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Entregando as Notícias Difíceis – Parte 1

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O gerente de projeto está mostrando ao cliente alguns documentos

Ninguém quer ser aquele que tem que dar más notícias a alguém. Você já teve que entregar notícias difíceis a um cliente em um projeto? Sempre queremos ser vistos de uma maneira favorável pelo cliente – dizer que algo muito negativo pode definitivamente manchar sua visão de nós como gerentes de projeto. Podemos ser apenas o mensageiro e não ter contribuído para criar a situação negativa sobre a qual estamos relatando, mas ainda não é uma situação divertida, seja qual for.

Eu tive que entregar notícias difíceis sobre projetos várias vezes, mas nenhuma tão difícil quanto o tempo que tive para contar a meu cliente – para quem eu estava trabalhando em quinze projetos separados – que minha organização é CEO estava agindo de forma fraudulenta e tirou a própria vida quando várias agências federais o aproximavam. E eu tive que convencê-los de que ninguém além de sua esposa e do Diretor Financeiro sabia sobre a atividade fraudulenta. Essa era a verdade. Fiz isso, mas não foi fácil e foi embaraçoso.

Como nos preparamos para entregar más notícias ao cliente do projeto? Quais são as etapas a serem seguidas para se preparar se você deve fornecer notícias realmente difíceis para um cliente?

Para mim, o processo é basicamente essas quatro etapas…

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1. Coletar informações

Se você deve apresentar notícias terríveis ao cliente do projeto, pelo menos seja preciso e preparado. Se for uma informação orçamentária, saiba tudo o que puder sobre onde está o orçamento, quanto foi cobrado na última semana, mês, seis meses (ou seja, tendências – para que você possa discutir o que o futuro provavelmente reserva para o projeto) e como ele deve estar tão fora de forma em primeiro lugar. Nenhum cliente deseja que você se sente e forneça más notícias se parecer que não tem a história toda. Isso faz você parecer que está retendo informações – como se não fosse confiável. E nada criará um relacionamento ruim mais rapidamente do que uma situação de desconfiança. Para mim, com o CEO que levou a vida, envolveu sentar com meu VP e uma análise rápida das reportagens (sim, estava por toda a parte). Saiba tudo o que puder … ponto final.

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2. Crie opções para apresentar

Opções, opções, opções. Tente nunca entrar na situação do cliente para fornecer más notícias sem fornecer algum tipo de opção. Você sabe como eles dizem, ‘se você não faz parte da solução; então você faz parte do problema ‘. Seja aquele cara da solução, não o cara do problema. Ofereci opções ao meu cliente do projeto na situação fraudulenta do CEO – mesmo quando a empresa estava entrando em falência e falência. O resultado foi que meu cliente do projeto me ofereceu uma posição na organização deles. Eu não peguei, mas ele me disse que a maneira como eu lidava com isso era provavelmente a melhor maneira que eu poderia ter lidado com isso. Eu considerava a oferta de emprego um feedback muito positivo. Crie algumas opções para apresentar, para que você possa trabalhar com o cliente do projeto para solucionar a situação, ressuscitar o projeto e percorrer com êxito os problemas que se apresentam.

Essas são as duas primeiras etapas do meu processo de quatro etapas de como fornecer notícias difíceis para o cliente do projeto quando você se depara com uma situação potencialmente instável em um de seus projetos. É uma situação muito difícil, mas o gerente do projeto é a pessoa certa e, ao assumir esse papel e cumpri-lo bem, você pode colocar a si e à sua equipe de uma maneira muito favorável com o cliente do projeto e, assim, conquistar o respeito deles. e cooperação na orientação do projeto, seja qual for o assunto que o afete.

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