Por mais que tentemos, por mais bem preparados que sejam, ainda existem “icebergs” por aí esperando para afundar nossos projetos. Todo o planejamento, todo o gerenciamento de riscos e todo o rastreamento de problemas não tornarão todos evitáveis ou desaparecerão. A chave é sempre estar atento, sempre estar preparado e não tomar nada como garantido. Seja no andamento do seu projeto ou se você está enfrentando turbulências, sempre pode haver algo virando a esquina ao qual você precisará reagir.
O que quero discutir são dez questões-chave do projeto que encontrei, pessoalmente ou observando os projetos dos colegas. Elas podem ser antecipadas e gerenciadas (até certo ponto), desde que estejamos pelo menos um pouco conscientes. É quando avançamos com as antolhos que temos mais problemas.
Na parte 1 desta série de três partes, vamos considerar os quatro primeiros da minha lista de dez questões:
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# 1: Metas do projeto mal definidas
A responsabilidade de um gerente de projeto – com a ajuda da equipe e do cliente do projeto – é garantir que os objetivos do projeto sejam definidos de forma clara e específica. Você pode se esforçar muito para definir o projeto, mas isso deve acontecer, principalmente porque a pessoa que faz a tarefa geralmente não sabe o que quer no início do noivado. No entanto, não prossiga até descobrir, não hesite em recuar e inicie o projeto somente após a definição desses objetivos. Caso contrário, seu sucesso será uma questão de sorte, não de habilidade ou experiência.
# 2: sua equipe do projeto não é coesa
Quando você luta para criar uma equipe e não obtém sucesso, primeiro examine seu estilo de gerenciamento. Você realmente oferece aos membros da equipe a oportunidade de participar? Ou você os desencoraja a falar, oferecer idéias ou sugerir mudanças? As equipes funcionam apenas quando você incentiva a participação e depois a acompanha.
O problema também pode ser causado por diversidade excessiva na equipe. Se você tiver a chance de escolher sua própria equipe, que eu percebo ser rara, pelo menos pela minha experiência – tente limitar o máximo possível o envolvimento de um grande número de outros departamentos. Os projetos geralmente exigem ajuda de outras pessoas além daquelas que você supervisiona diretamente, mas nem sempre é necessário buscar a participação além dos recursos absolutamente necessários. Além disso, manter a equipe enxuta pode ajudar a manter o orçamento sob controle.
# 3: você está recebendo uma reação dos gerentes cujos funcionários são atribuídos à sua equipe
Às vezes, você pode enfrentar uma tarefa formidável apenas para obter a cooperação de outros gerentes de departamento, não importa quão diplomaticamente você os aborde ou quão bem você defina e explique o projeto. É comum que os gerentes de departamento desejem manter seus melhores recursos, exatamente aqueles de que você precisa muito para obter sucesso em seus projetos (para o bem da organização em que ambos trabalham, é claro). Para resolver esse problema, você precisará convencer os outros gerentes de que suas prioridades serão respeitadas.
# 4: Seus projetos estão perdendo prazos e terminando tarde
Você pode ter um excelente processo para controlar o cronograma e os membros da equipe estão trabalhando bem juntos. Mas, apesar disso, você simplesmente não cumpre os prazos da fase e os projetos não são concluídos no prazo. A frustração está chegando rapidamente.
O que você faz? Uma opção é começar a permitir mais tempo ou aumentar o tamanho da sua equipe. Pode ser que seu cronograma não seja realista e as tarefas e fases não possam ser concluídas no prazo alocado no cronograma. Você pode ter sido forçado a acelerar sua agenda porque o gerenciamento impôs um prazo antecipado. Quando você organiza sua programação pela primeira vez, o tempo de conclusão realista será determinado pelo escopo do trabalho. Se o prazo final não for realista, é essencial que você retorne à gerência ou ao cliente para explicar por que há um problema e peça um prazo posterior ou uma equipe de projeto maior.
Na Parte 2, analisamos mais algumas das minhas dez principais questões do projeto para reconhecer e evitar ao gerenciar vários compromissos.
