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Como ser um gerente de projeto eficaz

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Um dos livros mais influentes da minha vida deve ser o de Stephen Covey o 7 hábitos de pessoas altamente eficazes. Quase qualquer aspirante a empresário que se preze – e com obsessão pelo auto-aperfeiçoamento – conhece esses hábitos. Eu o encorajaria a pegar o livro e lê-lo, se ainda não o tiver.

No entanto, como essas práticas testadas se traduzem especificamente no gerenciamento de projetos? Felizmente, Covey não se importará de pegar sua incrível sabedoria de vida e aplicá-la especificamente ao nicho de gerenciamento de projetos.

Aqui estão os 7 hábitos de gerentes de projeto altamente eficazes.

1. Seja um gerente de projeto proativo

Se você recebeu um ticket de primeira linha para observar o campo de gerenciamento de projetos por muito tempo, provavelmente identificou três tipos principais de gerentes de projeto.

3 tipos de gerentes de projeto

  1. Gerente de projeto acidental: O gerente de projeto “acidental” é alguém que subiu na hierarquia e pode ter sido escolhido para liderar um projeto devido à sua vasta experiência técnica, mas não à sua experiência em gerenciamento de pessoas. Por exemplo, um técnico de rede forte pode ser solicitado a liderar a atualização da rede porque entende o sistema melhor do que qualquer outra pessoa. Essas pessoas podem assumir o cargo com muito conhecimento específico do projeto, mas podem ter dificuldade em se ramificar na categoria de gerenciamento de trabalho em equipe.
  2. Bom gerente de projeto: O “bom” gerente de projetos é alguém que lida bem com as partes de conhecimento e gerenciamento dos negócios, mas tende a ser mais reativo do que proativo em sua abordagem. Eles fazem o que é esperado, mas não mais. Eles seguem as regras, mas não criam novos locais inovadores para fazer as coisas melhor.
  3. Gerente de projeto proativo: Um gerente de projeto “pró-ativo” tem planos para lidar com os problemas antes que eles ocorram e fica um passo à frente das necessidades do cliente. Eles criaram maneiras de se comunicar com todos os envolvidos e responsabilizam cada membro por sua parte da imagem total. Uma ótima maneira de fazer isso é incorporando ferramentas de colaboração em equipe que respondem em tempo real. Os gerentes de projeto proativos fazem tudo o que podem para garantir que nenhum tempo seja perdido devido a falhas de comunicação, expectativas equivocadas ou ao colocar energias produtivas em locais errados. (Basicamente, esse tipo de profissional sabe que ser gerente de projetos é o único chamado verdadeiro.)

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2. Comece com o fim em mente

estabelecer objetivos compartilhados do projeto

No gerenciamento de projetos, como em qualquer outra coisa, é fácil entrar em paralisia de análise. Quando várias pessoas tomam um projeto e o dividem em partes de seus próprios imóveis, às vezes pode ser difícil manter o foco na imagem final.

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O trabalho de todos deve se reunir no final. Os egos devem ser reservados para uma maior congruência da imagem geral. É muito mais fácil trabalhar juntos quando todos estão focados no resultado final da equipe, não em roubar os holofotes e parecer uma estrela do rock.

3. Coloque as primeiras coisas primeiro

priorizar tarefas importantes do projeto

Covey diz para sempre fazer suas grandes pedras – suas coisas mais impactantes e importantes – primeiro. Isso significa que você não permite que pequenas distrações e trilhas de coelho desviem o foco das principais áreas do seu projeto.

Por exemplo, se você tiver itens muito importantes para concluir durante o dia, reduza as distrações até concluir suas tarefas mais importantes. Isso pode significar desativar as notificações por e-mail e os pings de texto da manhã para que você possa executar as tarefas mais importantes do projeto. Você ainda pode acessar outros itens menos urgentes depois de concluir seus maiores objetivos diários. Economize tempo para itens mais importantes aprendendo a automatizar tarefas tediosas e desgastantes com o software de gráficos de Gantt.

4. Pense em vitória / vitória

foco na formação de equipes

Trabalhar em conjunto com as pessoas em um projeto é uma ótima maneira de melhorar suas habilidades de formação de equipes. Pode significar comprometer certas estratégias para o bem maior de todos. Se você vencer, e todo mundo não, não terá um time, mas uma ditadura. Para criar o melhor resultado possível para seus colegas de trabalho, clientes e superiores, você deve pensar em como suas ações afetarão as “vitórias” dos outros e de você mesmo.

Muitas vezes, é mais desafiador encontrar um cenário de vitória / vitória. É preciso mais criatividade, mais consideração e mais comunicação do que algumas pessoas querem investir. No entanto, quando você se esforça para encontrar uma solução que beneficie a todos, abre mais portas para maior produtividade, confiança da equipe e sinergia geral do projeto.

5. Procure primeiro entender, depois entender

Você já esteve em uma reunião em que todo mundo está falando, mas ninguém está ouvindo? Nada é realizado dessa maneira.

Em algumas das reuniões mais frustrantes pelas quais participei, ficou tão ruim que tivemos que empregar o bastão de falar. Essa era basicamente uma regra que você só podia falar quando mantinha o controle por um período determinado. Se você não tivesse o bastão de falar, não poderia falar. Parece bobagem, mas se não empregássemos esse método, ninguém conseguiria dizer uma palavra. Havia tanta paixão e uma necessidade motriz que as pessoas conversavam sobre todo mundo – o que acabou por perder tempo.

Esse conceito segue o velho ditado de que você tem 2 ouvidos e apenas 1 boca; portanto, ouça duas vezes mais do que fala. Ouvir é uma arte perdida. Mesmo quando as pessoas estão caladas, isso não significa que elas realmente estão ouvindo.

