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Como usar recursos visuais para gerenciar projetos, equipes e finanças em um só lugar

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Fomos muito além da era em que os projetos eram apenas números em uma planilha.

Ao longo dos anos, foram realizados estudos para entender melhor como nós humanos trabalhamos e quais processos precisam ser aprimorados para nos tornar mais produtivos. Todos os resultados nos levaram a entender que, por natureza, somos seres altamente visuais, não meros “turcos mecânicos”.

Os seres humanos podem processar imagens completas em apenas 13 milissegundos. Isso prova que somos por natureza aprendizes visuais. Ainda mais, isso teve efeitos tremendos na maneira como trabalhamos. Foi comprovado que o emparelhamento de texto com imagens nos ajuda a lembrar até 65% das informações mesmo três dias depois.

Mas, como isso tudo se vincula ao gerenciamento de projetos? 🤔

O que é gerenciamento visual de projetos?

O gerenciamento visual de projetos refere-se à abordagem na qual você conta com recursos visuais para planejar projetos, monitorar o progresso e analisar o trabalho.

Francamente, essa talvez seja a maneira mais conveniente para gerentes como você obterem uma visão completa de seus projetos, carga de trabalho da equipe e suas próprias funções.

Além da visualização de dados, o gerenciamento visual de projetos leva o trabalho, a equipe e o gerenciamento de tarefas a outro nível por meio de aplicativos e métodos altamente visuais.

Você não está mais olhando apenas para um gráfico, infográfico ou linha do tempo. Mas trabalhe com essas informações, monitore-as e mantenha um registro de alterações de todos os ajustes. Tudo em tempo real e com vários colaboradores entrando para ajudar. Como você faria com tabelas acionáveis, calendários e outras estruturas baseadas em imagem.

Nós não aprendemos apenas visualmente. Também nos comunicamos com a ajuda de símbolos e imagens. Usamos gestos intencionais das mãos quando nossas palavras não são suficientes, adicionamos emojis às nossas conversas quando sentimos vontade de ampliar nossas frases [or just don’t know what to say 🤭], e estamos criando discussões completas com base em gifs.

Isso é só por diversão. A verdade é que usamos muito imagens e símbolos para economizar tempo ou preencher as lacunas ao perder as palavras certas.

Juntando tudo isso, as informações escritas são acionáveis ​​por meio de gráficos de Gantt, quadros Kanban, painéis e outras representações visuais no gerenciamento de projetos.

O gerenciamento visual de projetos se aplica a todas as áreas e elementos envolvidos em um projeto. Mesmo no nível da empresa. De projetos e equipes a funcionários, tarefas, relatórios e finanças individuais.

Introdução ao gerenciamento de seus primeiros projetos

Com o gerenciamento de projetos, você está prestando atenção extra em como suas metas de negócios se alinham com o trabalho que entra em um projeto, com os membros da equipe, os recursos necessários e os orçamentos.

O Paymo, um software de gerenciamento de trabalho para equipes pequenas e médias, ajuda a obter dados precisos sobre todos os assuntos do projeto e manter as análises sempre à vista. Tudo isso sem ter nenhuma informação distorcida.

Para começar, você precisará de uma visão completa de tudo o que é responsável. Paymo’s Casa O módulo reúne tarefas de todos os projetos para você (Minhas tarefas) ou toda a equipe (Tarefas da equipe) para manter as operações sob controle e se concentrar apenas nas atividades mais urgentes.

Paymo-Home-board

Dependendo de como você deseja visualizar suas tarefas, existem três visualizações de tarefas diferentes.

Exibição de lista

Semelhante a uma lista de tarefas, essa visualização fornece uma rápida olhada nos detalhes mais importantes da tarefa, como descrição, usuários atribuídos, status e prioridades, para que você possa agir imediatamente, com todas as orientações necessárias.

visual-List-View

Vista de mesa

Permite exibir ou ocultar determinados detalhes da tarefa como colunas, para maior visibilidade. Estes podem ser editados posteriormente em linha, por conveniência, em vez de precisar inserir cada um para preencher seus detalhes.

