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Compreendendo os diferentes tipos de risco do projeto

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Todo projeto traz risco, não importa o quanto você tente evitá-lo. Mas o risco não precisa levar ao fracasso. Com alguma previsão e planejamento, você pode controlar o risco do projeto antes que ele atrapalhe seu sucesso.

Vamos dar uma olhada nos diferentes tipos de risco de projeto para observar e percorrer as etapas simples que você pode seguir para identificar, monitorar e gerenciar riscos em seus projetos.

O que é risco no gerenciamento de projetos?

No gerenciamento de projetos, o risco se refere a um evento ou situação que tem o potencial de impactar um projeto, se ocorrer.

Embora seja fácil presumir que todos os riscos são ruins, esses impactos podem ter um efeito positivo ou negativo no projeto. É menos sobre o resultado e mais sobre a incerteza dos fatores que podem fazer com que seu plano mude, para melhor ou para pior.

Diferentes tipos de risco de projeto

Existem muitos tipos diferentes de risco no gerenciamento de projetos. Então, como você sabe o que procurar?

Vamos começar definindo as 2 categorias mais amplas de risco do projeto: interno vs. externo.

  • Riscos internos existem em sua organização e são mais fáceis para você e sua equipe mitigar e gerenciar.
  • Riscos externos acontecem fora da sua organização e normalmente estão além do seu controle como gerente de equipe ou projeto.

Quais são os tipos mais comuns de risco de projeto?

Depois de ter alguns projetos sob controle, você começará a notar que alguns riscos do projeto aparecem mais do que outros.

Aqui estão 3 tipos comuns de risco que você deve observar em qualquer projeto que você gerencia:

  • Risco de custo é qualquer coisa que afete sua capacidade de seguir o orçamento do projeto, seja o resultado do aumento do escopo ou de estimativas de projeto excessivamente otimistas.
  • Risco de cronograma refere-se a qualquer fator que comprometa o prazo do projeto. Isso pode incluir solicitações de recurso pop-up, um membro da equipe que está doente por um longo período ou atrasos inesperados na entrega de suprimentos.
  • Risco de desempenho impacta as metas e resultados do projeto. Isso pode resultar da falta de apoio das partes interessadas, de uma equipe sobrecarregada ou de expectativas de projeto desalinhadas.
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Outros tipos de risco que podem impactar seus projetos

Claro, esses não são os únicos riscos do projeto que existem. Dependendo do tipo de projeto que você está gerenciando, também pode ser necessário monitorar estas categorias de risco adicionais:

  • Risco operacional do projeto refere-se a qualquer coisa que interrompa a produção ou impeça a entrega de um projeto. Esses são os problemas do projeto criados por sua equipe ou partes interessadas que tendem a impactar os orçamentos e cronogramas do projeto.
  • Risco de governança afeta a liderança, a tomada de decisões ou as estruturas usadas para executar um projeto ou negócio.
  • Risco de projeto estratégico afeta sua capacidade de atingir as metas do projeto ou da organização em curto ou longo prazo.
  • Risco de mercado afeta sua capacidade de financiar um projeto, competir no mercado ou ter um bom retorno do investimento.
  • Risco legal envolve diretrizes ou consequências legais, contratuais ou regulatórias às quais seu projeto ou organização está sujeito.
  • Riscos externos incluem grandes eventos que são difíceis de prever ou prevenir, como desastres naturais, pandemias globais, greves trabalhistas ou crimes.

5 dicas de gerenciamento de risco para seus projetos

Falar sobre todos os possíveis riscos que podem impactar seus projetos pode ser assustador. Portanto, vamos prosseguir para algumas etapas fáceis que você pode seguir para manter o risco sob controle.

Você pode não conseguir eliminar todos os riscos do projeto. Mas essas dicas e ferramentas podem ajudá-lo a identificar e gerenciar riscos com muito mais confiança.

1. Crie alinhamento em torno do escopo e dos requisitos do projeto

Quando todos têm ideias ou expectativas diferentes sobre o que precisa ser entregue, isso pode colocar em risco os prazos, orçamentos e metas do projeto. É por isso que trabalhar com sua equipe e partes interessadas para definir o escopo e os requisitos do projeto sempre vale seu tempo.

É muito mais fácil defender as decisões e manter o escopo sob controle quando você documenta – e concorda – as entregas do projeto antes do início do trabalho.

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2. Realizar uma avaliação de risco

Uma avaliação de risco é uma ferramenta simples que você pode usar para identificar e medir os riscos do projeto para que possa criar um plano proativo de mitigação. Funciona assim:

  • Liste todos os possíveis riscos que seu projeto pode enfrentar.
  • Priorize cada risco com base em sua gravidade e probabilidade.
  • Descreva as ações que o ajudarão a gerenciar ou reduzir cada risco.

