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Estar preparado para o inesperado

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Esteja preparado apresentação sobre fundo de peças de quebra-cabeça

Uma das alegrias de trabalhar em projetos é que você nunca ficará entediado. Todos os projetos são diferentes e cada um tem seus próprios problemas e ocorrências inesperadas. Mesmo que o mesmo sistema seja implementado pela segunda vez, o projeto será diferente: o cliente terá idéias diferentes, a tecnologia mudará ou os membros da equipe do projeto terão idéias diferentes sobre o sistema. Qualquer que seja o projeto, o gerente do projeto deve estar sempre preparado para o inesperado em um projeto.

Nenhum plano é infalível e sempre há ocorrências que não foram pensadas antes do início do projeto. Esses problemas inesperados podem transformar rapidamente um projeto de “verde” para “vermelho”, diminuindo a velocidade e, na pior das hipóteses, impedindo que ele avance. Embora os gerentes de projeto não possam criar políticas e procedimentos para todas as eventualidades que possam ocorrer durante o projeto, eles podem planejar a maioria das contingências possíveis e criar processos e idéias para lidar com esses problemas inesperados. A seguir, são apresentadas algumas idéias e diretrizes para que os gerentes de projeto tenham em mente ao se preparar para o inesperado.

Criar contingência na agenda

O primeiro passo para lidar com o desconhecido ocorre antes mesmo do início do projeto. Quando o cronograma está sendo criado, deve haver folga suficiente para contabilizar as contingências que ocorrem durante o projeto. Um gerente de projeto pode adicionar um buffer no final do cronograma ou durante cada fase principal, ou pode superestimar a duração da tarefa. Esse tipo de planejamento de contingência no cronograma ajudará todos a lidar com problemas ou questões inesperados durante a fase de execução do projeto. O gerente de projeto pode até precisar colocar um buffer de contingência no escopo e no orçamento, além do cronograma.

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Mantenha os recursos à mão

Com a contingência incorporada ao cronograma, o próximo passo é determinar quais pessoas estão disponíveis para ajudar com problemas inesperados. Obviamente, essas pessoas não estão sentadas apenas esperando que algo aconteça. Algumas dessas pessoas serão atribuídas ao seu projeto e outras serão atribuídas a outros projetos. No entanto, ainda é importante para os gerentes de projeto entenderem antecipadamente de onde podem puxar as pessoas para lidar com os problemas do projeto. Identificar essas pessoas e como elas podem ser utilizadas no projeto ajudará o gerente de projetos a lidar com os problemas futuros.

Use um bom manual

Como qualquer bom treinador, um gerente de projeto precisa ter um bom manual. O que acontece quando um líder-chave do projeto sai da empresa, o que acontece quando o cliente repensa a solução proposta ou o que acontece quando o teste é executado no tempo previsto ou são encontrados muitos defeitos? Todos esses problemas gerais podem ocorrer e ocorrem nos projetos, e o gerente de projetos precisa saber como ele vai lidar com isso. Será que ele espera que o cliente demore, ele atribuirá mais recursos ao projeto ou confiará na gerência executiva para resolver os problemas? Criar um ótimo manual ajudará um gerente de projeto a estar melhor preparado quando ocorrerem problemas.

Olhe para a História

O gerente de projeto também deve estar gastando muito tempo olhando o que aconteceu no passado em outros projetos. Ver os problemas e questões que aconteceram ajudará o gerente de projeto a se preparar para os problemas inesperados que podem ocorrer no presente projeto. Compreender o que funcionou e o que não funcionou nos outros projetos ajudará a defender a contingência programada e ajudará o gerente de projeto a criar seu próprio manual e a lidar com o inesperado.

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Em conclusão, os gerentes de projeto não podem criar políticas e procedimentos para todas as eventualidades que possam ocorrer durante um projeto; no entanto, eles podem planejar problemas inesperados. É importante incluir alguma contingência em sua agenda, identificar pessoas que possam ajudar no caso de problemas, criar um ótimo manual, revisar e atuar sobre as lições de projetos anteriores. Estar preparado para o inesperado garantirá que você saiba como reagir caso surjam problemas.

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