Cortar, cortar, cortar: estratégias de eliminação para aumentar a produtividade

Elimitação é uma estratégia de produtividade subestimada que todos precisamos praticar. É uma das melhores maneiras de eliminar esse sentimento de “loucura ocupada” que faz a semana parecer um trabalho árduo.

Se a eliminação é uma ótima estratégia, por que não é mais popular? Existem alguns motivos a considerar. Primeiro, a pressão cultural que começa no ensino médio (eu tenho que ser bem formada para entrar na faculdade / universidade com as melhores notas e “atividades extracurriculares”!) Enfatiza a adição de atividades como o caminho para o sucesso. Segundo, você tem um comportamento de “pessoas agradáveis”: muitos de nós gostam de fazer os outros se sentirem felizes ao dizer sim a novos pedidos. Como superamos esse cenário?

Produtividade alimentada por eliminação para indivíduos

Tornar-se mais produtivo através da eliminação é gratificante quando você começa. Antes de iniciar o processo de eliminação, você precisa de um objetivo positivo.

1. Identifique seu objetivo nº 1

O que você está abrindo espaço com a eliminação? Para começar, identifique seu objetivo número um. Você pode ter várias metas para o ano (tenho 10 para 2017). Nesse caso, encorajo você a usar a pergunta do livro “A Única Coisa” (consulte a leitura adicional para obter detalhes).

Uma pergunta:

Qual é a ÚNICA Coisa que posso fazer para que, ao fazê-lo, todo o resto seja mais fácil ou desnecessário?

Dica: várias de suas outras metas exigem dinheiro (por exemplo, contribuir para contas de investimento, fazer cursos, viajar)? Nesse caso, sua meta nº 1 provavelmente envolverá ganhar mais dinheiro.

2. Pense em uma lista de eliminação de 10 idéias

Agora que você tem um objetivo claro em mente, é hora de apresentar idéias de eliminação. O foco está no volume, e não na qualidade. Aqui estão alguns exemplos que eu criei recentemente:

1. Cancele a inscrição em listas de e-mail que não me interessam mais (use o Unroll.me – recentemente cortei mais de 50 assinaturas de e-mail não mais relevantes da minha caixa de entrada)

2. Jogue fora 5 itens de roupas velhas que estão desgastadas (facilita a avaliação das opções de roupas)

3. Revise as assinaturas atuais: existem assinaturas de revistas a serem eliminadas (acho que 1-2 por mês é um longo caminho)

4. Automatize o pagamento de uma fatura para pagamento mensal (por exemplo, minha fatura de telefone celular é atualmente um pagamento manual)

5. Analise as reuniões recorrentes no meu calendário profissional: existem para eliminar ou consolidar?

6. Faça uma lista dos relatórios mensais que eu produzo e verifique se o público realmente precisa deles (veja como perguntar: “O que aconteceria se eu parasse de entregar este relatório?”). Esse método economizou muito tempo para mim no mundo corporativo.

7. Analise os compromissos dos voluntários quanto a valor e significado. O voluntariado vale a pena… No entanto, você precisa manter essas atividades no contexto do resto de sua vida. Por exemplo, se você deseja entregar um projeto ou programa diretamente, a participação em um comitê pode não ser satisfatória.

8. Reduza a desordem digital. No início desta semana, limpei o computador do escritório para que houvesse apenas uma linha de ícones. É uma maneira pequena de adicionar clareza e ordem ao seu mundo. O mesmo pode ser dito dos aplicativos para smartphones.

9. Responsabilidade do Trabalho Creep. Com o tempo, muitos de nós assumem “tarefas extras” aleatórias no trabalho. Agora é a hora de olhar para eles e se perguntar se eles fazem sentido com a sua revisão. Por exemplo, talvez você seja solicitado a atuar como especialista no assunto de plantão para outros departamentos, mas isso o distrai da criação de código. Nesse caso, use o mesmo processo do ponto 6 acima para buscar a eliminação.

