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Como trabalhar remotamente usando Paymo para gerenciamento de projetos

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Com o surto de coronavírus em todo o mundo, todos nós temos que trabalhar remotamente, alguns pela primeira vez. O que pode ser assustador.

Não, este não é outro post sobre como trabalhar remotamente. Escrevemos de uma maneira antes desta crise.

Mas um sobre como continuar responsavelmente nossas atividades e cuidar de nossa equipe com a ajuda de uma ferramenta de gerenciamento de trabalho como a Paymo.

Aqui estão as armadilhas mais comuns em que você se encontra repentinamente e como lidar com elas, como membro da equipe e gerente de projeto.

PARA MEMBROS DA EQUIPE

1. Não sabe como começar o seu dia

Você saiu do escritório na sexta-feira. Em seguida, avance rapidamente, acordei na segunda-feira, apenas para se sentir sobrecarregado com a quantidade de trabalho que você precisa fazer. Sem hábitos, sem rotina, tudo se foi. No entanto, não entre em pânico, você acabou de ficar temporariamente sem raiz de seus velhos hábitos. É hora de formar novos, fazendo algumas perguntas a si mesmo. Você precisa de um espaço de trabalho pessoal? Ou tem algum horário preferido em que você pode trabalhar em plena capacidade, sem se distrair?

Depois de descobrir, o próximo passo é planejar sua própria agenda.

Acesse o Minhas tarefas área do módulo Página inicial, que reúne todas as tarefas às quais você foi designado, para ver o que está em seu prato hoje e nos próximos dias. Você decide como deseja conduzir seu trabalho; portanto, sinta-se à vontade para agrupar tarefas após a data de vencimento ou a prioridade por um senso de urgência.

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Área Minhas tarefas em Paymo

2. Falta de orientações claras

Dentro de um escritório, todas as emergências ou esclarecimentos ficam a apenas um colega de serem resolvidas. Um gerente de projeto, líder de equipe ou alguém mais experiente do que você provavelmente pode ajudá-lo com o que estiver enfrentando. Mas em um ambiente remoto, é difícil lidar com detalhes confusos. Você pode ignorá-los a princípio e seguir em frente com a tarefa apenas para descobrir a meio caminho que você estava fora dos trilhos – portanto, é necessário recomeçar (também aqui é culpado).

Evite se apressar nas coisas até conhecer todos os requisitos de antemão.

Verifique cada tarefa no Paymo para obter detalhes, como descrição, datas de vencimento, número de horas estimadas e prioridades para obter uma imagem clara do que se espera de você. Passe o mouse sobre uma tarefa, para dar uma rápida olhada nos mais cruciais, ou clique em uma tarefa para detalhes completos da tarefa. Você trabalhará muito mais aliviado e até executará mais tarefas em paralelo do que antes.

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Ícones de tarefas rápidas

3. Superando o status quo

Todos nós estamos acostumados a fazer as coisas de uma certa maneira, portanto, não gostamos quando alguém está tentando nos forçar a “alimentar” uma nova ferramenta. Isso nos tira a liberdade e sufoca nossa produtividade, especialmente se o software tiver uma alta curva de aprendizado com pouco ou nenhum material de ajuda. E nós, criativos, que devemos confiar em certas ferramentas para entregar nosso trabalho?

Felizmente, o Paymo oferece flexibilidade suficiente para lidar com tarefas da maneira que você se sentir mais confortável.

Através visualizações de tarefas, você pode visualizar tarefas como:

  • Lista – para operações diárias
  • Tabela – para monitorar rapidamente os detalhes mais críticos
  • Borda – para seguir os passos que uma tarefa deve seguir
  • Gráfico de Gantt – entender como eles se relacionam através de dependências de tarefas

Cada visualização vem com suas próprias opções de agrupamento e filtragem, para que você possa ser o mais granular possível quando o tempo exigir.

