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Dicas de trabalho remoto testadas e testadas para mantê-lo feliz e produtivo

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Anteriormente, trabalhar remotamente era um estilo de vida que apenas alguns funcionários experimentavam. Agora, toda empresa mudou seus “escritórios” em casa.

O trabalho remoto não é mais apenas remoto. É simplesmente trabalhar em casa.

A mudança, no entanto, é repentina demais para a maioria das pessoas que estão acostumadas com a vida no escritório. Eles não estão prontos e treinados para esse tipo de trabalho em primeiro lugar. É por isso que eles enfrentam desafios semelhantes, como se sentirem presos ou incapazes de se concentrar em suas tarefas diárias.

O pior é que as organizações foram apanhadas despreparadas, com pouco ou nenhum tempo para implementar as melhores políticas e ferramentas para fazer a transição dos funcionários para o novo trabalho remoto normal.

É por isso que contatamos 14 de nossos clientes que trabalham remotamente há um tempo ou estão apenas pegando o jeito desse tipo de trabalho para ver como eles estão lidando com isso.

Hora de priorizar o gerenciamento de clientes

Além de se acostumar ao trabalho remoto, muitos freelancers [even those who’ve been working remotely for a while now] estão lutando para conseguir que os clientes entendam os valores de continuar fazendo marketing. Sempre acreditei em “trabalhar enquanto todo mundo está dormindo” e fico feliz em ver que outros profissionais estão levando isso a sério:

“Meu maior desafio é convencer meus clientes de que eles devem trabalhar com marketing agora, ANTES que tudo volte ao normal e conquistar novos clientes com essa ideia.” – Ondrej Hauser @PLUTO design

“Como uma pequena empresa de relações públicas / marketing, o maior desafio que estou enfrentando é que a maioria dos meus clientes está no setor de turismo / hospitalidade, portanto o trabalho para eles está parado. Não há muito que eu possa fazer além de incentivá-los a diversificar e nos ajudar a melhorar seu perfil e a trabalhar em alguns dos projetos que nem sempre temos tempo para fazer, como revisar / melhorar seu conteúdo da Web pronto para quando o bloqueio é levantado. Precisamos contratar novos clientes em outros setores que ainda estão negociando durante esse período e ajudá-los a promover seu perfil. ” – Jane Ellison-Bates, diretora administrativa da Manifest Marketing Ltd.

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Marcus tem usado os benefícios da comunicação forte com o cliente para corrigir esse problema:

“Nosso maior desafio é que nossos clientes precisem priorizar outros projetos. Portanto, precisamos manter o controle de todos os projetos, mantendo a comunicação. Graças ao Paymo, podemos gerenciar isso. Isso nos ajuda a acompanhar o tempo gasto, as estimativas acordadas, o planejamento do calendário etc. Além disso, certificamos-se de faturar com mais regularidade, mensalmente, para reduzir os riscos. ” – Marcus Wendin @ Miljögiraff

Cuide da sua mente

A situação causou uma ansiedade geral que assusta trabalhadores e clientes. Em última análise, cabe aos líderes de equipe e proprietários da empresa ajudar seus funcionários a lidar com isso em nível mental.

A MJ & Associates, uma agência de marketing boutique, está se voltando para videochamadas para manter a equipe unida e lembrar aos clientes que existe um humano do outro lado para o qual você pode procurar apoio e ajuda:

“Acho que o maior desafio como líder em nossa pequena empresa é tentar ajudar a aliviar a ansiedade da equipe e ainda manter o trabalho fluindo. Ao mesmo tempo, devemos ser um recurso para nossos clientes, pois eles não apenas estão ansiosos, mas também têm necessidades reais de marketing e comunicação. Então, tivemos que nos reagrupar nos projetos em que estávamos trabalhando e desenvolver conteúdo e exposição para as marcas de nossos clientes nesta crise. Como agência, estamos em uma programação interna de reuniões matinais do Zoom e check-ins da tarde. Os vídeos são importantes, por isso somos lembrados do impacto um no outro. ”

