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Estrutura de detalhamento do trabalho 101

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Ícones de hierarquia em um fundo branco

A Estrutura de divisão do trabalho, geralmente reduzida para EAP, é uma ferramenta usada pelos gerentes de projeto para dividir os projetos em partes gerenciáveis. É o início do processo de planejamento e costuma ser chamado de ‘base’ do planejamento do projeto.

A maioria dos profissionais de projetos reconhece a importância e os benefícios de uma WBS em projetos com desempenho superior sem um.

O que é uma EAP?

Uma EAP é uma decomposição hierárquica dos produtos necessários para concluir um projeto. Ele divide os produtos em pacotes de trabalho gerenciáveis ​​que podem ser agendados e têm custos e recursos atribuídos a eles. Como regra, o nível mais baixo deve ser um pacote de trabalho de duas semanas. Outra regra comumente usada na criação de uma EAP é a regra 8/80. Essa regra diz que nenhuma atividade deve ser inferior a 8 horas ou superior a 80 horas.

Uma EAP é baseada em entregas; ou seja, o produto ou serviço que o cliente receberá após a conclusão do projeto. Existe outra ferramenta chamada Estrutura de detalhamento de produtos (PBS), que vem antes da EAP e divide um projeto em saídas (produtos) necessárias para concluir o projeto.

Por que criar uma WBS?

Estes são alguns dos benefícios de uma EAP:

  • Fornece uma base sólida para planejamento e programação
  • Divide projetos em pacotes de trabalho gerenciáveis
  • Fornece uma maneira de estimar os custos do projeto com precisão
  • Garante que nenhum produto importante seja esquecido
  • Ajuda um gerente de projeto com alocação de recursos
  • Fornece uma abordagem comprovada e repetível para o planejamento de projetos
  • Fornece uma ferramenta ideal para o brainstorming da equipe e para promover a coesão da equipe
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Entradas PEP

Existem três entradas para o processo da EAP:

  1. Declaração do escopo do projeto: Descrição detalhada das entregas do projeto e do trabalho necessário para criá-las
  2. Declaração de Requisitos: Documento detalhando a necessidade comercial do projeto e descrevendo as entregas
  3. Ativos de processos organizacionais: As políticas da organização, procedimentos, diretrizes, modelos, planos, lições aprendidas, etc.

Esses itens fornecem a você e sua equipe todas as informações necessárias para criar a WBS. Você também precisará de um modelo WBS.

Saídas WBS

Existem quatro saídas do processo PEP:

  1. Estrutura de detalhamento do trabalho (WBS): Decomposição baseada em resultados do escopo total do projeto
  2. Dicionário da EAP: Documento de acompanhamento descrevendo cada elemento PEP
  3. Linha de base do escopo: A declaração do escopo do projeto, a WBS e o dicionário da WBS
  4. Atualizações da documentação do projeto: Alterações e adições à documentação do projeto

Como criar uma EAP

Uma EAP é fácil de construir. Uma vez que os objetivos e metas do projeto sejam compreendidos, uma reunião poderá ser organizada em que a equipe do projeto analise os resultados necessários para concluir o projeto. É melhor realizar um exercício de equipe para a criação de WBS. Essa abordagem ajuda a envolver sua equipe e oferece a eles uma participação emocional no projeto. É uma boa ideia envolver as partes interessadas neste momento.

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Existem dois formatos para expressar uma EAP, forma tabular e forma gráfica. Use uma planilha para criar o formulário tabular numerando cada nível e subnível, veja a figura 1. A forma gráfica pode ser criada usando o software de desenho, criando um diagrama em estilo de árvore, veja a figura 2. Qualquer um dos formulários começa com o nome do projeto como seu primeiro nível. Todas as entregas de nível superior são adicionadas. Lembre-se, no segundo nível, você está procurando identificar tudo necessário para concluir o projeto.

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Divida cada segundo nível de entrega até chegar a pacotes de trabalho de não menos de duas semanas. Como regra geral, os pacotes de trabalho de duas semanas são gerenciáveis. Você também pode considerar a regra 8/80 neste momento. Cabe à equipe como cada item é dividido; não há regras que definam isso e isso refletirá o estilo da equipe que criou a WBS. É importante observar que uma EAP não não incluir atividades e tarefas, estas são planejadas a partir dos pacotes de trabalho posteriormente.

EAP tabular
Figura 1: EAP tabular

Verifique se nenhuma área ou produto principal está faltando e você incluiu apenas o trabalho necessário para concluir seu projeto com sucesso. Sua WBS deve conter o escopo completo do projeto, incluindo os pacotes de trabalho de gerenciamento de projetos. A realização da criação da EAP como um exercício de equipe ajuda a garantir que nada seja esquecido.

EAP gráfica
Figura 2: EAP gráfica

Esse nível de decomposição facilita o custo de cada pacote de trabalho e o custo exato do projeto. Da mesma forma, as pessoas podem ser designadas para os pacotes de trabalho; no entanto, você pode preferir adicionar as habilidades necessárias para os pacotes de trabalho e deixar a alocação de pessoas até que você crie sua agenda quando puder ver a linha do tempo.

O próximo passo é transferir a saída da EAP para um cronograma do projeto, geralmente um gráfico de Gantt. Expanda os pacotes de trabalho com as atividades e tarefas necessárias para concluí-los. O gráfico de Gantt é usado para rastrear o progresso ao longo do tempo dos pacotes de trabalho identificados em sua WBS.

Sumário

A necessidade de ênfase no planejamento é o que separa o gerenciamento de projetos do gerenciamento geral. A WBS é o primeiro passo para produzir um plano de projeto de alta qualidade e colocar você e sua equipe no caminho para o sucesso. Negligenciar esse processo, em vez de dar continuidade ao trabalho, foi a queda de muitos projetos. Melhore suas chances de sucesso produzindo sempre uma EAP para seus projetos.

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