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visualizações de tarefas

Exibições de tarefas no Paymo

Por outro lado, as integrações com ferramentas populares permitem que você continue seu trabalho como costumava, sem perda de dados. Sincronize todas as tarefas atribuídas a si mesmo no seu Google Agenda, transforme mensagens do Slack em comentários ou tarefas detalhadas ou acompanhe o tempo em qualquer produto da Adobe Creative Cloud por conveniência.

complementos

Complementos e integrações em Paymo

4. À deriva

Inevitavelmente, você dependerá do trabalho de alguns colegas antes de avançar no seu. Os desenvolvedores de front-end podem estar aguardando os recursos finais do design, enquanto os designers não podem seguir em frente sem uma estrutura de arame ou cópia adequada dos redatores. Esse tempo ocioso resulta em outras atividades, dificultando a recuperação e o foco na tarefa em questão – 23 minutos e 15 segundos para ser mais exato. Mas isso é apenas metade da história. A razão pela qual você também pode estar à deriva é porque não considera muito o seu tempo.

Torne-se mais consciente de seus esforços através do hábito saudável de controlar o tempo.

O Paymo permite que você acompanhe o tempo manualmente, através do timer da Web ou de uma de nossas ferramentas dedicadas. Como o widget da área de trabalho, que mostra um detalhamento do seu tempo gasto hoje e nos últimos dias, ou o aplicativo móvel para quando você trabalha em movimento ou se encontra em uma reunião com clientes.

Todos os registros de tempo serão instantaneamente gravados dentro do Quadros de horários módulo como cartões de ponto, para que você possa verificar mais tarde. Em uma base diária / semanal / mensal, dependendo da exibição que você escolher.

quadros de horários

Hora em Paymo

Falando deles, o mais notável é Temporizadores ativos. Por quê? Porque, através dele, você pode ver quem está rastreando o tempo para qual tarefa e por quanto tempo, ao mesmo tempo com você. Um pequeno empurrão que pode lhe dar uma perspectiva clara do motivo pelo qual algumas tarefas estão sendo atrasadas. Eles não demoram de propósito, alguém está trabalhando neles enquanto falamos.

temporizadores ativos

Temporizadores ativos Ver no Paymo

5. A comunicação em tempo real é muito estressante

O perigo de trabalhar remotamente é a comunicação em tempo real, permanecendo conectado o tempo todo como forma de ser produtivo. Mesmo que isso resulte no sacrifício da qualidade de nosso próprio trabalho e bem-estar.

NÃO! Os empreendimentos criativos, como codificar, projetar ou escrever, exigem um longo período de trabalho profundo, com poucas ou nenhuma interrupção possível. Em vez disso, mantenha-se conectado quando precisar participar de reuniões ou discutir questões estratégicas que são mais fáceis de lidar em uma chamada do que em um email. Nos demais assuntos, comunique-se de forma assíncrona, sem esperar respostas instantâneas.

Converse com sua equipe sobre as atualizações mais recentes do projeto usando o Paymo.

Graças aos comentários de tarefas atribuídos, você pode manter todos os comentários em contexto e informar apenas as pessoas mais relevantes, sem enviar spam para o resto. Até reaja aos comentários com emojis, para acelerar o processo de aprovação.

As discussões, por outro lado, são ótimas para debater ou debater um tópico que envolve toda a equipe. Você também pode reunir todo o seu conteúdo, pois cada arquivo pertence a um projeto, tarefa ou comentário – para saber exatamente onde encontrá-los.

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Detalhes completos da tarefa no Paymo

Se isso ainda não for suficiente, conte com as notificações personalizáveis ​​por email para alertá-lo sobre os marcos mais importantes do projeto. Ou vá para os mais amplos e no aplicativo para garantir que nenhuma informação vital vaze pelas fendas do seu relógio. Um conselho: defina uma hora específica do dia em que você deseja verificá-las; elas esperam por você no canto superior esquerdo, sob o logotipo Paymo.

notificações no aplicativo

Notificações no aplicativo em Paymo

PARA GERENTES DE PROJETO

1. Falta de visibilidade

Como gerente de projeto, você pode estar acostumado a alguns rituais de escritório: reuniões de pé, revisões de projetos, individuais. Isso permite que você tenha uma noção real dos projetos pelos quais você é responsável, independentemente de haver marcos atrasados ​​ou conflitos de recursos. Em caso de dúvida, você pode até gritar no escritório ou ir até a mesa de um colega para descobrir em que ele está trabalhando.

