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Entregando as Notícias Difíceis – Parte 2

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~ Por Brad Egeland

Pessoas de negócios, tendo uma conversa séria

Na Parte 1 desta série de duas partes sobre a entrega de notícias menos favoráveis ​​do projeto ao cliente, examinamos as duas primeiras etapas do meu processo pessoal de quatro etapas de preparação e entrega de más notícias ao cliente do projeto. Infelizmente, eu tive que fazer isso antes … em várias ocasiões … e nunca é divertido. O mais memorável – como referenciei na Parte 1 – foi compartilhar com meu grande cliente de projetos de jogos e hospitalidade que nossos CEO foi considerado fraudulento e tirou a própria vida … e estava levando a empresa inteira com ele. Eles finalmente queriam me contratar para trabalhar para eles e continuar o trabalho que eu já estava realizando em nome deles. Embora eu não tenha aceitado a oferta, sinalizou para mim que meu processo deve ter sido o correto.

Eu já discuti as etapas de coleta de informações e criação de opções … agora vamos ver as duas etapas finais do meu processo:

3. Ensaie o discurso

Você sempre quer parecer o mais sincero possível. Se você ensaiar demais o discurso, poderá parecer falso, por isso tome cuidado. Mas você também não quer parecer que não tem confiança e direção. Você precisa que eles confiem em você, se quiser ter alguma chance de obter a cooperação e o entendimento deles. Portanto, pratique o que você vai dizer, escreva-o e tenha marcadores a que se referir quando se encontrar com o CEO, o patrocinador do projeto ou com quem quer que você faça uma apresentação de más notícias. Mas seja firme, confiante e esteja pronto para discutir proativamente duas ou três opções para o que parece ser uma situação muito ruim. Pode não haver uma boa resposta para apresentar, mas isso não importa. A chave é mostrar a eles que você pensou e pesquisou sobre isso, e que está tentando trabalhar no melhor interesse deles. Quando tive que dizer a uma agência do governo que tínhamos esgotado o orçamento de US $ 1,25 milhão e ainda estávamos a US $ 350.000 em terminar o esforço, pelo menos eu vim com números sólidos e era isso que eles queriam e precisavam ouvir para que pudessem boa decisão sobre o que fazer a seguir.

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4. Presente

Por fim, marque essa reunião difícil e apresente as más notícias e quaisquer opções positivas que você possa apresentar. Lembre-se, seja confiante e direto. Qualquer coisa menos parece que você está retendo informações e imediatamente fará com que o cliente do seu projeto perca a confiança. Quando tive que apresentar as informações sobre nosso CEO fraudulento, o CIO Eu estava me apresentando ainda não tinha ouvido as más notícias ou as notícias online ou na TV. Isso é bom e ruim, na verdade. Eles não entraram na reunião com nenhuma noção preconcebida sobre até que ponto a fraude pode ter ocorrido na infraestrutura da minha empresa. No entanto, isso também significou que todo o “choque e pavor” e decepção aconteceram exatamente durante a minha apresentação. Era muito desconfortável, para dizer o mínimo. Mas, na verdade, é do seu interesse e permite o maior controle sobre a situação, se você puder ser o primeiro apresentador das notícias antes que outras opiniões sejam formadas.

Sumário

É da natureza humana querer apenas apresentar boas notícias. Às vezes desaceleramos para assistir aos “destroços do trem” de outras pessoas, mas odiamos ser os que realmente precisam apresentar as notícias. Como membro do conselho de um ministério cristão da juventude, há alguns anos, fui com nosso principal líder do ministério juvenil para me encontrar com a mãe de um dos adolescentes do programa que havia morrido no dia anterior em um acidente de carro. Essa era uma situação muito desconfortável e difícil para mim, mas como mãe e por estar na posição em que eu estava, era necessário fazê-lo e útil para entender esse processo de entrega, resposta e compreensão. Ela precisava dessa discussão conosco, pois éramos algumas das últimas pessoas a conversar com a filha e isso permite um certo fechamento. Mas foi terrivelmente difícil.

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Como você teve que entregar más notícias em projetos nos quais liderou ou trabalhou? Como você se preparou? O que você aprendeu com isso e o que funcionou bem? Por favor, compartilhe seus pensamentos e experiências.


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