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Documentando as lições aprendidas: O que você aprendeu?

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Mulher pensando e as palavras o que você aprendeu?

Ser capaz de documentar as lições aprendidas após a conclusão de um projeto (ou mesmo no meio dele) é uma das maiores responsabilidades que um gerente de projeto possui em um projeto. Se alguém não entende os erros de projetos passados, está fadado a repeti-los repetidamente. Nesse papel, o gerente de projetos se torna historiador e arquivista. As lições aprendidas não são apenas úteis no mundo dos negócios; eles podem ser úteis em qualquer projeto em que um deles esteja envolvido – em casa ou em seu trabalho voluntário ou em seus hobbies pessoais. As lições aprendidas podem fazer toda a diferença em projetos futuros e ajudá-los a ter sucesso, mas primeiro devem ser documentadas corretamente.

O bom e o mau

As lições aprendidas não devem se concentrar apenas nos erros que foram cometidos; eles também devem documentar as coisas boas que aconteceram no projeto. Caso contrário, todos os processos e decisões que ajudaram o projeto a ter sucesso podem ser perdidos e isso seria tão ruim quanto esquecer os erros cometidos. Muitas vezes, todo mundo se concentra nos erros que foram cometidos e, embora isso seja importante, a equipe do projeto precisa reconhecer o que funcionou e garantir que esses processos e técnicas possam ser repetidos em projetos futuros.

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No momento

O melhor local e momento para capturar as lições aprendidas é no momento em que o projeto está acontecendo. Embora as pessoas possam estar ocupadas e sobrecarregadas apenas trabalhando no projeto, alguém deve estar trabalhando para capturar os itens que podem se transformar em lições aprendidas no final do projeto. A melhor hora para documentar esses itens é logo após eles acontecerem. Caso contrário, as pessoas tendem a esquecer o que fizeram ou até encobrir os problemas e questões que ocorreram. Eles podem até começar a contar grandes histórias sobre o que aconteceu; as lições aprendidas precisam ser um reflexo verdadeiro, não uma história de peixes.

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Solicitar Dados

Isso é principalmente responsabilidade do gerente de projeto, mas todos no projeto devem estar cientes de que podem fornecer idéias e insights sobre as lições aprendidas. Isso realmente precisa ser um esforço colaborativo para ter sucesso. O registro das lições aprendidas deve ser uma parte regular do gerenciamento de projetos e precisa ser incluído nos processos semanais e mensais. Depois que as pessoas da equipe se acostumam a fornecer essa entrada, o gerente de projeto pode ficar sobrecarregado com a resposta. Embora a papelada possa ser entediante, as recompensas valem o esforço.

Publicar ou preservar

Depois que todas as informações são coletadas, revisadas e revisadas, é importante garantir que sejam publicadas para que todos os envolvidos no projeto estejam cientes das lições aprendidas, positivas e negativas. Também é vital que essas informações sejam preservadas para que a organização e as equipes do projeto possam obtê-las na próxima vez que um projeto semelhante estiver sendo executado. Sem as lições aprendidas em projetos anteriores, os projetos futuros cairão nas mesmas rotinas e armadilhas que ocorreram em projetos anteriores.

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