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Dicas e habilidades de comunicação com o cliente

Dicas e habilidades de comunicação com o cliente
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Há muito mais no gerenciamento de projetos do que tarefas e cronogramas. Você tem clientes para se manter feliz também.

Projetos de malabarismo e relacionamento com o cliente podem parecer estressantes, mas não precisam. A comunicação eficaz do cliente pode aliviar a pressão e configurá-lo para o sucesso do projeto.

A importância da comunicação com o cliente como gerente de projeto

Saber se comunicar efetivamente com os clientes ajuda a ganhar confiança – um item essencial para qualquer projeto ter sucesso. Mas essa não é a única vantagem.

A comunicação eficaz do cliente também permite:

  • Entenda a perspectiva do cliente e construa um vocabulário compartilhado
  • Alinhar cronogramas, orçamentos e resultados do projeto com as expectativas do cliente
  • Mantenha todos atualizados sobre o status do projeto

Vejamos algumas estratégias simples que você pode usar para se comunicar melhor com seus clientes.

Como melhorar a comunicação com o cliente

Quando se trata disso, uma boa comunicação com o cliente tem tudo a ver com o gerenciamento de expectativas. Aqui estão algumas maneiras fáceis de definir expectativas claras e melhorar suas habilidades de comunicação:

  • Pergunte: As perguntas são uma ferramenta simples e poderosa que você pode usar para garantir que você esteja sempre na mesma página do seu cliente. Não tenha medo de fazer perguntas, por mais simples ou bobo que pareça. Ele mostra ao seu cliente que você se preocupa com a entrada deles, bem como com o resultado do projeto.
  • Apresente seu plano de projeto: Um bom plano comunica quem, o que, por que, quando e como de um projeto. A revisão com o cliente força a discussão sobre os detalhes e permite definir expectativas claras antes do início do projeto. Ele também serve como um recurso essencial para perguntas ou problemas quando o projeto é iniciado.
  • Padronizar os métodos de comunicação do projeto: Quando todos usam uma maneira diferente de se comunicar sobre um projeto, os detalhes podem ser esquecidos. Evite isso trabalhando com seu cliente para determinar como e quando certos tipos de informações serão comunicados. Por exemplo, o status do projeto pode ser comunicado semanalmente por e-mail, enquanto riscos ou problemas são discutidos em reuniões presenciais.
  • Apresente seu cliente às ferramentas de comunicação: As ferramentas de comunicação e gerenciamento de projetos incentivam a colaboração e permitem documentar conversas ao longo do caminho. Com o software on-line gratuito de gráficos de Gantt da TeamGantt, é fácil compartilhar atualizações de projetos e manter todos os arquivos e discussões do projeto em um só lugar.
  • Estabelecer uma cadência regular de comunicação: Ser previsível pode parecer chato, mas é uma maneira infalível de acalmar os medos dos clientes sobre como o projeto está progredindo. Se o seu cliente souber que receberá um relatório de status toda quinta-feira de manhã, será menos provável que ele solicite atualizações aleatórias no meio.
  • Definir uma agenda: Uma agenda define metas e expectativas claras para o que será realizado em uma reunião. Certifique-se de fornecer os documentos relevantes com antecedência e delinear as atribuições dos itens da agenda para que todos venham preparados para uma reunião produtiva.
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5 dicas simples de comunicação com o cliente

Se você quer ser uma estrela da comunicação, precisará ir além das táticas práticas. Lembre-se, comunicar-se bem tem a ver com se relacionar com as pessoas; portanto, use essas habilidades pessoais!

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Essas 5 dicas podem ajudá-lo a interagir melhor com os clientes:

  1. Empatia com o cliente. É fácil ficar tão envolvido com a logística que você esquece que seu cliente é uma pessoa real com seu próprio conjunto de medos e pressões. Dedicar um tempo para entender e reconhecer a perspectiva do seu cliente pode dificultar uma conversa difícil e garantir ao cliente que você tem o melhor interesse deles.
  2. Compartilhe seu conhecimento da empresa. Antes de se encontrar com um cliente para discutir um novo projeto, faça sua pesquisa. Mostrar ao seu cliente que você sabe sobre o que é a organização e como ela funciona é uma maneira simples de estabelecer confiança desde o início.
  3. Envie uma recapitulação. Essa é uma maneira fácil de informar seu cliente que você ouviu. Também define expectativas claras para quaisquer decisões ou itens de ação abordados em uma reunião ou conversa com seu cliente.
  4. Personalize sua comunicação. O uso de um modelo de email ou de relatório de status pode aliviar o seu aumento quando se trata de interagir com os clientes. Apenas certifique-se de adicionar alguns toques pessoais para que seu cliente se sinta especial. Pode ser tão simples quanto incorporar o logotipo do cliente ao seu relatório de status ou perguntar sobre as férias recentes no email semanal. Pontos de bônus por enviar uma nota manuscrita!
  5. Peça feedback. Não é fácil se abrir para críticas em potencial. Mas identificar seus pontos fracos é a melhor maneira de fortalecer suas habilidades. Um pouco de humildade também ajuda bastante a conquistar a confiança de seu cliente.
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