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Outras equipes estão usando o vídeo para lidar com os novos problemas e a solidão:

“Manter o espírito de equipe vivo é o nosso maior desafio. Criamos salas de conferência on-line onde nossas equipes trabalham juntas o dia inteiro. Todo mundo pode ver e ouvir um ao outro, então eles compartilham informações rapidamente quando necessário. ” – Erik Poels, (Remoto) Agile Coach @Bizzomate

“Temos uma conversa diária. Isso pode ser feito logo de manhã ou à noite. Essas chamadas são limitadas pelo tempo (15 a 30 minutos no máximo). Isso garante que todos nós estamos cientes do que todos estão fazendo e ajudamos a priorizar e acompanhar o trabalho e as entregas. ” – Arun Kumar, líder da equipe @GetIT

“É difícil trabalhar enquanto lida com a ansiedade de viver uma pandemia global. Escuto a NPR fora do trabalho, o que me ajuda a me manter informado e não ouço as notícias enquanto trabalho, o que ajuda a me manter concentrado. ” – Annie Miteva, designer gráfica @Daylight Studio

“Verifique se você possui as ferramentas necessárias, principalmente a comunicação. Comunicação em equipe para garantir que todos se sintam conectados em vez de isolados (usamos e amamos o Glip by RingCentral). Comunicação com o cliente para garantir que seus clientes se sintam apoiados e ouvidos. Comunicação do projeto para garantir que os projetos continuem em andamento e avançando (usamos o Paymo para isso, além de cuidar de nossa pontualidade e faturamento também). ” – Jillyn Dillon @Technology Aloha

tabela de faturas

E quanto a freelancers e solopreneurs?

Nem todo mundo faz parte de uma equipe. Mas há muitas coisas que você pode fazer para manter a ansiedade sob controle como indivíduo:

“O maior desafio que estou enfrentando é incerteza e ansiedade. É difícil se concentrar no trabalho quando você está estressado com a saúde e a economia. Estou lidando com isso levando 45 minutos para praticar o autocuidado pela manhã. Minha rotina inclui ioga, meditação e leitura. É um hábito que venho construindo há um tempo, mas isso me aterra durante esse período de turbulência. Esta é apenas a dica de trabalho remoto que funcionou para mim, mas o que parecer melhor para você, faça! Também limito meu consumo de notícias ao longo do dia para poder focar e usar os temporizadores de produtividade quando meu foco está realmente diminuindo. ” – Daisy Quaker, comerciante de conteúdo digital

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Como alguém que trabalha remotamente desde o primeiro dia, eu apóio isso. 😉

Mantenha contato

O distanciamento social provou ser um dos desafios mais difíceis para o trabalho remoto – especialmente para extrovertidos que estavam ansiosos para ir ao escritório para interagir cara a cara com seus colegas. Isso não apenas mantém as pessoas afastadas de toda a diversão, mas também de oportunidades de crescimento profissional:

“O maior desafio está sendo isolado dos pares da indústria. Em um ambiente de escritório, você está exposto às idéias, tendências e habilidades de outras pessoas que contribuem para o seu próprio crescimento diário. Ao trabalhar remotamente, você depende apenas de si mesmo, o que pode levar a idéias antigas e desconectadas ao longo do tempo. Para compensar isso, ouvimos palestras e palestras enquanto trabalhamos, assinamos sites de notícias do setor e seguimos líderes de pensamento influentes do setor nas mídias sociais, para que possamos estar sempre atualizados. ” – Zah Zondi @Heita Daar

Algo tão simples quanto estabelecer um processo e manter todos na mesma página também pode ser muito importante:

“Não tenho funcionários, mas trabalho regularmente com parceiros. Somos produtivos porque definimos processos e centralizamos as informações em uma ferramenta que escolhemos juntos e nos sentimos à vontade. ” – Coustellié Cédric, Proprietário @Pixeliz

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A importância de um cronograma definido