Visual-Table-View

A exibição de tabela é mais adequada para gerentes de projeto ou líderes de equipe que desejam ver em um gráfico visual de burndown quanto tempo sua equipe gastou em todas as tarefas do orçamento da tarefa.

Cada lista de tarefas resume o total estimado de horas e preço no final. Caso você execute clientes de retenção, renomeie uma lista de tarefas com o mês desejado em mente, por exemplo, março de 2020.

Kanban board

Essa é minha opinião de escolha, já que é definitivamente a mais visual delas. Basicamente, você pode visualizar as atividades em um quadro com colunas (fases) e movê-las através de uma ação de arrastar e soltar para outra coluna à medida que avançam no projeto.

visual-Kanban-View

O método Kanban não é apenas útil para sua equipe que provavelmente gosta de usá-lo, pois economiza muito tempo. Em geral, é útil para gerentes que desejam ignorar o trabalho e identificar possíveis gargalos antes do tempo.

Esses tipos de ferramentas visuais de gerenciamento de projetos também são convenientes para reduzir o número de e-mails enviados e enviados entre os membros da sua equipe. Como todos na sua área de trabalho podem ver o progresso do projeto em suas várias fases.

Gerenciamento de projetos através do software visual de gerenciamento de projetos

Se você não precisa colocar as mãos em todos os baldes, comece vendo como todos os projetos se comparam e se existem sinais de alerta aos quais você deve prestar atenção.

Paymo’s Visualização de tabela dos projetos fornece uma perspectiva sobre a saúde geral de cada projeto em termos de tempo gasto com o orçamento total por hora. Assim como a visualização da tabela de um projeto individual, ele processa todos os detalhes do projeto, como o número de tarefas concluídas, horas contratadas ou AR não faturado como colunas para serem exibidas ou ocultadas.

Visual-Table-View

“Mas eu tenho 100 projetos.”

Os filtros permitem que você seja mais granular quando a situação solicitar.

Deseja ver apenas os projetos e seu status para um cliente específico? Basta adicionar um filtro por cliente e selecionar o desejado. Depois clique no Exportar como botão para baixar.

Ou use filtros combinados mais fortes, como os projetos de um cliente nos quais sua equipe trabalhou por mais de 40 horas.

Se você tiver dois ou mais projetos longos que se estendem pelo mesmo período ou por um período semelhante, pode ser mais difícil trabalhar mais para uma equipe pequena que está envolvida em outras tarefas.

o Gráfico de Gantt do portfólio atua como uma maneira melhor de manter um pipeline de projeto saudável, ajudando você a decidir se deve assumir mais projetos ou se mantém com os atuais.

Portfolio-Gantt

Essa visualização do projeto também exibe o tempo gasto para cada projeto ou cliente para ver quem, teoricamente, gera mais dinheiro. Com base nessas informações, você pode adaptar agendas e ver onde pode se encaixar em mais trabalho.

Passando para o nível do projeto individual, o Visão Geral do Projeto indica a saúde do seu projeto através de vários widgets. o Tempo de trabalho O widget informa quanto tempo foi trabalhado com o orçamento total do projeto, por meio de um gráfico ou números de burndown. Enquanto isso, o Tarefa concluída O widget simplesmente mostra o número de tarefas concluídas do total, além de todas as tarefas abertas ou vencidas.

Visão geral do projeto-Paymo

Para uma visão completa do preço do projeto, analise o AR não faturado entender o valor das tarefas ainda não faturadas, bem como quaisquer despesas associadas ao projeto. Você também obtém uma versão mais clara do quadro de horários, na qual pode alternar entre meses para ver quanto tempo acompanhou neste projeto. Milestones, por outro lado, lembre-se dos próximos eventos que devem acontecer para tornar o projeto realidade.

Manipulando Trabalho do Cliente

Assim como você está dando uma olhada em seus projetos e trabalhos, também pode acompanhar as demandas e a comunicação dos clientes através de métodos altamente visuais. Esse tipo de sistema visual de gerenciamento de clientes economiza muitas horas no trabalho do administrador e ajuda a ver quem são seus principais clientes.

