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Ensinando sua equipe a lidar com prazos

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A palavra prazo escrito em uma nota auto-adesiva rosa

Os prazos estão sempre presentes no gerenciamento de projetos, o que não significa que a equipe que trabalha no projeto possa lidar com esses prazos com muita facilidade. Talvez haja pessoas novas no projeto que não estejam acostumadas a trabalhar em um ambiente orientado a prazos ou talvez pessoas no projeto que nunca foram capazes de cumprir prazos com êxito. O gerente de projeto deve assumir a liderança ao ensinar a equipe a lidar com seus prazos. O gerente do projeto é responsável por cumprir ou não os prazos do projeto, prazos compostos de muitas tarefas individuais e os prazos associados a essas tarefas. Os seguintes conceitos ajudarão a equipe a lidar com seus prazos.

Comunicação bidirecional

A primeira coisa a se comunicar com a equipe sobre o cumprimento dos prazos é se comunicar! É vital que todos na equipe entendam a importância da comunicação bidirecional no cumprimento dos prazos. Os prazos devem ser comunicados com frequência e antecedência pelo gerente do projeto, para que todos compreendam os prazos que estão chegando. Por outro lado, a equipe do projeto precisa entender que precisa comunicar o progresso e o status do cumprimento dos prazos. O gerente de projeto receberá o suporte necessário para cumprir os prazos.

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Divisão de tarefas

No plano do projeto, as tarefas devem ser divididas nas menores partes que podem ser rastreadas. Todas as tarefas terão prazos, mas dentro do plano do projeto, alguns prazos são mais importantes que outros. À medida que o cronograma é criado e as tarefas são divididas em unidades de trabalho que a equipe do projeto executará, o gerente do projeto deve trabalhar para identificar os principais prazos que devem ser cumpridos pela equipe do projeto. Esses prazos podem ser o caminho crítico, ou podem ser ditados no contrato ou identificados por outros meios durante a fase de planejamento do projeto. Todas essas informações devem ser comunicadas claramente à equipe do projeto.

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Tempo de espera e tempo de latência

Os gerentes de projeto podem gastar muito tempo trabalhando com o tempo de espera e atraso das tarefas no cronograma do projeto, e é importante que a equipe do projeto também compreenda o tempo de espera e atraso das tarefas. Isso os ajudará a ver o quadro geral e a manter o foco no cumprimento dos prazos. Se eles souberem por que precisam esperar antes de iniciar uma determinada tarefa ou por que algumas tarefas se sobrepõem e outras não, eles serão capazes de acompanhar melhor o que está acontecendo com seu trabalho, porque entendem o cenário geral.

Multitarefas versus foco

No mundo de hoje, quase todo mundo realiza várias tarefas. Parece ser uma constante ao nosso redor. Telefones celulares e alertas tocam em sua mesa, à noite, e-mails soam para você e, mesmo quando você está fora do escritório, carrega seu trabalho no bolso. Vale discutir com a equipe do projeto que o foco em uma tarefa de cada vez pode ser um grande benefício para concluir o trabalho em tempo hábil e com resultados de qualidade. A desativação dos e-mails e das distrações ajudará todos a realizar o trabalho. Pode ser difícil desconectar todas as distrações, mas o foco no trabalho em mãos vale a pena quando você se depara com prazos rígidos que devem ser cumpridos.

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