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Dicas para o processo de revisão e aprovação do projeto

Dicas para o processo de revisão e aprovação do projeto
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Nada atrasa um projeto como o processo de aprovação, certo?

Sua equipe pode transportar a toda velocidade à frente. A próxima coisa que você sabe é que seu projeto atinge uma barreira na revisão das partes interessadas. Uma parte interessada continua enviando novas rodadas de revisões, enquanto outra não respondeu a nenhum dos seus e-mails.

E sua linha do tempo sente a crise.

Isso acontece com o melhor de nós. Mas você não precisa sentar e assistir ao seu projeto falhar.

Benjamin Franklin disse: “Um grama de prevenção vale um quilo de cura”. Então, por que não aplicar essa ideia aqui?

Veja como manter as partes interessadas no caminho certo e seu plano de projeto intacto – e o que fazer se tudo der errado.

Por que os projetos ficam presos na revisão

Você não pode se antecipar a um problema se não sabe com o que está lidando. Então, vamos identificar os motivos comuns pelos quais o processo de aprovação pode dar errado.

Algum desses gargalos do projeto parece familiar?

  • As partes interessadas fornecem feedback conflitante.
  • Existem muitos revisores com uma cadeia de aprovação pouco clara.
  • Os revisores perdem de vista as metas originais do projeto.
  • Você acaba em um ciclo interminável de revisões, porque o escopo e o tempo para revisão não foram esclarecidos.
  • Uma parte interessada perde um prazo de aprovação.

Como evitar gargalos e manter o processo de aprovação nos trilhos

Você provavelmente encontrou todas essas retrações em seus projetos, talvez até de uma só vez. A boa notícia é que você pode absolutamente tomar medidas para manter seus projetos sob controle.

Aqui está como é feito. 💪

1. Estabeleça um processo claro e simplificado para feedback

É muito mais difícil ter sucesso se você não souber como é o sucesso em primeiro lugar. Portanto, antes mesmo de começar a redigir seu plano, discuta a revisão e a aprovação com as partes interessadas e deixe que suas sugestões moldem como o processo funcionará.

Essas dicas podem ajudá-lo a envolver as partes interessadas em uma conversa produtiva sobre o processo de feedback antes que um produto chegue ao seu colo para revisão.

Definir parâmetros em torno da revisão

Deixar o escopo aberto para o processo de feedback inevitavelmente leva a mais trabalho, matando o orçamento e o cronograma do projeto.

Seja específico sobre quantos dias e rodadas de revisões um ciclo de revisão inclui. Dessa forma, todos estão na mesma página sobre o escopo que você define.

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Tente dizer o seguinte: Normalmente, dou três dias para revisão na linha do tempo, com duas rodadas de revisões. Você pode fazer aquilo?

Estabelecer funções e responsabilidades claras para os revisores

Deseja evitar muitos cozinheiros na cozinha sem que ninguém aponte claramente? Defina funções e responsabilidades claras para cada entrega antes do início do projeto – e esteja preparado para reiterar isso para manter as pessoas envolvidas nas tarefas à medida que o trabalho avança.

Use um gráfico RACI para documentar funções e responsabilidades e adicione essas informações às notas de tarefas no TeamGantt para facilitar a localização de sua equipe e partes interessadas no nível da tarefa.

Dicas para o processo de revisão e aprovação do projeto 1

Discutir a disponibilidade e o backup dos revisores no front-end

As partes interessadas são pessoas ocupadas e você não deseja enviar uma entrega para aprovação apenas para descobrir que sua parte restante foi deixada para férias de duas semanas.

Conversar sobre disponibilidade com as partes interessadas no front-end permite que você crie o cronograma do seu projeto em torno do tempo de ausência do escritório. Também é uma boa idéia pedir às partes interessadas que designem um revisor de backup, para que você não fique em apuros se (e quando) os planos mudarem.

Determinar como o feedback será entregue

Um bom processo não acontece por si só. Portanto, trabalhe com seus stakeholders para descobrir como o feedback será coletado e aceito.

As coisas podem sair do controle rapidamente, especialmente se você estiver trabalhando com um grande grupo de partes interessadas. Faça o seu melhor para canalizar o feedback por meio de um único fluxo para minimizar a confusão e ajudar a evitar atolamentos desnecessários provocados por debates gratuitos. Gostamos de usar um documento compartilhado que seja escrito em uma voz com um estilo direto, para que seja mais fácil resolver conflitos e começar a trabalhar mais rapidamente.

Aqui estão algumas idéias para ajudar você a manter o feedback sob controle:

  • Consolide todas as edições e comentários por meio de uma parte interessada. Peça às partes interessadas que designem uma pessoa para reunir todos os seus comentários e enviá-los de volta em um formato que seja acionável e fácil de entender. Isso garante que o feedback retorne a você em uma voz consistente. Ele também incentiva as partes interessadas a descobrir diferenças entre si, para que as conversas e os argumentos de acompanhamento não arrastem sua linha do tempo para baixo.
  • Marque uma reunião de aprovação para que todos os revisores falem na mesma sala. Essa tática funcionou muito bem para um projeto de alto risco em que trabalhei, que exigiu a contribuição de muitas partes interessadas ocupadas. Isso nos ajudou a tomar decisões de conteúdo mais rapidamente como uma equipe, então eu tinha um caminho claro a seguir para abordar o feedback e garantir a aprovação final.
  • Use um documento ou ferramenta colaborativa para obter feedback. Isso facilita manter controle sobre o controle de versão. Não importa qual ferramenta você usa, desde que as partes interessadas tenham acesso fácil e diretrizes claras sobre como, quando e por que usá-la.