Paymo’s Clientes O módulo também é tabular e pode ser filtrado e exportado. o Visão geral do cliente age mais ou menos como um painel de clientes, informando sobre a quantia que eles lhe devem ou ainda não foram cobrados, juntamente com o tempo gasto em todo o projeto.

Visão Geral do Cliente

o Faturado x Recebido o widget pode ser usado novamente pelos gerentes para concluir se você está no caminho da lucratividade ou se seus clientes estão ficando para trás dos pagamentos. Isso ajuda a decidir quem são seus principais clientes, se você pode continuar trabalhando com eles ou se precisa cobrar mais pelo seu trabalho.

Gerenciando e trabalhando com tarefas

Agora que você tem uma perspectiva clara sobre seu projeto e clientes, é hora de começar o trabalho real e se concentrar na organização, priorização e execução de tarefas em mãos.

O que esses métodos visuais trazem para o gerenciamento de tarefas é a flexibilidade e o alinhamento estratégico com seus objetivos, além de garantir que sua equipe trabalhe da maneira que se sentir mais confortável.

Quanto às visualizações de tarefas do Paymo, você tem as seguintes opções, já mencionadas antes:

  • Exibição de lista
  • Vista de mesa
  • Kanban board

Desta vez, você também pode explorar o poder individual dos gráficos de Gantt em um nível de tarefa. Existem três usos principais para esta visualização:

  1. Planejar e agendar seus projetos tarefa por tarefa
  2. Acompanhe as durações das tarefas e ajuste seu comprimento de acordo
  3. Visualize como as tarefas se relacionam entre si e com outros marcos futuros por meio de dependências

visual-Gantt-Chart

Parece complicado? 😬

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Criar um gráfico de Gantt do zero não é tão fácil quanto parece, a menos que você esteja usando uma ferramenta projetada para isso. Por isso, reunimos um breve mas detalhado detalhe sobre tudo o que você precisa saber antes de começar a usar esse método.

READ  5 coisas a procurar em sua próxima ferramenta de gerenciamento de projetos

Com exceção de todas as dependências e restrições de tarefas, algumas equipes se perdem sem uma, pois apenas lutam para manter horários claros e entregar o trabalho dentro do prazo.

Gerenciamento de equipe

O que ainda não sabemos é quem desses usuários designados deve trabalhar por quantas horas na estimativa, durante o período definido.

É aí que o Team Scheduler tarefas. Os usuários atribuídos e as datas de início e término são exibidas automaticamente como reservas fantasmas em uma linha do tempo. Estas são sugestões em nome do sistema para economizar um tempo precioso na hora de agendar sua equipe. O que resta é clicar nelas e especificar quantas horas um usuário deve trabalhar a partir da estimativa da tarefa, dentro do período escolhido.

Agendamento-recurso-visual

Para gerenciamento visual de projetos, o Programação da equipe O módulo exibe a disponibilidade de seu funcionário, incluindo quem está contratado em excesso e quem pode receber mais trabalho.

Em última análise, os gerentes de projeto podem ver se existem ou não tipos de conflitos de recursos ou se precisam reajustá-los adequadamente.

Nem todos os membros da equipe têm os mesmos resultados e alguns não conseguem lidar com vários projetos ao mesmo tempo. Gradualmente, você poderá desenvolver padrões e entender melhor quantos projetos cada membro da sua equipe pode enfrentar por vez.

Criar um plano de recursos é um processo mais complexo que requer que você execute 6 etapas principais. Confira nosso guia para agendar sua equipe para todas as particularidades.

Como essa ferramenta funciona de maneira semelhante a um planejador de eventos visual, você também pode usá-lo como um substituto para uma ferramenta de RH para marcar férias e OOO dias na mesma linha do tempo das agendas de tarefas. Basta escolher um período e deixar o tipo para facilitar o reconhecimento. Isso também ajudará a evitar gargalos, mostrando exatamente em quais membros da equipe você pode confiar durante um determinado período de tempo.

Você também pode reservar dias de férias no nível da empresa. Para dias não úteis como férias ou feriados que toda a empresa precisa tirar, vá para o seu Configurações da empresa → Configurações de H.R. → Deixe dias.

Você poderá adicionar dias de férias no nível do usuário que já definiu no Agendador de recursos a partir de Visão geral do usuário → Deixe o Planejador.

