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Documentando os requisitos do projeto | Modelo grátis

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Não seria bom iniciar todos os projetos com um conjunto de ordens de marcha claras ou uma lista de lavanderia do que é necessário? Claro que seria!

Bem, na fala tradicional do gerenciamento de projetos, esse conceito é frequentemente chamado de requisitos.

Com o modelo de requisitos de gerenciamento de projetos do TeamGantt, você pode economizar tempo e esforço na documentação de requisitos. Faça o download do modelo de requisitos de projeto gratuito do Planilhas Google para começar!

Quais são os requisitos do projeto?

Requisitos do projeto são definidos como os recursos, funções ou tarefas que devem ser concluídas para concluir com êxito um projeto. Os requisitos fornecem uma imagem clara do trabalho que precisa ser feito, para que você possa planejar seu projeto adequadamente para garantir que os objetivos sejam alcançados e que as partes interessadas fiquem satisfeitas com o resultado final do seu projeto.

Mas eis o seguinte: nem todos começamos com ordens de marcha claras, especialmente se você se opõe à mudança de metas de negócios ou está tentando forçar limites ou inovar.

Você já iniciou um projeto com um senso vago do que será construído, mas não com uma visão detalhada do que precisa ser feito? Isso acontece com todos nós. Isso significa que você precisa trabalhar mais para obter as informações necessárias para criar o produto certo na primeira vez. Você quase precisa entrar na cabeça dos seus stakeholders para descobrir o que eles querem.

Embora possa não ser fácil, você pode chegar lá com um sólido processo de coleta e acompanhamento de requisitos de projeto.

Coletando Requisitos do Projeto

A primeira coisa que você deseja fazer antes de pensar em planejar ou criar algo é obter uma sólida compreensão de seu projeto, de seus objetivos, de seus stakeholders e de seus negócios. Parece muito a descobrir, mas valerá a pena o tempo de todos para alinhar e definir expectativas sobre o que vocês estão criando juntos.

Faça pré-trabalhos para obter requisitos sólidos

A melhor maneira de entender o que seus stakeholders realmente querem é ser aberto sobre o que você não conhece ou entende e fazer as perguntas certas para garantir que você obtenha essas informações.

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Parece simples – e é -, mas é preciso um pouco de preparação para obter as respostas que você realmente precisa. Isso significa que você não pode necessariamente adotar uma abordagem inovadora para cada projeto. Claro, você pode ter algumas perguntas básicas a usar, mas antes de despejar um conjunto de perguntas sobre seus stakeholders, não deixe de entender o que está perguntando e por quê.

Pode ser útil fazer essas perguntas a si mesmo antes de iniciar uma conversa de coleta de requisitos com as partes interessadas no projeto:

  • Quais informações de requisitos já existem na declaração de trabalho (SOW), no resumo do projeto ou na documentação de suporte?
  • Que tipo de informação estou procurando?
  • Como essas informações ajudarão o projeto e minha equipe?
  • Existe alguma dúvida sobre o que pode ser feito no escopo deste projeto?
  • Onde há confusão?
  • Entendo os negócios do meu cliente e como nossos objetivos do projeto são mapeados para ele?
  • Esses requisitos me ajudarão a definir as expectativas adequadas?
  • Estou prestes a perguntar ao certo pessoas essas perguntas?

Identificar metas e requisitos de negócios com as partes interessadas no projeto

Agora que você fez seu próprio trabalho de base, é hora de conversar com seus stakeholders. Não se preocupe em ficar com as ervas daninhas primeiro. Configure uma conversa simples (ou possivelmente uma série de conversas) para reunir os requisitos de negócios de alto nível imediatamente, e seus requisitos de funcionalidade detalhados serão seguidos.

Quando você estiver no modo de pedir e reunir, lembre-se de que nem todas as partes interessadas pensam como você em termos de recursos, funcionalidade e tempo de criação. De fato, poderia ser uma grande caixa preta para eles.

Esta é sua chance de conectar as metas e requisitos de negócios ao seu projeto e educá-los sobre como você trabalha e por que está fazendo essas coisas. Isso cria confiança – algo que o ajudará a superar até os projetos mais difíceis e complexos. 💪

Definindo e documentando os requisitos do projeto

Enquanto você conversa, você vai se aprofundar no que é necessário para tornar o projeto um sucesso. E, eventualmente, as respostas às suas perguntas se transformarão em interações, recursos ou funcionalidades esperadas que ajudarão você a começar a documentação dos requisitos.

