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Definição, modelo e exemplo de gráfico RACI

Definição, modelo e exemplo de gráfico RACI
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É um fato: projetos complexos facilitam a perda de controle das tarefas pelas equipes.

Você pode ter um plano de projeto impermeável e uma equipe estelar para fazer o backup. Mas se você não tiver certeza clara sobre atribuições – ou mesmo envolvimento – em um nível de tarefa, confusão, excentricidade e até desmotivação aparecerão na sua equipe de projeto.

Para sua sorte, evitar esses problemas é tão simples quanto criar um gráfico RACI.

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O que é um gráfico RACI?

Um gráfico RACI é uma matriz simples usada para atribuir funções e responsabilidades para cada tarefa, marco ou decisão em um projeto. Ao mapear claramente quais funções estão envolvidas em cada tarefa do projeto e em qual nível, você pode eliminar a confusão e responder à antiga pergunta do projeto, Quem está fazendo o que?

RACI de quê?

RACI significa Responsável, Responsável, Consultado, Informado. Cada letra do acrônimo representa um nível de responsabilidade da tarefa.

Vamos reservar um momento para definir as 4 responsabilidades usadas em uma matriz RACI.

Definições para RACI

  • Responsável: Este membro da equipe faz o trabalho para concluir a tarefa. Toda tarefa precisa de pelo menos um Responsável festa, mas não há problema em atribuir mais.
  • Responsável: Essa pessoa delega o trabalho e é a última a revisar a tarefa ou a entrega antes que ela seja considerada concluída. Em algumas tarefas, o Responsável A parte também pode servir como Responsável 1. Apenas certifique-se de ter apenas um Responsável pessoa designada a cada tarefa ou entrega. (Nota: pode não ser o seu PM!)
  • Consultado: Cada entrega é fortalecida pela revisão e consulta de mais de um membro da equipe. Consultado as partes geralmente são as pessoas que fornecem informações com base em como isso afetará seu trabalho futuro do projeto ou seu domínio de especialização no próprio produto final.
  • Informado: Esses membros da equipe simplesmente precisam ser mantidos informados sobre o andamento do projeto, em vez de procurar os detalhes de cada entrega.
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Definições de gráficos RACI

Benefícios de um gráfico RACI

Na sua essência, uma matriz RACI ajuda a definir expectativas claras sobre as funções e responsabilidades do projeto. Dessa forma, você não tem várias pessoas trabalhando na mesma tarefa ou entre si, porque as tarefas não foram claramente definidas no front-end.

Uma matriz RACI também incentiva os membros da equipe a assumir a responsabilidade por seu trabalho – ou a adiar para outra pessoa quando necessário. Essencialmente, você removerá o julgamento pessoal e a política de seu processo e se concentrará na capacidade de sua equipe de agir com responsabilidade dentro de uma estrutura que você criou. Parece muito doce, hein?

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Quando usar uma matriz RACI

Um gráfico RACI serve bem a quase todos os projetos. Mas é especialmente útil quando as tarefas exigem vários recursos, são executadas simultaneamente ou dependem de outras tarefas.

Aqui estão alguns cenários em que um gráfico RACI é útil:

  • O processo de tomada de decisão ou aprovação pode sustentar o projeto.
  • Há conflito sobre propriedade de tarefa ou tomada de decisão.
  • A carga de trabalho do projeto parece que não foi distribuída uniformemente.
  • Você experimenta rotatividade em uma equipe e precisa integrar alguém rapidamente para uma nova função.

Obviamente, nem todas as equipes e projetos são criados igualmente. Você pode trabalhar com uma equipe que, por acaso, se comunica muito bem e fica por dentro de seu próprio trabalho. (Sorte sua!) Ou talvez o seu projeto seja pequeno o suficiente para que seja tolo reservar um tempo para realizar esse exercício. Em casos como esses, não se preocupe em dar o passo extra.

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Como criar uma matriz RACI: Exemplo e modelo

Você pode criar uma matriz RACI de maneira rápida e fácil no seu aplicativo de planilha favorito. Simplesmente siga estas 3 etapas, usando o exemplo da tabela RACI abaixo como guia:

  1. Digite todas as funções do projeto ou nomes de membros da equipe na linha superior.
  2. Liste todas as tarefas, marcos e decisões na coluna da esquerda.
  3. Para cada tarefa, atribua um valor de responsabilidade a cada função ou pessoa da equipe.

Exemplo de gráfico RACI

Este gráfico RACI de amostra fornece uma rápida visão de como todas as peças e peças se juntam.

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Exemplo de matriz RACi

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Dicas rápidas para otimizar seu gráfico RACI

Na melhor das hipóteses, você se senta com sua equipe para percorrer as atribuições de função em cada tarefa. Mas vamos ser reais: isso nem sempre é possível.

Certifique-se de que todos os representantes no seu gráfico RACI tenham reconhecido e concordado com as funções e responsabilidades que você definiu. Mais importante, você deseja verificar se sua matriz elimina qualquer confusão adicional no projeto.

Essas dicas podem ajudar você a tirar o máximo proveito do seu gráfico RACI:

  • Concentre-se em tarefas, marcos e decisões do projeto na matriz RACI. Evite tarefas genéricas ou administrativas, como reuniões de equipe ou relatórios de status.
  • Alinhe as tarefas no seu gráfico RACI com o seu plano de projeto, para que não haja confusão sobre detalhes e datas de vencimento. (Economize tempo exportando um arquivo CSV do seu projeto do TeamGantt e copiando a lista de tarefas para o gráfico RACI.)
  • Mantenha as definições de RACI por perto – ou mesmo no seu documento – porque elas podem ser difíceis de lembrar às vezes!
  • Certifique-se de atribuir os membros da equipe adequados às tarefas no TeamGantt. Também recomendamos adicionar atribuições de RACI às notas da tarefa para que todos saibam quais são as funções e responsabilidades.
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Designações de Tarefas do Gráfico RACI

Regras da matriz RACI

Quando o gráfico RACI estiver completo, revise-o para garantir que segue estas regras simples:

  • Toda tarefa tem pelo menos um Responsável pessoa.
  • Há um (e apenas um!) Responsável designada a cada tarefa para permitir uma tomada de decisão clara.
  • Nenhum membro da equipe está sobrecarregado com muitos Responsável tarefas.
  • Cada membro da equipe tem um papel em cada tarefa. (Não é incomum que algumas pessoas sejam Informado na maioria das tarefas.)
  • Se você tem muitos Consultado e Informado funções em sua matriz, verifique se você tem uma maneira fácil e leve de mantê-las informadas. Pode ser tão simples quanto garantir que todos tenham acesso ao seu plano de projeto para que possam acompanhar o progresso ao longo do caminho. Compartilhar um link de exibição somente para o seu projeto no TeamGantt é uma ótima opção para repetir pessoas fora da sua organização.

Mantenha sua equipe sincronizada com o TeamGantt

Um gráfico RACI é uma ferramenta simples que facilita o gerenciamento de projetos, criando menos confusão e mais responsabilidade.

Mas você tem mais do que papéis e responsabilidades para se manter em linha reta.

O TeamGantt facilita a criação de um plano de projeto em que toda a sua equipe possa contribuir e colaborar. E como tudo acontece on-line, você pode ficar em dia com os prazos e acompanhar o andamento do projeto em tempo real.

Assista ao vídeo abaixo para ver como o TeamGantt funciona e experimente nosso software de gerenciamento de projetos on-line gratuito hoje mesmo!

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