Meus Projetos

Como você deve fazer isso para obter uma alta taxa de sucesso

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Você sabe que a maioria das organizações tem um 70% taxa de falha do projeto?

Normalmente, considera-se que um orçamento baixo é a principal razão pela qual os projetos máximos falham, mas isso não é sempre verdade. De acordo com um relatório de Gartner, projetos financiados acima de 1 milhão de dólares têm uma taxa de insucesso 50% maior do que aqueles orçados abaixo de US $ 350.000.

Ok, ok, não vamos criar mais suspense. Na verdade, o fracasso do projeto é o resultado de erros cometidos durante a fase de execução do projeto.

Se nos concentrarmos nas lacunas de execução do projeto, estas são as principais:

  • A falta de visão comum
  • Cronogramas irrealistas
  • Membros desengajados do projeto
  • Governança corporativa ineficaz
  • Liderança de projeto pouco inspiradora

Dito isso, é hora de discutir o que é a execução do projeto e quais dicas você deve seguir para evitar o fracasso do projeto. Vamos começar agora:

O que é execução de projeto?

O gerenciamento de projetos tem quatro fases que incluem Iniciação, Planejamento, Execução, e Fecho. Destes, a fase de execução do projeto é a fase mais crucial e mais longa em que você coloca seu plano em ação e se esforça para cumprir os resultados esperados.

Durante a fase de execução do gerenciamento de projetos, você controla vários processos. Tal como:

  • Gerenciamento de tempo
  • Gestão de Custos
  • Gestão da Qualidade
  • Mudar a gestão
  • Gerenciamento de riscos

Quando você mantém todos esses processos sob controle e implementa seu plano de execução de projeto de maneira adequada, você desfruta de alguns benefícios surpreendentes. Tal como:

  • Melhor controle de orçamento
  • Melhor relacionamento com o cliente
  • Membros engajados do projeto

Agora que cobrimos o básico, vamos discutir – 5 dicas que você deve seguir durante o processo de execução do projeto para obter os benefícios mencionados.

5 dicas estratégicas para melhorar a execução do projeto

1. Defina marcos

Se você realmente deseja colher os benefícios de sua estratégia de execução do projeto, é fundamental definir os marcos de maneira adequada.

Quando você define as tarefas mais importantes como marcos, basicamente divide seu projeto em estágios. Fornece clareza sobre quantas atividades do projeto você deseja concluir em um determinado período de tempo.

Outro benefício é que sua equipe ganha confiança ao realizar uma etapa, o que, por sua vez, os ajuda a ter um melhor desempenho na fase restante do projeto.

Veja como você deve definir os marcos do projeto:

  • Discuta as expectativas adequadamente: Antes de passar para a fase de planejamento do projeto, entre em contato com os clientes e discuta quais são as suas expectativas. Isso lhe dará clareza sobre as tarefas que devem ser definidas como marcos
  • Lembre-se da frequência: Não defina cada tarefa como um marco porque isso não incentivaria sua equipe a se esforçar para realizá-los
  • Concentre-se no seu tempo: Certifique-se de não colocar marcos próximos uns dos outros, pois sua equipe pode não dar a mesma atenção e deixar pontas soltas durante a fase de execução do projeto, conseqüentemente

2. Seja sério sobre o gerenciamento de mudanças

Fonte: Smartsheet

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O gerenciamento de mudanças é uma parte crucial do gerenciamento de projetos porque, se as partes interessadas não estiverem satisfeitas com as entregas, elas compartilharão suas entradas para que você possa entregar os resultados esperados.

No entanto, os gerentes de projeto colocam as solicitações de mudança em banho-maria, o que, como consequência, afeta a estratégia de execução do projeto posteriormente.

Como?

Bem, manter as atividades do projeto atual é uma boa opção para manter o fluxo de trabalho, mas você deve ter certeza de que não há dependência entre essas atividades e as solicitações de mudança. Caso contrário, você pode ter que retrabalhar, e isso não é bom no que diz respeito à utilização de recursos e execução do projeto.

O fato de cair o queixo é 80% das empresas relatam que retrabalham pelo menos metade de seu tempo.

Portanto, se você realmente deseja se destacar durante a fase de execução do projeto, leve o gerenciamento de mudanças a sério. Aqui estão algumas dicas que você deve ter em mente:

  • Sempre discuta as expectativas de todas as partes interessadas minuciosamente para que as entregas desejadas possam ser alcançadas durante a fase de execução do projeto
  • Priorize as solicitações de mudança de acordo com sua criticidade. Além disso, explique o motivo por trás das alterações recebidas, para que sua equipe execute as tarefas com mais precisão.
  • Crie um manual do funcionário usando um aplicativo de base de conhecimento confiável para que sua equipe de projeto siga todas as regras básicas durante o processo de execução. Isso evitará erros e reduzirá as chances de receber solicitações de mudança

Leia também: Gerenciamento de mudanças em gerenciamento de projetos – um guia definitivo

3. Convocar uma reunião de equipe quando for realmente necessárioreuniões cara a cara

‘Como você reagiria se disséssemos que você deveria reduzir a frequência das reuniões de equipe?’

  • Bombardeie-nos com perguntas no comentário box?
  • Fique curioso porque dissemos isso ??

Deixe-nos surpreendê-lo com um relatório isso diz As empresas da Fortune 50 perdem mais de $ 75 milhões por ano devido a reuniões de equipe ruins.

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Outro estudo achar algo 91% dos funcionários sonham acordados durante as reuniões regulares, enquanto 39% simplesmente cochilam.

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Obviamente, não estamos tentando transmitir a mensagem de que você deve parar de conduzir reuniões de equipe, mas é importante entender que encontros não planejados costumam quebrar o ímpeto do processo de execução do projeto e também resultar em perda de tempo.

