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Dicas e truques para facilitação de reuniões do projeto

Dicas e truques para facilitação de reuniões do projeto
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Manter as pessoas ativamente envolvidas em suas reuniões pode ser uma verdadeira luta em alguns dias.

Felizmente, mudar completamente as reuniões sem brilho é totalmente possível.

Reunimos algumas dicas rápidas de facilitação de reuniões para ajudar suas reuniões de projeto a serem menos produtivas e a oferecer mais. Dê uma chance a esses quatro truques e não encontre mehs para sempre.

1. Use o gatekeeping para garantir que todas as vozes sejam ouvidas

Lembra-se de voltar ao jardim de infância quando todo mundo tinha uma chance?

A vida nem sempre é justa na idade adulta. Mas você pode garanta que todos os participantes tenham a chance de avaliar as decisões tomadas em suas reuniões.

Com esta técnica de facilitação, o portão oscila nos dois sentidos para dar a cada voz a mesma posição. Aqui está como isso funciona.

Abertura do portão: Convide vozes tranquilas

Todo mundo agrega valor a uma reunião, mas algumas pessoas simplesmente não falam. Essa tática foi projetada para envolver os membros da equipe que podem não se manifestar, mas têm idéias ou opiniões que afetam as decisões.

Se você quiser que os participantes quietos conversem, faça perguntas diretas. Claro, isso pode significar colocar alguém no local. Mas você pode se sentir confiante sabendo que todos tiveram voz na discussão.

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Fechamento do portão: Rédea em vozes dominantes

Todos que comparecerem a uma reunião devem sentir que valeu a pena. É por isso que é importante garantir que uma voz alta não domine toda a conversa.

Se isso acontecer, a solução mais rápida é interromper seu amigo falador e perguntar: Alguém mais tem uma perspectiva a acrescentar?

Essa abordagem pode parecer estranha. 😬 Mas, às vezes, é a única maneira de abrir espaço para outras vozes na mesa.

2. Traga acessórios para tornar as reuniões mais interativas

Não se preocupe: você não precisa fazer uma rotina de improviso brega para atrair a atenção das pessoas. Mas ter alguns materiais simples à mão pode afastar as pessoas de suas telas e envolvê-las ativamente na tomada de decisões.

Até o técnico das equipes usa papel para gerar idéias e chegar a um consenso. Leve essas informações básicas a qualquer reunião para envolver e alinhar sua equipe:

  • Flip-chart ou quadro branco
  • Canetas e / ou marcadores
  • Post-it

Procurando exercícios que você pode usar para obter mais milhas de suas reuniões? Recomendamos a leitura Gamestorming: Um manual para inovadores, quebradores de regras e criadores de mudanças. Este livro oferece 80 jogos diferentes que podem ajudá-lo a alcançar uma variedade de objetivos, seja para ser criativo, resolver um problema ou melhorar a colaboração.

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3. Defina regras básicas para brainstorms

O brainstorming é muito ruim por ser um oeste selvagem, onde as ideias voam à toa, sem um bom lugar para pousar.

Mas brainstorms não precisam ser uma perda de tempo ineficaz. Está tudo na forma como você a estrutura.

Somos grandes fãs de estabelecer regras básicas para reuniões de brainstorming. Use estas diretrizes simples para manter suas ideias bem definidas e produtivas:

  1. Não existe uma má ideia.
  2. Todo mundo tem boas idéias.
  3. Nosso objetivo é gerar muitas idéias.
  4. Isso exigirá um esforço de grupo.
  5. Nem todas as idéias serão vencedoras.
  6. Não há ressentimentos.
  7. Iremos embora com pelo menos uma idéia final.
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Gorjeta: Peça aos participantes que anotem suas idéias antes a reunião. Dessa forma, você pode mergulhar direto no compartilhamento, organização e priorização de idéias como uma equipe, com mais chances de terminar a tempo com o vencedor.

7 regras básicas para reuniões de brainstorm

4. Verifique itens de ação e decisões

Essa técnica é uma maneira fácil de manter as pessoas envolvidas e criar consenso. Também é especialmente útil se você quiser ter certeza de que está capturando notas e sugestões precisas sobre reuniões.

A ideia é simples: se um item de ação surgir ou o grupo tomar uma decisão, pare a conversa para confirmar com o grupo. Dessa forma, você sabe que todos estão prestando atenção e seguindo as próximas etapas.

Por exemplo, digamos que o grupo decida adiar um prazo. O check-in pode ser assim:

Acabei de escrever um item de ação para Sarah estender a tarefa no TeamGantt. Informe-me se não tiver os detalhes corretos.

Assista ao vídeo abaixo para ver como um gerente de projeto usa o TeamGantt para realizar reuniões semanais e acompanhar itens de ação para que sua equipe possa acompanhar os lançamentos de produtos.

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