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Construindo um escritório de gerenciamento de projetos do zero

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Prédio azul com o escritório de gerenciamento de projetos de palavras

Nem toda organização precisa de um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) – eu percebo isso. Sei também que nem todos os escritórios de gerenciamento de projetos funcionam ou acabam servindo a qualquer (bom) propósito. Vi ou fiz parte de vários que falharam por vários motivos.

Também não sou especialista em PMO. Mas eu criei um do zero por conta própria e ajudei a iniciar outros dois que sobreviveram a dores crescentes e resistiram ao teste do tempo. Então, pelo menos, tenho alguma experiência bem-sucedida em criação de PMO.

Primeiro, vale a pena?

Os PMOs não são necessariamente a melhor opção para organizações menores que provavelmente não exigem muitos processos estruturados de gerenciamento de projetos. É sempre bom ter algumas práticas e políticas padrão em vigor. Eu não posso discutir com isso.

Mas se sua empresa não tem o fluxo de dólares do projeto passando pela organização para justificá-lo, gastar o dinheiro para realmente criar um PMO estruturado e estocá-lo com vários gerentes de projeto experientes provavelmente não vale a pena. É mais provável que seja um desperdício de tempo e um desperdício de dinheiro.

Dito isso, vamos supor que sua organização tenha o tamanho e a estrutura adequados para se beneficiar de uma infraestrutura de gerenciamento de projetos bem projetada e planejada. O que precisa ser feito para começar? O que precisa ser implementado para ajudar a garantir o sucesso do escritório de gerenciamento de projetos – e do gerenciamento geral de projetos – a longo prazo? Quais são os principais ingredientes desse novo escritório de gerenciamento de projetos?

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Da minha experiência, tudo se resume a alguns conceitos, ações e considerações importantes que parecem entrar ou estar por trás dos melhores escritórios de gerenciamento de projetos dos quais testemunhei ou participei.

Ao ler estas, considere suas próprias experiências com o PMO. O que você compartilharia quando se trata desses e de outros ingredientes utilizados na construção de escritórios de gerenciamento de projetos viáveis ​​e bem-sucedidos? Eu adoraria ouvi-los mais tarde, então salve esses pensamentos!

Por enquanto, aqui está minha lista:

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Verifique se você tem o apoio daqueles que estão no topo da sua organização

A adesão da gerência sênior é absolutamente essencial para o sucesso do escritório de gerenciamento de projetos. Sem esse apoio, tudo será uma batalha difícil. Você provavelmente não conseguirá criar um PMO viável e sustentável. Você precisa desse buy-in para financiamento. Você precisa garantir que todos os projetos passem pelo PMO (caso contrário, ele poderá se tornar irrelevante rapidamente). E você precisa disso para garantir que os bloqueios do projeto possam ser removidos em um nível alto quando necessário.

Comece com políticas e modelos

Os escritórios de projetos mais bem-sucedidos possuem políticas e modelos de projetos sólidos que foram bem-sucedidos no passado. Essas políticas e modelos também ajudarão a orientar os gerentes de projeto com sucesso, à medida que o PMO está ganhando posição na organização. Eles também serão reformulados e refinados pelo diretor do PMO e pelos gerentes de projeto individuais – juntos – à medida que o PMO cresce e amadurece.

Contrate um líder forte para o PMO

Encontrar um bom líder em sua própria organização geralmente é o melhor caminho, se possível. Alguém de dentro já terá conexões e, esperançosamente, algumas serão puxadas à medida que o escritório do projeto passa pelo processo de criação e pelas crescentes dores que se seguem. Você precisa de alguém que seja um líder comprovado, sem medo de bater nas portas e definir políticas que ele ou ela apoiará.

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O ângulo de conexão é bom porque os projetos precisam de recursos. Os gerentes de projeto precisarão acessar informações, como informações financeiras e contábeis dos projetos que estão gerenciando. O PMO precisará de apoio contínuo da liderança sênior da empresa para permanecer viável a longo prazo. O diretor do PMO deve ser um líder / gerente, não um líder / gerente de projeto. Esse indivíduo deve orientar os PMs, não liderando projetos individuais paralelos.

Armazene o PMO com uma mistura de experiência e talento

Vou levar a experiência de certificação a qualquer dia. O experiente gerente de projeto esteve lá e fez isso. O gerente experiente também é mais adepto, desde o primeiro dia, de assumir o projeto, envolver o cliente do projeto e liderar a equipe enquanto toma decisões difíceis para o projeto. A certificação é ótima, mas nunca acredito que deva ser o único e único critério de contratação.

Da mesma forma, alguns novos gerentes de projeto também são uma boa idéia. Eles economizarão algum custo. Eles também podem ser orientados pelos PMs experientes da organização, à medida que o PMO está amadurecendo.

Resumo e Pedido de Entrada

E os nossos leitores? Quais são suas experiências com os PMOs em que você trabalhou? Você acha que essa lista combina bem com os melhores PMOs que você já viu ou tem mais a acrescentar ou talvez uma lista diferente de ingredientes próprios? Compartilhe e discuta nos comentários.

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