Veja como você deve conduzir uma reunião de equipe:

  • Anote todas as informações menores relacionadas ao projeto e explique-as à sua equipe de uma vez, para reduzir a frequência de encontros desnecessários
  • Lembre-se do tempo de término, pois se as reuniões forem desnecessariamente prolongadas, a eficácia da discussão diminuirá. Portanto, seja direto ao ponto e também certifique-se de que todos os membros da equipe não saiam do assunto, pois essa é a chave para uma discussão saudável
  • Conduza reuniões stand-up se precisar chamar sua equipe para uma breve discussão. Isso manteria todos os participantes engajados e obteria informações valiosas rapidamente.

4. Implante um aplicativo de gerenciamento de projeto confiável

software de gerenciamento de projeto

A implantação de uma ferramenta confiável de gerenciamento de projetos (PM Tool) tornou-se a necessidade do momento para as empresas que lutam para melhorar a taxa de sucesso de seus projetos. O motivo de ser uma ferramenta de PM repleta de recursos o ajuda a executar sua estratégia de execução de projeto de forma adequada para que você possa colher os benefícios desejados.

Você ficaria surpreso em saber que o número de organizações que dependem de planilhas para gerenciar seus projetos caiu de 74% para 67% entre 2017 e 2018.

Uma queda e tanto, hein?

Na verdade, a taxa de adoção de software de PM está aumentando, já que as empresas entenderam que podem evitar a perda de projetos investindo nas ferramentas certas.

Aqui estão algumas razões pelas quais você deve investir em um aplicativo de gerenciamento de projetos confiável

Os membros do seu projeto podem colaborar facilmente quando todas as pequenas informações, desde a porcentagem do trabalho concluído até as tarefas atrasadas até a data de entrega do projeto, estiverem disponíveis.

  • Acompanhamento preciso do projeto

Geralmente, os gerentes de projeto cometem erros relacionados à execução quando tentam trabalhar em vários projetos simultaneamente, ou os prazos de dois ou mais projetos são muito próximos um do outro. Mas, com uma ferramenta de PM confiável, eles podem facilmente acompanhar o andamento de vários projetos e tomar as medidas necessárias para a execução adequada dos planos.

Sempre acreditamos que você poderia executar seus projetos de maneira adequada se os membros de sua equipe comunicarem informações cruciais no momento certo. Você pode tornar as comunicações internas contínuas escolhendo uma ferramenta de PM que ofereça suporte a várias opções de exibição, como gráfico de Gantt, quadro Kanban e assim por diante.

Isso daria à sua equipe clareza quanto ao andamento da tarefa atual, o que, por sua vez, os encorajaria a transmitir informações cruciais de maneira adequada.

Esses são alguns dos principais benefícios de investir em um aplicativo de gerenciamento de projeto rico em recursos. Você pode querer dar uma chance ao ProProfs Project, pois oferece uma experiência de usuário envolvente graças à sua interface de usuário amigável e recursos que chamam a atenção. Confira este vídeo para melhor compreensão 🙂

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5. Fique de olho nas métricas de desempenho

Durante a fase de desenvolvimento do projeto, você pode encontrar algumas complicações inesperadas que não apenas interrompem o ímpeto, mas também o fazem duvidar do plano do projeto. Muitas vezes resulta em prazos perdidos e representa você como um mau gerente de projeto.

Portanto, é crucial para você identificar e corrigir problemas relacionados ao desempenho nos estágios iniciais. A melhor maneira de fazer isso é ficar de olho nas métricas relacionadas. Tal como:

  • Utilização de recursos: Mostra quanto tempo os membros da equipe estão gastando em um projeto. Essa métrica ajuda a analisar atividades faturáveis ​​e não faturáveis.
Taxa de utilização = (horas trabalhadas) / (total de horas disponíveis)
  • Valor planejado: É uma ótima métrica para avaliar o desempenho do seu projeto. É o custo estimado das atividades planejadas do projeto.
Valor planejado = (porcentagem planejada de tarefas que ainda não foram realizadas) x (orçamento do projeto)
  • Valor ganho: Mostra quanto valor você ganhou com o dinheiro investido em um projeto.
Valor agregado = (porcentagem real do trabalho que você concluiu) x (orçamento do projeto)
  • Índice de desempenho do cronograma (SPI): Isso mostra claramente se você está adiantado ou atrasado em relação ao cronograma do projeto.
Índice de desempenho do cronograma = (valor agregado) / (valor planejado)


Se o SPI for maior que 1, significa que seu projeto está adiantado ou vice-versa. No entanto, se o SPI for igual a 1, isso significa que seu projeto está progredindo exatamente de acordo com sua programação.

Achou essas métricas perspicazes e deseja saber mais? Confira este blog: Métricas de gerenciamento de projetos que todo gerente precisa monitorar

Pronto para tornar seus projetos bem-sucedidos agora?

A execução do projeto nunca foi uma tarefa fácil porque um erro pode tirar seu projeto dos trilhos. Além disso, se você consegue garantir resultados de qualidade nos prazos indicados, os clientes passam a ter expectativas maiores de você, o que indiretamente coloca mais pressão no trabalho em novos projetos.

A única maneira de lidar com essas expectativas em constante evolução é sempre estar no topo do seu jogo.

Parece difícil?

Não se preocupe, você pode vencer metade da batalha simplesmente aderindo ao básico. Compartilhamos algumas dicas eficazes que o ajudariam a executar seus projetos de maneira eficaz.

É altamente recomendável incorporar um aplicativo de gerenciamento de projeto repleto de recursos. Isso facilitaria o rastreamento do projeto, o gerenciamento da equipe, a geração de relatórios, as comunicações internas e muito mais.

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