Agora que você se vê com tanta liberdade aparente, é tão fácil se envolver com outras atividades que não são tão produtivas. Siga uma rotina, se necessário, e tenha um plano de backup para não adiar as coisas indefinidamente quando as tarefas derem errado ou você estiver preso:

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“Crie uma programação, faça listas diárias de” Tarefas “e defina metas diárias para ajudar você a se manter produtivo. Tente marcar o máximo que puder da sua lista no final de cada dia. Mantenha uma rede próxima de colegas que podem ser contatados se você ficar preso em uma tarefa, precisar de assistência, precisar trocar idéias ou colaborar. ” – Zah Zondi

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Faltando idéias? Aqui está uma breve descrição do que a equipe de Pablo faz quando isso acontece:

“O que fazemos é revisar no final de cada dia quais tarefas foram deixadas inacabadas ou novas que foram adicionadas.

Depois, distribuímos as tarefas e no dia seguinte, no início do dia, cada um de nós verifica seus e-mails, prepara suas coisas e revisa as tarefas.

O que precisamos fazer é incluir na lista de coisas a fazer durante o dia, algumas tarefas que normalmente não incluiríamos se estivéssemos trabalhando normalmente, ou seja, em nosso escritório “. – Pablo Gaitan

tarefa detalhada do paymo

Mantenha altos níveis de produtividade

A produtividade no trabalho sempre foi um desafio para o qual as pessoas tentam ajustar e encontrar novos hacks. Agora, mais do que nunca, permanecer produtivo no trabalho é um esforço coletivo que começa do topo, com a gerência, mas também envolve cada membro da equipe.

“Cada membro da equipe tem metas semanais e mensais para cumprir. A maneira como eles distribuem seu tempo depende completamente deles, desde que cumpram e superem essas metas. Monitoramos nosso tempo e visualizamos regularmente os relatórios do quadro de horários para garantir que cada membro seja responsabilizado por sua contribuição ao desempenho da empresa. ” – Zah Zondi, Designer Gráfico e Co-proprietário @Heita Daar

rastreamento de tempo de pagamento

Comunicar. Comunicar. Comunicar.

A equipe do PXP também está adotando uma abordagem semelhante, garantindo produtividade através da comunicação:

“Defina horários consistentes para atualizar sua equipe em suas tarefas. Efetuamos um check-in no início, no meio e no final da semana. Deve ser uma conexão pessoal, como uma mensagem direta ou uma ligação individual. Tome apenas um segundo para perguntar como eles estão antes de lançar uma lista de todos para eles. Usamos a visualização Tarefas da equipe com filtros no Paymo para fazer rapidamente a lista de tarefas para esse membro da equipe antes de ligar. ” – Wylie Thomas, sócio-gerente

Leonardo Baptista Lopes, fundador da @Strongway Webstudio, destacou o uso de mais do que simples mensagens escritas:

“Use o telefone sempre que precisar explicar algo ou apenas conversar com um colega. A comunicação escrita é muito importante, mas carece de muitas nuances e é muito mais lenta. Quando quiser entrar em contato com alguém, ligue para o telefone ou para uma vídeo chamada para garantir todos os detalhes corretamente, evitar mal-entendidos e manter a conversa mais amigável. ”

Manter um ambiente de trabalho limpo e sem distrações

Alguns de nós podem trabalhar de qualquer lugar. Outros ficam completamente incomodados com tudo o que está acontecendo ao seu redor e simplesmente não conseguem se concentrar se não limparem ou colocarem seus arquivos em ordem. Além de manter sua mesa livre de desordem, as pessoas estão optando por criar seu próprio espaço ou espaço para trabalhar em casa:

“Para manter o foco no trabalho e não se distrair com outros problemas, tenha um lugar especial na casa para trabalhar. Se você não possui um espaço de escritório dedicado, precisa adaptar outra sala da sua casa da melhor maneira possível. Por exemplo, um que tenha iluminação adequada e pouco ou nenhum ruído ou movimento de pessoas, mas também não esteja muito longe do centro da casa. ” – Pablo Gaitan

Pablo também afirma que as distrações estão prestes a acontecer, mas não devem impedi-lo do trabalho que você já iniciou:

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“Não se desespere se a sua lista de tarefas aumentar em vez de diminuir e não tente fazer mais de uma coisa por vez! Você será interrompido e haverá distrações ou dificuldades. Portanto, o que você deve fazer é ter calma e sempre terminar o que está fazendo primeiro. Não deixe tarefas no meio, você pode dizer: OK, não se preocupe, vou cuidar disso, mas assim que terminar o que estou fazendo agora. “

Avigail também está enfrentando esses problemas e configurando seu próprio espaço personalizado:

“O maior desafio que estou enfrentando não é se distrair enquanto trabalha em casa. O conselho que eu daria e o que funciona para mim é criar um local de trabalho para você em casa. Montei uma mesa para mim no porão e, pela manhã, acordo e me apronto para o trabalho, tomo café da manhã e vou para o meu “escritório” no porão. Ainda não é o mesmo e pode ser desafiador, mas definitivamente me proporciona mais um ambiente de trabalho com motivação para ser produtivo. – Avigail Mizrachi, Designer Gráfico @GCNY Marketing.

Isso também ajuda a alcançar esse limite entre trabalho e vida. Combine-o com um cronograma rígido e será como ir para o trabalho:

“Diga à sua família que você está trabalhando, não é feriado. Vista-se para ter a sensação de estar pronto para o trabalho. Comece cedo e tenha um horário de término, como se você tivesse um horário de trabalho. ” – Erik Poels

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Lembre-se de que somos todos humanos

A coisa mais impactante que a mudança para um estilo de vida remoto faz é desconectar as pessoas. Pelo menos por enquanto. De repente, estamos passando de um espaço de trabalho coletivo para nossas próprias casas minúsculas, com poucas ou nenhuma pessoa à vista.

Em troca, isso não apenas prejudica nossas habilidades de comunicação, mas também pode nos levar a um caminho indesejado de solidão e isolamento. Mas a Internet não deve ser uma fronteira que você não pode atravessar. Agora é mais fácil do que nunca alguém entrar em contato com seus colegas, perguntar sobre o dia deles e apenas se relacionar além de qualquer trabalho que você precise cuidar.

“Lembre-se de coisas sobre a família, hobbies que eles compartilham e sobre as quais você pode perguntar. Seja genuinamente interessado nelas fora das tarefas. Sim, as tarefas são super importantes para nossos clientes e usamos o Paymo para nos ajudar a ficar em cima de tudo. Porém, nossos desenvolvedores que realizam a tarefa são humanos (às vezes nos perguntamos), mas são humanos e têm uma vida bastante normal.

Trabalhar remotamente significa que suas vidas estão conectadas em um nível mais pessoal do que se você falasse apenas no escritório. Quando você trabalha remotamente, conversa com colegas de trabalho enquanto as crianças estão na sala ao lado praticando piano ou os cães latindo. Você tem vislumbres na vida um do outro que não recebe no escritório. ” – Wylie Thomas, sócio gerente @PXP

Em suma, concentre-se no lado positivo

Pensar em todas as coisas que podem dar errado só o colocará em um estado mais profundo de ansiedade e estresse. Em vez de se preocupar, Ondrej, da PLUTO design, aconselha o foco nos benefícios. Todas essas pequenas vantagens que você está recebendo no momento:

“Não há nada que você possa fazer, então tente aproveitar se puder. Você não precisa se deslocar, então durma mais, exercite-se e tome um bom café da manhã. Vestir-se como você realmente faria para o trabalho. Use uma cadeira e mesa adequadas, sinta-se confortável, mas não muito confortável. Tente não procrastinar, mas novamente, aproveite o almoço (não coma e trabalhe simultaneamente) e estique um pouco de vez em quando. Sua mentalidade é importante e se você a odeia no início, será uma mudança dolorosa para você. ”

Tem outras dicas de trabalho remoto para compartilhar? Deixe-nos um comentário abaixo para ajudar outras pessoas que possam estar lutando enquanto se acostumam a esse novo estilo de vida.

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