Toda ferramenta que se enquadra na categoria de gerenciamento de recursos visuais dará clareza ao seu projeto e equipe. Seus gerentes poderão identificar rapidamente problemas, ver onde eles precisam realocar o trabalho e se há alguma tarefa ou pessoa ficando para trás.

Acompanhar como os usuários passam seu tempo no trabalho

O tempo de monitoramento pode ajudá-lo a definir melhores estimativas de tempo, planejar o cronograma do projeto com precisão e impedir a reserva excessiva de seus colegas de equipe.

Acima de tudo, se você procura transparência, é necessário um sistema visual de gerenciamento de projetos com funcionalidades de controle de tempo. Essa plataforma oferece aos seus gerentes insights fortes sobre o progresso da equipe, além de permitir que os membros da equipe vejam no que seus colegas estão trabalhando.

Isso não é apenas motivacional, mas também uma grande ajuda para qualquer pessoa na empresa. Não sei sobre você, mas eu sempre quero ver no que meus colegas de equipe estão trabalhando, para poder priorizar meu próprio trabalho com base em quando eles poderão revisá-lo ou cuidar de uma subtarefa relacionada a um dos meus deveres.

No Paymo, você pode adicionar entradas de horário em massa ou usando o timer da web no aplicativo:

Paymo-Tracking

Se você preferir trabalhar fora do navegador, use o widget da área de trabalho para adicionar tempo em massa ou em intervalos, obter um gráfico visual detalhado das entradas de tempo e registrar o tempo ocioso que você poderá descartar posteriormente. Os designers também podem usar a integração do Adobe CC junto com os aplicativos da Adobe que usam com frequência, como Premiere, Photoshop ou Illustrator. Não há detecção de tempo ocioso com este widget. Se você estiver em movimento, opte pelos aplicativos móveis disponíveis (Android e iOS).

Os registros de tempos são gravados diretamente dentro do Quadros de horários módulo. No nível da equipe, eles aumentam a transparência do trabalho e permitem que todos trabalhem horas iguais. Use-os para ver quantas horas seus membros da equipe passaram em uma tarefa durante um período específico:

Visual-Timesheet

Os quadros de horários oferecem quatro exibições distintas do seu horário registrado: dia, semana, mês e agenda para exibir suas entradas de horário em formato de tabela.

FATO DE RASTREAMENTO DE TEMPO

Gerenciando uma equipe remota e precisa ver o que eles estão fazendo em tempo real? Temporizadores ativos também pode ser usado para exibir quem está trabalhando em uma tarefa específica sempre que inicia o cronômetro.

Use essas entradas do quadro de horários para criar relatórios de horário personalizáveis. Os principais benefícios do uso de relatórios de tempos são:

  1. Internamente – Veja no que sua equipe está trabalhando ou meça o desempenho para verificar se sua equipe está atingindo suas estimativas ou não.
  2. Externamente – Seja pago com precisão pelos seus clientes e forneça uma trilha de trabalho detalhada de seus esforços.
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Relatórios estáticos pode ser usado para compartilhar informações sobre um período de tempo definido, enquanto Relatórios ao vivo atualizar-se automaticamente à medida que trabalha no projeto. Você não precisa enviar atualizações para seus clientes a cada hora, pois eles podem verificá-los para descobrir as últimas alterações.

Além do formato de texto, os relatórios de horas da Paymo também são exportáveis ​​como um gráfico de pizza e gráfico de barras. Uma ressalva: eles exibem informações com base no primeiro parâmetro escolhido sob o Exibir e agrupar por (dentro das configurações do relatório de horas), onde você seleciona o que deve aparecer no relatório de horas e em que ordem.

Relatório de tempo visual

Este gráfico de setores circulares, por exemplo, mostra todo o tempo rastreado em todos os projetos, para que você saiba qual deles exige mais esforços:

visual-Pie-Chart

Claro que também há uma Do utilizador visão geral para seus funcionários, onde você verá claramente o que é esperado deles por toda a duração do dia útil, bem como quando a semana começa. A visão geral pode ajudá-lo a avaliar o desempenho de sua equipe, calcular seus salários e abrir a porta para conversas sobre promoções e tempo de resposta.

