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Contratação colaborativa: 5 maneiras de fazê-lo

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Um blog que analisa todos os aspectos das finanças de projetos e programas, desde orçamentos, estimativas e contabilidade até aumento de salário e gerenciamento de contratos.

Escrito por Elizabeth Harrin de GirlsGuideToPM.com.

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Contratação colaborativa: 5 maneiras de fazê-lo

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contratação colaborativaVocê está trabalhando com fornecedores em seu projeto? Provavelmente, você provavelmente tem – ou se o seu projeto atual não exigir empreiteiros / fornecedores externos, provavelmente um no seu futuro exigirá. Hoje em dia, é comum ter fornecedores fazendo parceria com você em um projeto, porque as empresas optam por terceirizar o trabalho para especialistas.

No entanto, muitas falhas no projeto começam com o rompimento do relacionamento com o cliente entre você e o fornecedor. Lembro-me de um (grande) projeto no qual estávamos trabalhando e tínhamos um fornecedor em mente. Eles eram pessoas adoráveis, além de especialistas. Estávamos no ponto de assinar o contrato e então … o acordo fracassou. Não posso explicar o porquê, mas basta dizer isso como uma equipe de projeto que nos deu um grande problema. Nosso fornecedor preferido não estava mais disponível e precisávamos de uma substituição rápida.

Em retrospectiva, esse foi um ótimo projeto para aprender sobre contratação.

Construindo arranjos contratuais colaborativos

Quando você decide pregar seus fornecedores no chão e tirar o máximo proveito deles pelo menor preço possível, está se preparando para falhar. Não é apenas uma prática comercial ética, como também coloca seu projeto em maior risco, porque você está criando uma situação ‘eles contra nós’ ou ‘vencedor versus perdedor’. Seja um bom cliente.

Adotar uma abordagem colaborativa de parceria é algo que será comum a muitos de vocês, incluindo aqueles em equipes ágeis. Trabalhei em parceria com fornecedores em vários projetos e muitos anos. É sempre melhor a harmonia e a produtividade da equipe e o sucesso do projeto, para que o fornecedor seja totalmente envolvido, apoie e faça parceria conosco como parte da equipe principal do projeto.

Digamos que você queira isso para o seu projeto, mas ainda precisa dos limites formais que acompanham o relacionamento de terceiros com outra empresa. Aqui estão algumas técnicas de contratação que você pode considerar como os alicerces do seu relacionamento.

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1. Estrutura multicamada

Seja mais flexível. Documente diferentes elementos do projeto em diferentes documentos. Você pode ter um contrato de serviço principal e adicionar elementos extras à medida que o projeto avança. Em seguida, você pode alterar a programação dos serviços para atender às suas necessidades atuais. Use uma declaração de trabalho se precisar de formas mais formais de definir elementos de escopo etc.

Ter uma maneira mais flexível de adquirir serviços facilita as alterações e oferece mais opções de como você trabalha em conjunto.

2. Foco no valor, não no progresso

Todos os contratos com os quais me envolvi dependiam de ter marcos fixos com base na entrega ou nos portões de fase, quando determinados momentos passam no projeto. Tudo bem, mas você também pode considerar pagamentos de contrato surpreendentes com base na entrega de valor em vez de artefatos específicos. Isso é algo que eu consideraria para contratos futuros. Se você está focado em resultados direcionados a valor, há mais incentivo para que você seja ágil e flexível para alcançar as metas.

3. Preço por incremento

Outra sugestão é ter preços flexíveis com base em aspectos menores do projeto, por exemplo histórias de usuários, em vez de um grande pagamento pela coisa toda. Contratos de tempo e materiais fixos não são algo que usamos com muita frequência porque eles tendem a não funcionar para nós ou para o fornecedor. Se você sabe exatamente o que está comprando, e eles sabem exatamente o que estão entregando, talvez esteja tudo bem. Mas, para o tipo de trabalho que fazemos, é mais útil ter um preço fixo e complementos para outras coisas. Isso nos dá mais controle sobre como o dinheiro é gasto e nos permite mudar de idéia (com a concordância de todos) posteriormente no projeto, se necessário, sem sobrecarregar financeiramente o fornecedor!

4. Opções de cancelamento

Considere adicionar opções de cancelamento que permitam que você escape do contrato mais cedo. Mas avise com bastante antecedência para que vocês dois saiam graciosamente. Um contrato que notificamos tinha um período de aviso prévio de três meses. Dado que era um sistema legado, em uso há anos, e com múltiplas integrações, era difícil nos extrairmos em um período tão curto de tempo!

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Outra maneira de analisar isso, especialmente com o trabalho ágil em mente, é que você deve ser livre para sair de um contrato se tiver o suficiente. Por exemplo, digamos que você contrate um fornecedor para fazer um monte de trabalho, mas você chega a um ponto em que alcançou um valor comercial adequado com apenas metade do escopo original. Você não precisa ir mais longe; portanto, você deve poder sair nesse ponto. Se o contrato do projeto tiver sido escrito de forma eficaz, espero que o fornecedor também não fique prejudicado – convém que essa seja uma discussão colaborativa. Uma taxa de cancelamento pode compensar parte do inconveniente para o fornecedor, enquanto ainda está “devolvendo” o dinheiro para você.

5. Financie a equipe, não a entrega

Outra maneira flexível de criar uma solução que atenda às suas necessidades em uma equipe ágil é incorporar os recursos especializados do fornecedor diretamente na equipe. Você basicamente compra as habilidades de que precisa, pelo tempo que precisa. Eles trabalham ao seu lado, em quaisquer elementos do escopo ou histórias de usuários que estejam no topo da lista de prioridades. Em seguida, você se reserva o direito de alterar o escopo ou fazer mudanças de direção flexíveis, enquanto ainda trabalha com recursos de fornecedores especializados.

Essa opção funciona se você precisar do que está na cabeça das pessoas ou de um par de mãos sobressalentes – mas será menos útil se o seu projeto estiver usando o que o fornecedor faz.

Existem outras maneiras de analisar a contratação colaborativa, e o Guia de Prática Ágil tem mais informações sobre formas alternativas de manter relacionamentos formais, mas flexíveis, com terceiros.

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Postado em: 20 de janeiro de 2020 09:00 |
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