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Cortando o Caos

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CAOS riscado em vermelho e uma mulher escrevendo ORDEM em um quadro de avisos de cortiça

Ao longo dos anos, o gerenciamento de projetos de TI ganhou uma reputação de falha, com muitos projetos de alto nível sendo abandonados no meio do processo, custando milhões ou mesmo bilhões de libras. Os governos conduzem mal os projetos de TI por causa das estruturas do comitê e de muitos interesses. O desastroso esquema de computadores do NHS perdeu cerca de 12,7 bilhões de libras quando a Coalizão decidiu descartá-lo em 2011. O projeto FiReControl foi descartado em dezembro de 2010, perdendo 469 milhões de libras depois de não entregar um novo sistema de TI que pretendia substituir 46 – salas de controle de serviços de resgate com nove centros de controle regionais. Embora essas sejam apenas duas das falhas governamentais de maior destaque no Reino Unido, empresas e governos em todo o mundo experimentam falhas semelhantes em projetos de TI e perdas associadas. Para colocar algumas cifras no desempenho de projetos de TI, podemos ver uma década de Chaos Reports do Standish Group.

A medida20042006200820102012
Bem sucedido29%35%32%37%39%
Falhou18%19%24%21%18%
Desafiado53%46%44%42%43%

Fonte: Manifesto do caos 2013. Pense grande, aja pequeno.

Como podemos ver, em 2012, o relatório mostrou uma imagem melhorada, mas ainda há muito espaço para melhorias. Então, onde devemos concentrar nossos esforços para melhorar o desempenho dos projetos de TI?

O Standish Group identificou dez áreas em seu Chaos Manifesto 2013, que analisaram 50.000 projetos desde 2002. Podemos nos concentrar nessas áreas para entender como podemos melhorar o desempenho do projeto de TI.

1. Suporte à Gestão Executiva

A experiência nos diz que é importante ter o apoio de um patrocinador executivo com bastante influência nos negócios para representar você e sua equipe no nível executivo durante o projeto. É difícil alcançar patrocinadores em nível executivo, mas é fundamental que eles recrutem outros apoiadores e removam barreiras e distrações que possam impactar negativamente o projeto.

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O Standish Group descobriu que é importante que o patrocinador executivo tenha um forte entendimento do processo de gerenciamento de projetos. Aqueles que não tinham esse entendimento tendiam a ter projetos com desempenho mais fraco.

Gorjeta: Obtenha apoio de um patrocinador executivo no início do seu projeto e verifique se ele tem um forte entendimento do processo de gerenciamento de projetos.

2. Envolvimento do usuário

Seus projetos sempre atendem às expectativas de seus usuários? Envolver os usuários no início do projeto pode ser o fator mais importante que leva ao sucesso. Os melhores usuários a serem envolvidos, de acordo com o Standish Group, são especialistas no assunto (PMEs) que conhecem bem o lado da empresa.

Gorjeta: Incentive os usuários a participarem do projeto desde o início, principalmente as PME, e sintonizem a equipe do projeto de acordo com suas necessidades.

3. Otimização

Pequenos projetos são mais bem-sucedidos do que seus pares maiores. A União Européia define um projeto pequeno como tendo um custo total de € 250.000. O escopo define o tamanho de um projeto, por isso vale a pena garantir que todos os recursos e funções agreguem valor. O Standish Group sugere que é melhor ter um escopo otimizado que seja entregue, implementado e usado em um escopo completo de ‘sinos e assobios’ que nunca seja entregue.

Gorjeta: Mantenha o escopo do projeto pequeno e focado. Vale lembrar o Princípio de Pareto, que afirma que 20% dos recursos e funções oferecem 80% dos benefícios.

4. Recursos qualificados

Ter as pessoas certas no seu projeto pode parecer óbvio, mas eles estão fazendo as coisas certas na hora certa? Que tipos de pessoas formam a melhor equipe para o seu projeto? Considere se vale a pena pagar um prêmio por uma pequena equipe de pessoas altamente qualificadas e experientes. Isso pode ser mais econômico do que usar um grande número de recursos de custo mais baixo. O Grupo Standish sugere que ter uma filosofia de recursos altamente proficiente pode gerar grandes benefícios.

Gorjeta: Empregue uma equipe pequena, altamente proficiente e experiente para aumentar a taxa de sucesso de seus projetos.

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5. Especialização em Gerenciamento de Projetos

Ter o melhor gerente de projeto executando seu projeto pode fazer a diferença entre sucesso e fracasso. Um bom gerente de projeto guiará um projeto pelo processo de gerenciamento de projetos até uma conclusão bem-sucedida. De acordo com o Grupo Standish, a verdadeira chave para ser um bom gerente de gerência é adotar um processo complexo e torná-lo simples e executável.

