a seu favor dessa maneira e, além de criar uma estimativa do projeto que mapeia um orçamento específico, você elaborará um conjunto sólido de requisitos do projeto.

Exemplos de estrutura de divisão de trabalho

Agora que falamos sobre como usar uma estrutura de detalhamento do trabalho para estimar seus projetos e gerenciar o escopo do projeto, vejamos alguns exemplos simples da estrutura de detalhamento do trabalho para alavancar suas idéias.

Exemplo de fluxograma da estrutura de detalhamento do trabalho

Aqui está um exemplo de uma estrutura de detalhamento do trabalho no formato de fluxograma. Esse formato funciona muito bem em projetos simples que não precisam necessariamente de uma estimativa. Neste exemplo de fluxograma, mostramos como usar uma estrutura de detalhamento do trabalho para planejar férias.

exemplo de fluxograma da estrutura de detalhamento do trabalho

Lembre-se de que um fluxograma pode ficar confuso se o seu projeto quebrar em muitas tarefas e subtarefas. Se você tem um projeto complexo em suas mãos, considere um formato diferente.

Exemplo de lista de estrutura de divisão de trabalho

Levamos um tempo para criar esse exemplo de lista, mas sua estrutura de detalhamento do trabalho pode ser facilmente rabiscada no seu bloco de notas ou quadro de comunicações favorito. Veja como você pode usar uma estrutura de detalhamento do trabalho para estimar seu tempo para uma próxima mudança.

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exemplo de lista de estrutura de divisão de trabalho

Exemplo de planilha da estrutura de detalhamento do trabalho

Se o seu projeto envolve uma longa lista de tarefas e subtarefas – e você deseja capturar estimativas de tempo e orçamento -, uma planilha pode fazer sentido para você.

Neste exemplo de estrutura de detalhamento do trabalho, usamos uma planilha simples para estimar o custo e o esforço de um website. Você pode adicionar colunas e linhas para atender às suas necessidades e até configurar fórmulas que calculam o custo com base no tempo e na taxa horária estimados.

Faça o download do nosso modelo de planilha grátis da estrutura de detalhamento de trabalho do Excel!

exemplo de planilha da estrutura de detalhamento do trabalho

Exemplo de gráfico de Gantt da estrutura de divisão de trabalho

Deseja dar um passo à frente do seu plano de projeto? Tente configurar sua estrutura de detalhamento de trabalho como um gráfico de Gantt!

Aqui está um exemplo de como usamos grupos de tarefas e subgrupos para quebrar a criação de um site no TeamGantt.

estrutura de divisão de trabalho exemplo de gráfico de Gantt

É fácil adicionar ou remover tarefas para ajustar-se ao seu escopo, e você pode usar o recurso de estimativa horária do TeamGantt (disponível apenas no plano avançado) para conectar estimativas de tempo e observar a soma dos números – não é necessária uma calculadora!

Quando você estiver pronto para atribuir e agendar trabalho, todas as suas tarefas já estarão lá esperando por você. Sua equipe pode acompanhar o tempo desde o aplicativo, permitindo monitorar horas para manter o orçamento do projeto sob controle.

Importando sua estrutura de detalhamento do trabalho para o TeamGantt

Você sabia que pode transformar sua estrutura de detalhamento do trabalho em um gráfico de Gantt? É verdade!

Simplesmente importe sua estrutura de detalhamento de trabalho como um arquivo CSV. Até criamos um modelo gratuito que você pode usar para importar sua estrutura de detalhamento de trabalho para o TeamGantt mais rapidamente.

Faça o download do nosso modelo de gráfico de Gantt da estrutura de divisão de trabalho gratuita para começar!

Depois de baixar o modelo do Excel, veja como levá-lo da lousa em branco para o gráfico de Gantt completo do projeto:

  1. Primeiro, verifique se você tem acesso a uma conta TeamGantt que permita mais de 1 projeto. Não possui uma conta? Sem problemas! Inicie uma avaliação gratuita com o plano certo para você! (Dica profissional: Selecione a avaliação do Plano Avançado se desejar incluir Horas estimadas na sua importação.)
  2. Copie / cole a tabela em branco em uma planilha limpa e conclua sua estrutura de detalhamento do trabalho com todos os detalhes do projeto.
  3. Salve seu novo documento de estrutura de detalhamento de trabalho como um arquivo .CSV.

Por fim, siga estas instruções para importar um projeto via CSV.

Quebre agora!

Como em qualquer ferramenta ou metodologia, você precisa fazer o que é certo para seu projeto, sua equipe e você. Talvez as etapas e os exemplos descritos aqui não funcionem para você. Tudo bem!

Se você usar os princípios que a estrutura de detalhamento do trabalho abrange – listando entregas e tarefas – para criar sua própria estimativa, encontrará um nível de precisão que talvez não tenha encontrado no passado. E, se você se apegar a essas estimativas, poderá usá-las também em projetos futuros. Isso é um bônus!

Vá da estimativa do projeto ao planejamento em pouco tempo

Deseja economizar tempo e esforço em seu próximo projeto? Com o TeamGantt, você pode transformar sua estimativa de projeto em um plano completo sem o tédio.

Você terá todos os recursos necessários para garantir que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento – desde a simplicidade de arrastar e soltar e colaboração em equipe até visualizações personalizáveis ​​e gerenciamento de carga de trabalho. E tudo isso vem com uma interface simples e intuitiva que qualquer pessoa pode usar.

Assista ao vídeo abaixo para ver como o TeamGantt funciona e experimente o TeamGantt gratuitamente hoje!

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