Meus Projetos

Criando ou Reciclando

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Pilha de classificadores em verde e preto

Todo projeto envolve a criação de documentos, materiais e entregas. Muitas vezes, a equipe do projeto pode alavancar ou emprestar criações de projetos anteriores e usá-las no projeto atual. Essa “reciclagem” pode ajudar a economizar tempo e garantir a produção de projetos de alta qualidade. Há uma suposição em jogo aqui, no entanto. Você deve assumir que os itens criados para outros projetos já passaram por um programa de garantia de qualidade.

Outras vezes, é necessário ou apropriado criar um novo produto a partir do zero. Claro, isso pode levar mais tempo do que reciclar. Mas atenderá exatamente aos requisitos do projeto.

Dependendo do projeto, às vezes você pode reciclar, mas às vezes precisa criar novos produtos. A correção afeta a qualidade dos resultados do projeto. Como, então, você sabe se deve criar algo novo ou reciclar peças de projetos anteriores?

Avaliação da Biblioteca

O primeiro passo é avaliar a biblioteca interna da organização. Isso ajudará você a saber duas coisas:

  1. O que pode ser reciclado
  2. Que lacunas podem existir na base de conhecimento da organização

Se uma organização executou projetos anteriores, deve haver uma abundância de conhecimentos disponíveis, desde modelos de relatório a processos de gerenciamento de projetos documentados, até metodologias de ciclo de vida de desenvolvimento de sistemas. Quaisquer documentos ocultos na base de conhecimento, assegure que você, como gerente de projetos, entenda os documentos na biblioteca interna. Verifique também se os documentos estão facilmente disponíveis e acessíveis para a equipe do projeto que possa precisar deles.

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Se a organização possui muitos modelos, mas muito pouca documentação do processo, concentre-se em preencher essa lacuna. Em outras palavras, verifique se novos documentos foram adicionados à biblioteca.

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Revisar Requisitos

Você pode ter um ótimo documento explicando como o cronograma do projeto deve ser mantido e atualizado. No entanto, se ele não incluir o rastreamento das horas de trabalho dos indivíduos e os requisitos do contrato tiverem especificações detalhadas sobre como o gerente do projeto acompanhará o tempo de cada pessoa que trabalha no projeto, o documento de cronograma do projeto não será muito útil para o projeto em todos.

Embora possa ser útil reutilizar e reciclar material em um projeto, os requisitos do projeto atual devem ocupar o centro do palco. Pode ser mais fácil criar algo novo do que tentar encaixar uma estaca quadrada (ou processo) em um furo redondo (ou requisito).

Mantenha o fim em mente

Sempre que estiver decidindo como abordar as entregas ou o trabalho do projeto, lembre-se do fim. Primeiro, considere o que melhor servirá o projeto e conclua-o de acordo com os requisitos do projeto. Se o projeto precisar de um processo totalmente novo para lidar com os requisitos rigorosos do contrato, trabalhe nele. Mas se o projeto estiver com problemas porque o novo processo não foi testado ou comprovado, é hora de reciclar e fazer uso de um processo que já funcione e funcione bem, se estiver disponível.

Sumário

Durante o planejamento do projeto, tudo isso precisa ser levado em consideração. Uma biblioteca organizacional bem mantida, atenção constante ao ajuste do documento e foco no laser em requisitos específicos de documentos do projeto para evitar uma disputa na hora de iniciar o projeto.

Como você decide se deve reciclar ou começar do zero com os documentos do projeto? Deixe-me saber nos comentários!

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