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Em um ambiente remoto, porém, não há uma imagem clara do que está acontecendo no momento. As tarefas podem levar muito tempo para serem concluídas, os colegas estão cansados, mas você não tem idéia do porquê.

Tenha uma visão panorâmica de tudo o que está acontecendo no seu projeto.

Semelhante à área Minhas Tarefas, Tarefas da equipe reúne todas as tarefas de todos os projetos, apenas desta vez para toda a equipe. Então você sabe desde o início em que eles estão trabalhando. Para obter uma ajuda extra, alterne a exibição de tabela e verifique se você tem o Trabalhou do total coluna marcada. Isso ajuda a ver quanto tempo cada um deles acompanhou a estimativa da tarefa inicial em um gráfico visual de burndown. Se alguém passou, não seja rápido em culpar. Você também pode ser culpado por definir uma estimativa irrealista em primeiro lugar.

visão da tabela de tarefas da equipe

Área de tarefas da equipe em Paymo

2. Transparência nebulosa

Em uma equipe pequena, as transferências são praticamente invisíveis. Todo mundo tem um papel claro, sabe o que é esperado deles e o que fazer para avançar no trabalho. Trabalhando remotamente, porém, o processo que decorreu tão suavemente começa a desmoronar pouco a pouco. Você está enviando e-mails apenas para atualizar seus membros da equipe sobre o status das tarefas, enquanto eles inevitavelmente começam a pisar nos dedos uns dos outros e a reclamar pelas suas costas.

Traga todos na mesma página com fluxos de trabalho transparentes.

No Paymo, um fluxo de trabalho define as etapas lógicas pelas quais uma tarefa deve ser executada. Adicione colunas, renomeie e codifique com cores para refletir melhor seus processos. Em troca, você identificará tarefas que podem potencialmente atrasá-lo desde o início. Sua equipe, por outro lado, pode mover tarefas de uma coluna para outra com um simples arrastar e soltar, enquanto está ciente de como o trabalho também progride.

Para uma visão geral completa de todos os fluxos de trabalho e de seus projetos e tarefas correspondentes, vá para Tarefas da equipe e mude para Diretoria. Na verdade, este é um quadro do Meta Kanban, onde você pode filtrar fluxos de trabalho específicos ou membros da equipe para obter mais detalhes.

tarefas-da-equipe-meta-Kanban

Meta Kanban Board em Paymo

3. Horários pouco claros

De acordo com esta pesquisa do PMI de 2018, 18% dos projetos falham devido à previsão inadequada de recursos. Isso pode causar alguns calafrios na espinha e por boas razões. Supervisionar horários para uma equipe de mais de 10 pessoas é um trabalho difícil, mesmo em um escritório, e muito menos em um ambiente remoto. Principalmente devido à natureza dinâmica dos projetos, à mudança de recursos e às constantes necessidades dos clientes. Aspectos que dificultam identificar a disponibilidade de alguém a qualquer momento.

Saiba quem trabalha em qual tarefa, quando e por quanto tempo usando um calendário de recursos comum.

Paymo’s Team Scheduler exibe toda a disponibilidade e carga de trabalho de sua equipe em uma linha do tempo visual, incluindo quem está contratado em excesso e está pronto para realizar mais trabalhos. Isso permite que você mantenha uma carga de trabalho equilibrada, para que sua equipe possa trabalhar em condições ideais sem se sentir esgotada.

Para economizar seu tempo precioso, as reservas de tarefas são exibidas automaticamente com base nos detalhes da tarefa adicionados anteriormente na forma das chamadas “reservas fantasmas”. O que resta é clicar e convertê-los em uma reserva real, para que a disponibilidade restante de um usuário também seja atualizada. As tarefas não programadas podem ser arrastadas e soltas do Trabalho não programado bandeja por conveniência também.