Saber quais riscos devem ser observados e como você os enfrentará pode ajudar muito a aliviar a ansiedade de todos os envolvidos no projeto.

3. Documentar e monitorar seu plano de projeto

Um plano de projeto serve como a fonte central da verdade para seu projeto, então não há dúvidas sobre o que está acontecendo, quando e quem é o responsável. Também torna mais fácil identificar problemas com antecedência e tomar decisões sábias sobre mudanças.

Veja como usar seu plano de projeto para se antecipar aos riscos no TeamGantt:

Identifique as tarefas que estão atrasadas ou acima do orçamento

O que você não sabe pode voltar para mordê-lo quando se trata de risco do projeto. É por isso que é importante monitorar cronogramas e orçamentos conforme o trabalho avança para garantir que tudo esteja no caminho certo. Aqui estão 2 maneiras fáceis de fazer isso no TeamGantt:

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  • Verifique o seu relatório de saúde do projeto. Ele divide as tarefas em três categorias principais de status – pontual, atrasado ou atrasado – para que você possa intervir antecipadamente e evitar que atrasos atrapalhem todo o seu projeto.
verificar o status da tarefa no relatório de integridade do projeto TeamGantt
  • Compare o progresso com as projeções. Se você estiver no plano avançado do TeamGantt com estimativas de hora em hora e controle de tempo, deverá ver uma linha fina listrada no centro de cada barra de tarefas. Se a linha listrada estiver vermelha, as horas rastreadas nessa tarefa já excederam o orçamento. Se a linha listrada for mais longa do que o progresso indicado, as horas rastreadas estão ultrapassando o progresso, colocando o orçamento e o cronograma em risco.
compare o progresso da tarefa com as projeções de hora em hora

Suss out agendamento e conflitos de recursos

Você confia em muitas pessoas para tornar seu projeto um sucesso. Mas sobrecarregar sua equipe com muitas tarefas pode prejudicar a produtividade. Essas etapas simples podem ajudá-lo a manter as pessoas ocupadas sem queimá-las.

  • Veja como as tarefas se acumulam nos projetos ao longo do tempo. Abra todos os seus projetos ativos em um único gráfico de gantt e, em seguida, mude para Calendário para ver onde as coisas ficam complicadas para sua equipe. Você pode ajustar sua linha do tempo e / ou atribuições de equipe conforme necessário a partir daqui para evitar colisões críticas.
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veja como as tarefas se acumulam nos projetos na visualização do Calendário
  • Verifique as cargas de trabalho sempre que você planeja evitar sobrecarregar sua equipe. Você pode visualizar a disponibilidade pelo número de tarefas ou horas atribuídas em todos os projetos, sem nunca sair de seu gráfico de gantt. Assista ao vídeo abaixo para ver como funciona a disponibilidade da equipe no TeamGantt.

4. Promova uma comunicação clara e aberta

Uma boa comunicação impede que a confusão e as expectativas incompatíveis enviem seu projeto de lado. Ele também permite que você trate do risco antecipadamente para que tenha mais controle sobre o impacto no seu projeto.

Um plano de comunicação estabelece diretrizes claras sobre como e quando as informações serão compartilhadas em seu projeto. Use-o para definir expectativas para atualizações de projetos, reuniões e ferramentas de colaboração e otimizar a comunicação com sua equipe e partes interessadas.

Não se esqueça de que seu plano de projeto também é uma ferramenta de comunicação. No TeamGantt, você pode colaborar no trabalho e fazer upload de documentos diretamente para o seu plano, além de receber notificações por email ou Slack para não perder atualizações de tarefas importantes.

5. Fornece visibilidade contínua com um relatório de status semanal

Um relatório de status do projeto mantém as partes interessadas atualizadas sobre o progresso e torna o risco um tópico regular das conversas do projeto. Afinal, você não pode consertar o que não reconhece ou não fala.

O rastreamento de riscos em seu relatório de status mostra às partes interessadas que você está de olho nos problemas e permite que trabalhem juntos para encontrar soluções. Dessa forma, você pode ajustar seu plano conforme necessário para gerenciar riscos com eficácia.

Um bom planejamento de projeto facilita o monitoramento de riscos

Quer ser um planejador melhor para gerenciar riscos com mais facilidade? Confira nosso hub de educação Plan Up para recursos gratuitos para ajudá-lo a criar planos de projeto sólidos e obter a adesão de sua equipe e partes interessadas.

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