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Procurar ativamente entender algo de outro ponto de vista significa não apenas ouvir, mas processar essas informações. Você pode fazer isso fazendo perguntas esclarecedoras e depois repetindo a idéia de volta para a pessoa. Fale com suas próprias palavras para garantir que está correto e para que eles saibam que foram ouvidos.

Quando alguém percebe que você está honestamente empenhado em tentar entendê-los, geralmente eles dão a mesma cortesia. Também pode haver alguém com ótimas idéias, mas que é muito tímido para abrir caminho para uma batalha de conversação. Os introvertidos geralmente têm percepções surpreendentes porque pensam e processam informações interiormente, em vez de falar externamente. Eles geralmente não expressam suas opiniões, a menos que sejam solicitados. Dar a todos o mesmo entendimento é do melhor interesse da equipe.

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Se você reservar um tempo para reconhecer todos no grupo – não importa qual seja o tipo de personalidade ou o estilo de comunicação -, coletará informações muito mais úteis do que ouvir apenas aqueles que gostam de se ouvir falar.

6. Sinergize

use sinergia para realizar mais em equipe

Sinergia significa simplesmente que você pode fazer mais em equipe do que como indivíduo. Isso significa que 1 + 1 = 3 ou mais. É alcançado em um ambiente de mente aberta, aceitação e a ideia de que duas cabeças são melhores que uma.

Algumas pessoas podem ter medo de sinergia no início. No entanto, nenhum gerente de projeto pode se esquivar do fato valioso de que uma equipe produzirá um resultado melhor sobre o indivíduo, por mais impressionante ou experiente que seja. Certamente, os egos devem ser abandonados para o bem maior. Mas uma equipe verdadeiramente sinérgica, trabalhando em total harmonia, trará mais sucesso a cada um de seus membros do que qualquer pessoa poderia alcançar.

Sinergia é a marca registrada da maturação. Pense em uma criança à medida que ela cresce. Na infância, é muito dependente dos outros. Então, na adolescência, a criança se afasta dos pais para fazer as coisas sozinha. E, finalmente, como adulto, o relacionamento toma uma nova direção quando a criança está madura o suficiente para reconhecer suas limitações e pedir conselhos aos pais.

É o mesmo conceito nos negócios. Quando você é contratado pela primeira vez, você depende do seu treinador. Então, você se torna mais independente à medida que aprende seu trabalho. E, finalmente, você renuncia ao seu orgulho de reconhecer a necessidade de alcançar ainda mais do que é capaz de independência e adota a importância de trabalhar sintaticamente com os outros.

7. Afie a serra

afie suas habilidades de gerenciamento de projetos

Covey conta uma história perspicaz sobre dois homens que saíram para cortar árvores em uma floresta. Ambos precisavam obter o maior número possível de árvores durante o dia disponível. Os dois homens começaram ao mesmo tempo, mas cada um adotou uma abordagem diferente.

  • O primeiro homem parava frequentemente para afiar sua serra, que ficava opaca contra a madeira.
  • O segundo homem não achou que tivesse tempo suficiente para essa bobagem e continuou cortando árvores.
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Uma coisa interessante aconteceu. O homem que parou quando sua serra ficou embaçada e afiada começou a cortar suas árvores a um ritmo mais rápido com menos energia gasta. O homem que achava que não podia dispor de tempo para afiar a serra começou a ficar para trás, apesar de ter investido mais esforço, pois seu instrumento sem graça cortava cada vez mais devagar.

Obviamente, isso pode se aplicar à vida cotidiana, além do gerenciamento de projetos. Quando negligenciamos coisas como sono, controle do estresse, força social e de relacionamento ou saúde, porque achamos que não temos tempo, pagamos mais tarde com menor produtividade. Praticar a auto-renovação evita o esgotamento individual e da equipe.

Alguns grandes conceitos de afiação de serras voltados especificamente para o gerenciamento de projetos são:

  • Dedicar um tempo para garantir que todos da equipe entendam sua parte específica do trabalho e como ela se integra com outras pessoas e que todas as partes estão claras quanto às expectativas
  • Criando um plano e uma estrutura do projeto para que todos fiquem atualizados sobre o trabalho e se comuniquem sem esforço
  • Enviando às pessoas treinamento adicional para garantir que estejam mais familiarizadas com o projeto ou com formas de realizar o trabalho com mais eficiência
  • Garantir que todos estejam familiarizados com as diretrizes, orçamentos e regras de um projeto para evitar erros dispendiosos

Tudo isso leva tempo – mas é essa onça de prevenção que economiza um quilo de horas incontáveis ​​na reversão de erros ou na correção de más decisões no caminho. Embora você não consiga criar seus logs de árvore tão rápido inicialmente, dedique um tempo para estabelecer uma base mais forte e manter sua equipe afiada; no final do dia, você será o vencedor.

Aplique esses hábitos para ser um gerente de projeto mais eficaz

Se você incorporar esses 7 hábitos em sua vida, certamente melhorará sua jornada geral. E se você os traduzir especificamente para o processo de gerenciamento de projetos, verá grandes benefícios no produto final final, obterá mais respeito de seus colegas e desfrutará da aventura de alcançar seu maior sucesso, cercado por uma equipe coesa.

Pode levar 21 dias para adotar um novo hábito, mas isso não deve impedi-lo de implementar essas 7 gemas imediatamente em seu próximo projeto. Uma vez que esses conceitos sejam integrados aos seus hábitos diários, eles o servirão durante toda a sua carreira.

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