10. Reduza o tempo nas mídias sociais. A mídia social pode ser maravilhosa! No entanto, esses serviços facilitam a perda de uma tarde inteira (ou mais) com cliques irracionais que pouco fazem, mas adicionam ansiedade à sua vida. Se esse cenário parecer verdadeiro para você, considere definir limites de agendamento (por exemplo, nenhuma mídia social depois das 18h) para manter essas ferramentas sob controle.

Nota: Pergunte a si mesmo se você pode eliminar uma tarefa ou atividade inteiramente primeiro. Se isso não for possível, considere reduzir as opções de frequência ou automação.

3. Implementar 1 alteração de eliminação dentro de 24 horas

Agora a borracha encontra a estrada. É hora de entrar em ação. Revise a lista de opções de eliminação que você identificou na etapa anterior. Para começar o processo, escolha o mais fácil de eliminar (isto é, leva 15 minutos ou menos). Se tudo o que você precisa fazer é acessar um site, essa etapa será fácil.

Se sua ideia de eliminação for mais complexa – matando um relatório corporativo – você ainda poderá agir. Quão? Em 15 minutos, escreva o motivo pelo qual você deseja eliminar o relatório, quem o recebe e envie um convite de calendário para propor a eliminação.

4. Programe proativamente o horário do Maker

O notável investidor e ensaísta Paul Graham faz uma distinção entre “Tempo do gerente” e “Tempo do criador” em seu ensaio clássico Cronograma do criador, Cronograma do gerente. No gerenciamento de projetos, é fácil cair na armadilha de alocar a maior parte ou toda a sua energia no modo “gerente”. No entanto, isso não vai adiantar se você deseja alcançar seus objetivos.

Antes de terminar este artigo, tome medidas para colocar o tempo do criador no seu calendário. No meu caso, adicionei recentemente o Maker Time aos sábados e domingos de manhã. Por que aqueles tempos? Eu gosto de ter longos períodos de tempo ininterrupto e os fins de semana são melhores para isso. Não há motivo para que você não possa bloquear semelhante nos dias da semana.

Leitura adicional sobre produtividade e eliminação

Para continuar sua jornada de eliminação da produtividade, explore esses livros e artigos. Lembre-se de manter o foco no seu propósito. O que você fará com o tempo e a energia extras? Aplique-o ao seu objetivo One Thing! (Obviamente, se você está cansado do trabalho, descanso e relaxamento também são uma ótima opção.)

Essencialismo: A busca disciplinada de menos por Greg McKeown. Deseja um tratamento para o comprimento de um livro focando o que importa, com exclusão de tudo o mais? Este é o livro para você.

A ÚNICA COISA: A verdade surpreendentemente simples por trás de resultados extraordinários Gary Keller e Jay Papasan. É um dos melhores livros de produtividade que eu já li. Agradeço o cuidado e a atenção que os autores tomaram com pesquisas e conselhos táticos. Espero que uma adição futura ilustre o princípio One Thing com exemplos adicionais e estudos de caso.

Como dizer “não” quando mais importa (ou “por que estou tirando longas férias de inicialização”) de Tim Ferriss. Os leitores de longa data saberão que Tim Ferriss é uma inspiração para mim (um presente de Natal favorito de 2016 foi o seu mais novo livro “Tools of Titans”). Neste artigo, Ferriss explica por que ele decidiu tirar umas ‘férias’ do investimento em startups. Aqui está o que mais chama a atenção nesse movimento – essa atividade de investimento é provavelmente uma das atividades mais lucrativas (ou seja, 10X-100X em alguns casos) em sua carreira … No entanto, ele decidiu desistir. Leia o artigo para obter detalhes e o que levou à decisão.

Pare de fazer um trabalho de baixo valor. Este artigo da Harvard Business Review de Priscilla Claman define várias circunstâncias em que você tem uma grande oportunidade de reduzir o trabalho de baixo valor do seu prato, como durante as transições de trabalho.

Coisas para parar de fazer em 2015. Escrito por Sarah Green Carmichael e Gretchen Gavett na Harvard Business Review, este artigo tem ótimas sugestões. Pare de sentar tanto é uma das dicas! Felizmente, meu escritório recentemente foi atualizado para as mesas “stand-sit”, então estou no caminho de me sentar menos.