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É fácil dar boas notícias

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Letras recortadas dispostas para formar as palavras: Más notícias

Ao relembrar algumas experiências traiçoeiras na minha carreira em gerenciamento de projetos, lembro-me da enorme diferença entre dar boas e más notícias ao cliente do projeto.

É muito fácil atender o telefone para dizer que o projeto foi lançado com sucesso, dentro do prazo, do orçamento ou que a entrega mais recente está chegando uma semana mais cedo e está pronta para revisão.

É muito mais difícil entender como dar más notícias – notícias realmente ruins ou embaraçosas – ao cliente do projeto.

Isso requer pensamento, estratégia, talvez alguma busca pela alma e talvez algumas orações para que alguns membros da equipe do projeto gostem de estar lá quando você der a notícia. Você sabe – para pegá-lo quando você for derrubado ou pedir ajuda rapidamente.

Uma vez, tive que dizer a um cliente que nossa empresa estava sendo fechada por fraude. Díficil. Em outro projeto, tive que dizer a um cliente que iríamos gastar US $ 300 mil acima do orçamento se continuássemos no projeto (fui perguntado pelo meu PMO diretor para não compartilhar essas notícias mais cedo com o cliente … por qual motivo lógico, eu não sei).

Compartilhar esse tipo de notícia não é divertido. É preciso reflexão, preparação, coragem e um capacete para ir ao cliente do projeto e compartilhar esse tipo de informação.

Vamos considerar o que podemos fazer para nos preparar melhor e, em seguida, entregar efetivamente as más notícias que às vezes temos para divulgar nossos projetos:

Analisar a situação

Como PM, verifique a paisagem. Quão ruim ou quão grande é a questão? Obtenha seu melhor indicador da situação antes de reunir a equipe. Este não é um processo de uma semana ou de um dia. São 10 minutos.

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Reúna a equipe

Em seguida, reúna a equipe para discutir e avaliar. Novamente, isso não é dias ou mesmo horas. Você não deve causar muito atraso antes de ir para a gerência sênior e, finalmente, para o cliente. Discuta o que você avaliou. Obtenha a visão de sua equipe. Faça um brainstorming sobre o assunto, as causas por trás do problema e um, dois ou três cursos possíveis para resolução.

Aconselhar a gerência sênior

Em seguida, informe sua gerência sênior sobre a situação e suas possíveis opções de resolução. Dependendo do seu nível de conforto, da desesperança da situação e da estrutura da sua organização, talvez você precise aumentar esse passo mais no processo. Mas tem que acontecer, é claro. Você pode até precisar da gerência sênior envolvida na retransmissão das informações e no plano para o cliente.

Elaborar um plano e apresentá-lo ao cliente

Em seguida, considere as opções de resolução (ou pelo menos atenuação) que você – como equipe – apresentou na 2ª etapa deste processo. Qual é a melhor chance de trabalhar? O que mais se adapta às necessidades e orientações de seus clientes?

Você provavelmente desejará estar preparado para apresentar algumas opções ao cliente – supondo que haja opções viáveis. No primeiro cenário acima, eu realmente não tinha opção. Quando sua empresa entra em colapso completamente, não há muito o que você pode oferecer. Eles me ofereceram um emprego, mas eu decidi não seguir esse caminho.

No segundo cenário, tive idéias sobre como poderíamos voltar aos trilhos, mas ainda envolvia cerca de US $ 285.000 em trabalho, o que essencialmente deixou o projeto inteiro em espera por um longo período de tempo enquanto o financiamento era discutido.

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Felizmente, seu cenário será menos desesperador.

A etapa final, é claro, é que você apresente as opções ao cliente e espere o melhor – o que significa que você espera ter a chance de resolver o que está errado, em vez de o cliente apenas desligar o engajamento inteiro.

E se você?

Como você lida com as más notícias? Você diz ao cliente imediatamente? Avaliar um dia com a equipe e a gerência? E quem dá a notícia – você? Diretor do PMO? CEO?

Compartilhe suas experiências em projetos que deram errado e como você lidou com isso e com o cliente.

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