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Gorjeta: Empregue gerentes de projeto altamente competentes e experientes, com bom senso e fortes habilidades de tomada de decisão.

6. Processo Ágil

Os projetos que utilizam processos ágeis e iterativos são bem-sucedidos mais do que aqueles que adotam uma abordagem em cascata? Segundo o Standish Group, os projetos ágeis e em cascata têm quase as mesmas taxas de sucesso e fracasso. No entanto, ‘pequenos projetos’ têm uma taxa de sucesso melhor do que grandes projetos de longo prazo. Projetos de desenvolvimento de software se beneficiam de pequenos projetos com entregas e pontos de verificação frequentes. O Manifesto do Caos 2013 sugere, o software deve ser construído em pequenas etapas iterativas com equipes pequenas e focadas.

Gorjeta: Mantenha os projetos pequenos, usando princípios ágeis, como trampolins frequentes para garantir que o projeto ainda esteja no caminho certo.

7. Objetivos de negócios claros

Todos os projetos devem se concentrar em alcançar as metas e estratégias de uma empresa. Pense no produto ou serviço que o projeto está no negócio para entregar e evite a armadilha de se concentrar na atividade de construção. O Standish Group identifica um precisa ter uma visão concisa, declaração do problema e declaração de trabalho para projetos.

Gorjeta: Certifique-se de que os objetivos do projeto estejam alinhados com as metas e estratégias de negócios e que você permaneça altamente focado nos objetivos do projeto.

8. Maturidade emocional

Os relacionamentos são uma parte importante do gerenciamento de projetos. Uma equipe de projeto precisa da maturidade emocional para gerenciar os próprios relacionamentos e ter uma consciência geral do ambiente ao seu redor. O Standish Group ressalta que é importante não apenas gerenciar o resultado do projeto real, mas o resultado do projeto percebido. Eles continuam dizendo isso, a falta de maturidade emocional tem um efeito negativo real no ambiente do projeto.

O Standish Group identificou trinta habilidades necessárias para a maturidade emocional, que podem ser usadas para avaliar a maturidade da sua equipe de projeto.

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Gorjeta: Faça uma avaliação da maturidade emocional de sua equipe de projeto e tome medidas para melhorar onde for necessário.

9. Execução

O Grupo Standish define execução como o ato de concluir um projeto com base em um plano. É importante ter um processo previsível e claro para execução. No entanto, não permita que a metodologia ou processos pesados ​​interfiram no progresso. Os melhores processos e metodologias são aqueles que são mantidos simples e têm etapas e resultados claros.

Gorjeta: Estabeleça um conjunto de regras, padrões e diretrizes para a execução do projeto alinhadas às metas e estratégias de negócios. Comunique isso às suas equipes de projeto.

10. Ferramentas e infraestrutura

É importante ter as ferramentas e a infraestrutura de TI certas para executar seus projetos, mas não muitos. Ter um conjunto limitado de ferramentas e um processo claramente definido pode ajudar as equipes de projeto a entregar projetos bem-sucedidos. De acordo com o Grupo Standish, o principal problema das ferramentas é que as organizações se tornam dependentes delas e são escravas das ferramentas, em vez de usar seu próprio julgamento e experiência.

Gorjeta: Mantenha baixo o número de ferramentas e processos usados ​​para gerenciar projetos. Experimente diferentes conjuntos de ferramentas e processos até encontrar uma combinação que funcione para você. Concentre-se nas seguintes áreas:

  • Gerenciamento de recursos: implantar recursos onde eles são necessários e serão mais eficazes
  • Gerenciamento da demanda: priorizando os requisitos das partes interessadas e combinando recursos com elas
  • Gerenciamento de portfólio: maximizando o retorno do investimento (ROI), equilibrando custo e risco
  • Gerenciamento financeiro: criando estimativas e gerenciando orçamentos

Sumário

Se queremos que nossos projetos de TI sejam bem-sucedidos, devemos prestar atenção a essas dez áreas de melhoria. Quer acreditemos que o Relatório do caos do Standish Group seja verdadeiro ou não, eles apontam para áreas que nunca devem ser negligenciadas ao gerenciar projetos de TI. Atravesse o caos no seu próximo projeto, concentrando seus esforços para desenvolver e fornecer uma solução verdadeiramente útil para o seu cliente.


Nota: Essas descobertas são interpretadas a partir do Standish Group Chaos Manifesto 2013 e refletem opiniões particularmente relacionadas à execução de pequenos projetos definidos pela União Europeia como aqueles que custam 250.000 € ou menos.


Referências

O grupo Standish. Manifesto do Caos 2013: Pense Grande, Aja Pequeno 2013

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