Lembre-se de que seu processo pode parecer diferente para cada projeto, dependendo de quais ferramentas suas partes interessadas usam, se são internas ou externas e em que estágio o projeto está.

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2. Crie revisão e aprovações em seu plano

Agora é hora de formalizar seu processo, colocando tarefas, datas e atribuições em torno dele. Certifique-se de que as tarefas e os marcos sejam detalhados com muita clareza, para facilitar o acompanhamento ao apresentar seu plano às partes interessadas.

Lembre-se: a criação de um plano de projeto é apenas o começo. Você também precisa falar sobre isso. Destaque os principais marcos de aprovação e trabalhe com as partes interessadas para responder a estas perguntas:

  • Quem deve estar envolvido em cada estágio da revisão?
  • O momento da revisão e aprovação funciona?
  • Como reduziremos o feedback e tomaremos uma decisão?

Sim, você pode ter discutido todas essas coisas desde o início do projeto. Mas as coisas mudam e as partes interessadas não são discadas nos detalhes do projeto como você.

Considere esta uma oportunidade de ouro para verificar as decisões anteriores e confirmar que elas ainda fazem sentido. Afinal, é sempre mais fácil ajustar o plano antes que o trabalho comece.

3. Gerenciar proativamente o processo de aprovação e as expectativas

Depois que o trabalho começar, você precisará acompanhar de perto como as coisas estão realmente progredindo e manter as partes interessadas informadas ao longo do caminho.

Você não está fazendo seu trabalho como gerente de projetos se não estiver repetindo e reiterando continuamente o que está por vir. E se as partes interessadas entenderem o que é esperado delas e quando, elas não poderão apontar o dedo para você se perderem o prazo de aprovação.

Somos grandes fãs de dicas e sugestões como lembretes gentis ao longo do caminho. Trata-se menos de ser uma praga e tudo sobre configurar seu projeto e partes interessadas para o sucesso.

Seu plano de projeto e relatórios de status subsequentes são ferramentas simples que você pode usar para estabelecer processos e responsabilidades a cada passo do caminho.

Plano de projeto

Seu plano de projeto é um documento vivo e respiratório que provavelmente mudará e evoluirá quando o trabalho começar. Portanto, use-o como um ponto de referência para comunicar o progresso às partes interessadas enquanto você trabalha com os marcos.

Por exemplo, digamos que sua equipe esteja quase pronta para apresentar o trabalho para revisão. Entre em contato com as partes interessadas com alguns dias de antecedência para revisar a linha do tempo e confirmar se ainda podem fornecer feedback a tempo.

E como um plano é visual, é uma maneira fácil de mostrar às partes interessadas como a aprovação delas afeta todo o cronograma do projeto.

Relatórios semanais de status

Um relatório semanal de status é a oportunidade perfeita para informar as partes interessadas sobre o que está por vir no pipeline do projeto.

Ao discutir seu relatório de status, lembre-se dos próximos marcos e pergunte às partes interessadas se elas prevêem algum problema com seus prazos. Se você está preocupado que eles não façam isso acontecer, seja franco quanto aos riscos de perder um prazo.

Elimine surpresas usando essa oportunidade para fornecer aos interessados ​​um breve processo de atualização e revisar as funções e responsabilidades.

O que fazer quando uma parte interessada perde um prazo

Isso deve acontecer em um momento ou outro, e é difícil de resolver, porque você não pode realmente controlar as partes interessadas – especialmente se elas forem clientes pagantes. Então, o que você faz quando uma parte interessada perde um prazo que altera completamente sua linha do tempo?

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Aqui estão três etapas que você pode seguir para retomar o projeto.

1. Aceite que está fora de seu controle e não é culpa sua

A verdade é que os humanos fazem parte do processo do projeto e você não pode controlar suas ações 100%. Se você envolveu as partes interessadas no processo de planejamento e comunicou as expectativas com antecedência e com frequência, não é sua culpa se elas não mantêm o fim da barganha.

A melhor coisa que você pode fazer neste momento é aceitar a situação e passar para o modo de solução de problemas. Mesmo que o atraso não seja culpa sua, é seu trabalho como gerente de projetos resolver esse problema.

2. Use linhas de base para mostrar o impacto dos atrasos

Mostrar como um atraso afeta o tempo e o trabalho de sua equipe ajuda as partes interessadas a perceber os impactos de sua inação. E, infelizmente, às vezes é preciso um lapso para as pessoas entenderem.

É aqui que o recurso de linha de base do TeamGantt é útil. Por exemplo, se você definir uma linha de base e atualizar seu plano com base no novo prazo estendido, poderá mostrar às partes interessadas como o prazo não atendido muda todo o seu plano.

3. Negocie uma mudança em seu plano para compensar o atraso

É aqui que a borracha encontra a estrada. Dê uma olhada na linha do tempo e ofereça soluções para minimizar os danos ao projeto.

Pode ser necessário remover o tempo de futuros ciclos de revisão, reduzir o escopo do projeto ou adicionar mais recursos ao orçamento para cumprir o prazo final. Discuta opções alternativas com seus stakeholders – e seja honesto sobre o que é possível – para garantir que eles entendam o impacto do atraso e estejam de acordo com o plano de avançar.

Não será fácil resolver porque as opções nunca são ideais. Faça o que fizer, mantenha-se firme no tempo em que planejava executar o trabalho – e reitere a importância desse tempo para a qualidade do projeto.

Apenas saiba que você sempre pode solucionar qualquer problema. E, embora seus stakeholders possam não ficar 100% felizes, você está fazendo tudo ao seu alcance para compensar o tempo perdido e manter o projeto no caminho certo.

Mergulhe fundo para manter as partes interessadas nos trilhos e no seu canto

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