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Dez questões-chave do projeto a serem evitadas

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Mão segurando uma chave com sucesso escrito no bolso

Na parte 2 desta série de três partes da minha lista – a partir da experiência de dez questões-chave do projeto a serem evitadas – eu cobri os itens de cinco a sete. (Elas não têm uma ordem específica de importância… todas podem ter impactos significativamente adversos no sucesso do projeto.) A lista das sete cobertas até agora é a seguinte:

  1. Objetivos do projeto mal definidos
  2. Uma equipe de projeto que não é coesa
  3. Gerentes não cooperativos cujos recursos estão atribuídos à sua equipe
  4. Prazos perdidos e datas de implantação do projeto final
  5. Gerenciar departamentos não = gerenciar projetos
  6. $$ excede as expectativas irrealistas de orçamento
  7. Mudanças de escopo da gerência sênior

Vamos concluir esta série discutindo os itens oito a dez da minha lista:

# 8: Má comunicação com a alta gerência durante o engajamento

Como você lida com o problema da falta de comunicação com os membros da alta administração? Mesmo quando você faz um esforço para manter as linhas de comunicação abertas, o gerenciamento pode simplesmente falhar em mantê-lo atualizado sobre as prioridades.

Embora você não possa forçar o pessoal da alta gerência a melhorar suas habilidades de comunicação, sempre faça o possível para apresentar relatórios de status, solicitar definições contínuas e transmitir informações ao topo – mesmo que sua única avenida seja o memorando entre escritórios. Se você nem consegue que um executivo reserve um tempo para uma breve reunião, é provável que o seu link de comunicação sofra. Você pode achar que o gerenciamento não responde às suas solicitações ou sugestões, falha em confirmar as metas do projeto e oferece pouco suporte; mas quando o projeto é concluído, você é informado “não é isso que queríamos”.

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Na maioria dos casos, a gerência deseja apoiá-lo e tentará manter o moral. Portanto, mesmo que os problemas pareçam formidáveis, se você se esforçar para se comunicar, eles geralmente podem ser resolvidos – mesmo que você precise treinar a alta gerência no desenvolvimento das habilidades de comunicação!

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# 9: Gerenciar o cronograma está provando uma tarefa difícil.

Coordenar os muitos esforços contínuos dos membros de sua equipe e concluir com êxito muitas fases diferentes dentro do mesmo período limitado pode ser uma luta. Nesse caso, examine o método que você está usando para desenvolver e controlar sua agenda. Pode ser necessário investir mais tempo no desenvolvimento de um diagrama de rede detalhado e mostrar aos membros da equipe como usá-lo como um documento de controle. A maioria das instâncias de problemas de controle de agendamento é criada pela falta de preparação na criação do próprio agendamento. Sua única solução pode ser revisar seus métodos de gerenciamento do cronograma do projeto. Você pode ter desenvolvido inicialmente um cronograma dividido de tal maneira que dificulta o acompanhamento ou gerenciamento. Revise e revise conforme necessário.

# 10: você não tem tempo para a supervisão real de PM

Você pode se comprometer tanto com tarefas e deveres de supervisão (como também com suas responsabilidades departamentais) que não tem tempo para monitorar cronogramas e orçamentos.

Não importa o quão ocupado você esteja, não negligencie a importância crítica de supervisionar sua equipe. O gerenciamento de projetos envolve várias funções – treinador, supervisor, líder e comunicador. Mas sua tarefa mais importante é controlar a rede do projeto. Você é o organizador, a força motriz que garante que o projeto seja bem-sucedido em todos os aspectos. A supervisão deve ser sua maior prioridade. Portanto, não se envolva tanto em outras pressões que ignore esse fato importante.

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Sumário

Obviamente, esses não são todos os problemas que podem afetar nossos projetos, mas são dez dos que considero os mais comuns que veremos continuamente. Problemas como o último podem ser evitados por completo se a equipe do projeto for eficaz o suficiente para lidar com a delegação completa, deixando-o com a tarefa crítica e extremamente demorada de gerenciar o projeto com simplicidade.

Quais são os principais problemas do seu projeto ou problemas comuns que podem atrapalhar o sucesso geral? Você concorda com minha lista ou tem outras para adicionar? Por favor, sinta-se livre para comentar e oferecer seus pensamentos e sugestões.

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