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bandeja de trabalho não programada

Bandeja de trabalho não programada em Paymo

Seu desenvolvedor estrela está de licença médica? Não se preocupe, gargalos como esse se tornam história graças ao planejador de licenças incorporado. Você pode acompanhar os dias de folga na mesma linha do tempo visual, para saber em quem confiar e redistribuir o trabalho de acordo.

agendador de recursos

Deixe dias dentro do Team Scheduler

4. Desempenho desativado

É difícil avaliar o desempenho de sua equipe ao trabalhar remotamente. Eles realmente estão fazendo as coisas da maneira mais eficiente possível? Eles estão cientes de suas contribuições? Sua equipe, por outro lado, pode se sentir negligenciada pela falta de apoio do seu lado, seja sobre uma tarefa difícil com a qual estão lidando ou seu desenvolvimento profissional. Lenta, mas seguramente, eles se tornarão passivos-agressivos a ponto de relutarem em realizar tarefas.

A confiança pode pavimentar o caminho para um engajamento muito mais suave, então esqueça as capturas de tela e outras verificações inesperadas.

Se você ainda deseja ser discreto, mas não muito intrusivo, o Temporizadores ativos A visualização no módulo Quadros de horários mostra quem está rastreando o tempo e por quanto tempo já.

Para ver como os esforços de sua equipe se somam, vá em frente e crie Relatórios de tempo para um cliente, projeto ou período específico. Você tem mais de 20 parâmetros para escolher, para ser tão granular quanto desejar. Quando terminar, compartilhe-os com sua equipe para conversar sobre o desempenho deles.

relatório de tempo

Cronograma em Paymo

Junto com o Visão geral do usuário, que funciona como um painel para cada membro da equipe, esses dois recursos abrem as portas para sessões de treinamento, discussão sobre retornos e oportunidades de aumento devido ao alto desempenho.

visão geral do usuário

Visão geral do usuário no Paymo

5. Análise incompleta

Com membros dispersos da equipe em todo o mundo, coletar KPIs se torna uma tarefa em si. Isso não quer dizer que seja inútil, você ainda precisa de uma perspectiva clara sobre o que está acontecendo agora com seus projetos, em comparação com o local para onde está indo. Você não deve levar horas para reunir informações de vários pontos de dados. Quem sabe, quando você fizer isso, talvez já esteja desatualizado.

Obtenha análises em tempo real, entregues em formato visual, tanto no nível macro quanto no micro.

No nível macro, você pode comparar como os projetos se saem exportando a lista de projetos em um Visualização de tabela Projetos, com todos os detalhes do projeto visíveis como colunas. Como o tempo rastreado do orçamento total do projeto, status do projeto e AR não faturado – para citar alguns. Você também pode baixá-lo em um CSV. para atualizar seus superiores ou PMO sobre o andamento dos seus projetos em lote.

vista de tabela de projetos

Exibição de tabela de projetos no Paymo

Para analisar o pipeline de seus projetos, exporte a lista de projetos para um Gráfico de Gantt do portfólio. Aqui, você pode visualizar a duração de cada projeto, em paralelo, na mesma linha do tempo. Um visual perfeito para decidir se você deve continuar com os projetos atuais ou assumir novos, porque possui capacidade suficiente

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Gráfico de Gantt do portfólio em Paymo

Descendo em um nível micro, o Visão Geral do Projeto atua como barômetro de saúde para todo o projeto. Com a ajuda de alguns widgets, você saberá quantas tarefas são concluídas / vencidas / abertas, quanto você deve cobrar pelos seus serviços e se existem marcos futuros nos quais você precisa prestar atenção.

Visão Geral do Projeto

Visão geral do projeto em Paymo

Até você

Seja você um membro da equipe ou gerente de projetos, trabalhar remotamente significa adaptar nossas rotinas e fluxo de trabalho. É algo com o qual não concordamos, pelo menos a curto prazo, mas definitivamente vale a pena tentar quando você tiver as ferramentas e os hábitos certos.

Fique seguro para todos e espero que este mini-guia o ajude a fazer uma transição mais rápida!

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