Criar um documento de requisitos de projeto compartilhado

Prepare-se para iterações futuras da documentação de requisitos do seu projeto formatando essas respostas em um formato legível e compartilhável. Isso definirá a expectativa de quais objetivos o projeto alcançará e como o que você entrega será mapeado de volta para esses objetivos.

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A melhor maneira de documentar esses requisitos é em uma planilha ou lista que funcione para sua equipe. Para começar, faça o download do nosso modelo gratuito de documento de requisitos de gerenciamento de projetos do Planilhas Google.

exemplo de modelo de requisitos de projeto

Aqui está uma lista rápida dos requisitos essenciais do projeto que você DEVE documentar:

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  • Nome e número do requisito: Um nome exclusivo que descreve o que está sendo discutido e pode ser facilmente referido. Você deseja numerá-las caso tenha uma longa lista de requisitos. Dessa forma, você pode encontrá-los facilmente em seu documento.
  • Descrição do requisito: Uma declaração simples que define a necessidade comercial que os requisitos atendem
  • Categoria: Um identificador de grupo para requisitos semelhantes que todos os recursos do projeto entenderão. Pode ser a seção do seu sitemap, uma tecnologia etc.
  • Notas: Um local para capturar perguntas (suas ou dos clientes) que surgem à medida que um requisito evolui

Faça perguntas que ajudam a capturar os detalhes

Assim que documentar os requisitos comerciais de alto nível, você estará pronto para compilar as perguntas que precisa fazer para descobrir os verdadeiros detalhes.

Comece com uma pergunta de nível superior sobre funcionalidade e use a resposta para aprofundar. Aqui está um exemplo de pergunta com perguntas de acompanhamento que podem surgir, especificamente em um projeto da web:

  • O seu blog exigirá uma seção de comentários em que os usuários possam responder com comentários e perguntas?
  • Isso exigirá que os usuários tenham um login para comentar?
  • Se sim, existe alguma funcionalidade para fazer isso acontecer?
  • Quais dados são coletados e onde?
  • Como é gerenciado o gerenciamento de senhas?
  • Você precisará de aceitação e moderação de comentários ou os comentários aparecerão imediatamente?
  • Os usuários podem postar imagens, vídeos ou gifs? Ou apenas texto simples?

Como você pode ver, várias perguntas podem surgir de uma única resposta e cada resposta pode adicionar requisitos ao seu trabalho. Isso significa que uma resposta simples “sim” ou “não” pode ter um custo associado a ela. Portanto, este exercício é muito importante para entender o que sua equipe pode fazer dentro do seu escopo.

Assim que você determinar todas as respostas relacionadas a uma parte da funcionalidade, adicione-as ao documento de requisitos do projeto. Um exemplo vindo da linha de questionamento acima pode ser assim:

exemplo de documentação de requisitos de projeto de blog

A importância de documentar os requisitos do projeto

É importante lembrar que os requisitos do seu projeto podem evoluir. Por exemplo, digamos que você reúna os requisitos para um projeto de site antes de qualquer coisa ser projetada. Durante o design, sua equipe pode ter novas idéias ou recursos que aumentam ou aumentam seus requisitos atuais. E tudo bem, desde que você compartilhe esses novos requisitos com sua equipe e tenha uma conversa aberta sobre como eles podem afetar seu orçamento e / ou linha do tempo.

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Pense nos seus requisitos documentados como a melhor ferramenta para definir as expectativas do projeto. Isso ocorre porque pode ser um momento em que você adicionou demais à lista e precisa priorizar os recursos. Se você tiver tudo listado em uma planilha, poderá avaliar cada item em termos de esforço e decidir o que entra e o que sai.

E na hora de iniciar seu projeto, este documento de requisitos pode servir como sua lista de verificação final para garantir que você tenha entregue conforme o prometido. Parece ótimo, não é? 🎉

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Faça com que os requisitos do projeto processem por conta própria

O processo descrito aqui é uma abordagem bastante padrão para definir e documentar requisitos para projetos de todos os tamanhos. Mas isso não significa que é a única maneira de fazê-lo – ou que você precisa fazê-lo!

Se você está procurando uma maneira de implementar um processo de coleta de requisitos do projeto, comece aqui e explore maneiras de envolver sua equipe e partes interessadas para ajudá-lo a identificar o que é necessário em qualquer tipo de projeto.

A partir daí, você pode procurar outros métodos e ferramentas para ajudá-lo no processo de documentação e requisitos do projeto. Lembre-se: os detalhes são seus amigos e eles gostam de se esconder.

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