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Construindo um Business Case para seu projeto

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Documentos de bola de negócios

Para que as partes interessadas ou a gerência aprove o seu projeto, você precisará criar um caso de negócios para demonstrar por que o projeto é necessário e quais serão os benefícios do projeto quando terminar. As razões e os benefícios do seu projeto podem parecer perfeitamente óbvios para você e outras pessoas que estão intimamente envolvidas com ele, mas para as partes interessadas e outros tomadores de decisão pode não ser tão óbvio. Muitas vezes, eles estão lidando com uma infinidade de diferentes unidades de negócios, objetivos e tarefas que precisam ser realizadas. Um business case bem preparado pode ajudar o seu projeto a se destacar no campo lotado de tudo o que está acontecendo na empresa e pode ser apenas a chave para obter aprovação e finanças para o seu projeto. Aqui estão as etapas básicas para criar o caso de negócios.

Etapa 1: o “como está”

O primeiro passo é documentar o “como está”. Se você não entende onde esteve (ou onde está atualmente), como pode demonstrar para onde o projeto levará você ou a empresa? Isso se aplica tanto ao desenvolvimento de software quanto à organização comercial ou a qualquer outro setor no qual os projetos são executados. Documentar o “como está” deve envolver uma avaliação cuidadosa do modelo de negócios atual e das tarefas concluídas pelas pessoas diretamente envolvidas nos processos. Pode ser necessário entrevistar determinados especialistas no assunto ou seguir um dia na vida dos trabalhadores que estão na linha de frente da empresa para documentar o “como está”. Mais importante, todas as suposições devem ser contestadas e pesquisadas para que não haja surpresas no caminho quando o projeto começar a mudar o “como está” para algo novo e melhor.

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Etapa 2: O “Ser”

Depois de saber onde você está ou onde esteve, é hora de documentar o “ser”. Esta é sua hora de brilhar, mostrando o que o projeto fará pelos negócios. Pode ser um sistema de software melhor ou um novo fluxo de processos de negócios. Como alternativa, pode estar reestruturando a organização do escritório para oferecer melhor suporte ao pessoal de vendas. Tudo o que o seu projeto fará para os negócios deve ser documentado com o mesmo cuidado com que o “como está” foi documentado. Novamente, desafie todas as premissas e trabalhe para avaliar cuidadosamente tudo o que o projeto vai realizar. A documentação final do “ser” se torna a declaração de escopo inicial do projeto.

Etapa 3: Indo do “como está” para o “ser”

Agora que você tem uma imagem do “como está” e uma imagem do “ser”, é hora de documentar as etapas que o levarão do ponto inicial ao final do projeto. Isso não precisa ser um cronograma detalhado do projeto ou uma lista de tarefas, mas deve fornecer uma visão geral de alto nível de como a equipe do projeto levará os negócios de um ponto para o outro. Essa visão geral deve incluir os recursos e o tempo envolvidos no projeto. Este roteiro mostrará aos tomadores de decisão e às partes interessadas como eles podem ajudar a transformar a idéia em realidade e tirar o projeto do chão.

Etapa 4: O retorno do investimento

A última parte do caso de negócios é mostrar o retorno do investimento. Esta é uma peça vital para as partes interessadas envolvidas e para a gerência da organização. Responda à pergunta de como esse projeto ajudará os negócios. Se a organização estiver disposta a fornecer tempo e recursos para executar o projeto, o que eles obterão com isso? Isso pode ser algo como maior produtividade para a equipe do escritório ou processamento mais rápido de documentos no escritório. Se o retorno do investimento puder ser quantificado em dólares na forma de economia ou retorno, será uma grande ajuda na construção do seu caso de negócios; é difícil argumentar com números concretos. Obviamente, todas as suposições sobre o retorno do investimento serão desafiadas de perto; portanto, faça sua lição de casa com muito cuidado ao criar seu caso de negócios.

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