Projetos de visão geral do usuário

Os dias de licença legal contratados exibem as folhas pagas em um gráfico de burndown. Seus dias de folga não pagos não contam para isso, mas são registrados no Não remunerado deixe a área. O widget de desempenho mensal mostra quanto tempo um membro da equipe acompanhou a partir dos orçamentos horários das tarefas às quais foram atribuídos, para que você possa avaliar o desempenho deles. Esse widget permite que você passe três meses no passado. Portanto, para análises mais precisas, volte aos relatórios de tempo para ver como a atividade de um usuário evoluiu com o tempo.

Gerenciamento visual de projetos para aspectos financeiros

Sim, todos esses painéis visuais podem economizar muito tempo (benefício) ao passar inúmeras horas reunindo análises incompletas.

A empresa painel de controle detém uma prioridade fundamental no seu fluxo de trabalho, do ponto de vista financeiro, para ver se sua empresa está crescendo ou tendo uma série de clientes mal pagos.

Pronto para apresentar suas estatísticas? Amplie o Finança widget e use o alternador para aumentar o zoom no período em que você está interessado. Esse mesmo widget mostrará quantas faturas foram pagas para garantir que nenhum pagamento seja deixado para trás.

visual-Finance-Widget

o painel de controle também atua como um barômetro de saúde para todo o seu negócio. Outros widgets ajudarão você a extrair informações vitais, como metas atrasadas e vencidas ou tempo cobrável versus não faturável, para verificar se você gasta mais tempo em tarefas administrativas do que em trabalho real. Se o saldo inclinar para o tempo não faturável em projetos internos, você precisará se concentrar na aquisição de clientes por um tempo. Você também receberá os dados do saldo não pago para ver quem ainda não pagou. É realmente um bom substituto para um analista financeiro em equipes pequenas.

Você ainda está enviando essas faturas simples?

Pare agora mesmo e opte por faturas personalizáveis ​​que podem ser adaptadas à sua própria marca através do editor WYSIWYG ou do editor HTML / CSS mais avançado para se destacar da concorrência.

O mesmo para estimativas. Eles podem ser comparados às suas faturas para verificar se tudo está em cheque. Para faturas e estimativas, a visualização em formato de tabela mostra o status de cada uma (rascunho, enviado, faturado, pago, etc.).

Faturas-Tabela-visual

Dessa forma, você não precisa enviar um e-mail ao seu cliente repetidamente para perguntar se ele recebeu ou pagou uma fatura.

Essas dicas visuais ajudam a medir e manter a saúde financeira da sua empresa, pois você pode ver quantas faturas / estimativas foram enviadas e visualizadas. Em troca, você terá alavancagem na negociação de pagamentos ou na aceleração do processo de cobrança.

Quanto às despesas, você pode adicionar uma etiqueta a cada uma delas (almoço, viagem, reunião de clientes etc.) para obter mais esclarecimentos e visualizar quais foram faturadas ou não. Dica rápida aqui: Sempre tire fotos nítidas de seus recibos para anexá-los a uma despesa, para que você nunca precise se perguntar onde os colocou quando seu contador os solicitar.

Onde levar seus esforços visuais de gerenciamento de projetos a seguir?

Se eu consegui ajudá-lo a entender os benefícios dos métodos visuais de gerenciamento de projetos, escolha uma ferramenta visual de gerenciamento de projetos mais adequada ao seu novo fluxo de trabalho e traga sua equipe a bordo. Existem três principais áreas de interesse a serem observadas:

  • Como o trabalho em projetos e tarefas se desenvolve com o tempo
  • Em que sua equipe está trabalhando e quanto tempo está dedicando a cada atividade
  • Manter um relacionamento saudável com o cliente quando se trata de comunicar o status e os assuntos financeiros do projeto

Sinta-se à vontade para compartilhar o artigo com alguém que já o escreveu com tabelas e planilhas chatas e precisa ver o poder do gerenciamento visual de projetos.

Já foi comprovado que as imagens facilitam nossas vidas e funcionam. Como você alterará os fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos para torná-los mais visuais?

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