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Como resolver os maiores problemas do projeto com a única coisa

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Como resolver os maiores problemas do projeto com a única coisa 1

A única coisa

JPapasan é um autor de best-sellers que atua como vice-presidente e editor executivo da Keller Williams Realty International, a maior empresa imobiliária do mundo. Ele também é vice-presidente da KellerINK, co-proprietário da Keller Capital e co-proprietário, ao lado de sua esposa Wendy, do Papasan Properties Group da Keller Williams Realty em Austin, Texas. Com Gary Keller, ele é co-autor de “A ÚNICA Coisa: A Verdade Surpreendentemente Simples por Trás de Resultados Extraordinários”.

P: Como você definiria o conceito “A Única Coisa”?

A: É uma elaboração do princípio 80/20. A idéia é encontrar sua alavanca mais eficaz para alcançar os resultados desejados. Por fim, esse é um processo para encontrar a ação mais eficaz para alcançar sua prioridade mais importante. Acho que muitas pessoas passam um tempo pensando no princípio de Pareto (ou seja, o princípio 80/20), mas não conseguem aplicar esse pensamento à sua prioridade número um.

É importante ser eficiente (ou seja, sua ação está criando um impacto?) E eficaz (ou seja, sua ação está criando progresso em direção à sua prioridade mais importante?). O objetivo do nosso livro, “A Única Coisa” é ajudar as pessoas a se tornarem mais eficazes.

Ajudamos os leitores a alcançar esse foco usando a Pergunta de Foco:

“Qual é a ÚNICA Coisa que posso fazer para que, ao fazê-lo, todo o resto seja mais fácil ou desnecessário?”

Ao restringir seu foco dessa maneira, você pode progredir no que é mais importante. Para ir ainda mais longe, você pode conectar sua resposta à Questão de Foco com seu objetivo final na vida.

Começa com a identificação de sua prioridade número um e, em seguida, procura maneiras de aplicar seu tempo e esforço a essa prioridade.

P: Como você aplicou o conceito The One Thing com gerentes de projeto?

R: Quando estávamos trabalhando no lançamento do livro “The One Thing”, trabalhei com um gerente de projeto. Nosso objetivo era transformar o livro em um livro com mais de um milhão de cópias e chegar à lista de mais vendidos do New York Times. Para atingir esse objetivo, havia muitas partes móveis para gerenciar.

Lembro-me de deixar nosso gerente de projetos de lado e dizer: “Hilary, você tem tantas coisas em que pensar … O que você acha que a verdadeira coisa única é para você como gerente de projeto deste lançamento de livro?”

Ela pensou na pergunta e respondeu: “No final das contas, é comunicação e responsabilidade. É meu trabalho rastrear todas as partes móveis do projeto para que todos saibam o que precisam fazer e quando, então estamos no caminho certo. ” Em essência, seu trabalho número um era se comunicar efetivamente para garantir a prestação de contas.

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P: Acho que você acertou a cabeça com responsabilidade. Às vezes, vejo erros nesta área com atribuições de tarefas. Há uma grande diferença entre “A tarefa A é atribuída à equipe técnica” vs “A tarefa A é atribuída a Jane Smith, gerente da equipe técnica”.

A: Eu amo isso! Uma das idéias que aprendi com Gary Keller, meu co-autor do livro, é o conceito de “motorista”. Quando temos um projeto, queremos ter UMA pessoa que seja exclusivamente responsável por esse projeto. Penso nos seguintes termos: quem acorda de manhã e pensa nesse projeto? Esse é o motorista. Sem esse foco, pode não ser feito.

Os detalhes são importantes com responsabilidade. Eu já vi isso acontecer no caso de um acidente de carro. Eu olhei para uma centena de pessoas olhando para a cena do acidente e ninguém entrou em ação. Nada aconteceu para resolver o acidente até que uma pessoa treinada – um bombeiro – começou a se mover. Essa pessoa assumiu a responsabilidade de ajudar e isso fez toda a diferença.

Você não pode entregar uma tarefa a um grupo de pessoas. Você só pode entregar uma tarefa para uma pessoa específica. É uma distinção crítica.

P: Como você aplicaria o método “The One Thing” para melhorar a produtividade da reunião?

A: Tudo se resume a clareza e prioridade. Você provavelmente tem vários itens da agenda a serem considerados. Ao trabalhar com Gary Keller, aprendi que você precisa numerar e ordenar os itens da sua agenda em ordem de prioridade. Dessa forma, você sempre inicia a reunião aplicando sua energia ao item mais importante. Se você participar de uma reunião com Gary e não tiver certeza sobre as prioridades, ele esperará que você esclareça e organize suas prioridades. Começamos com o número um e não avançamos até que esteja pronto.

Se você é a terceira prioridade na lista, boa sorte! Frequentemente, gastamos a maior parte do tempo da reunião, se não todo, na prioridade número um. No final do dia, apenas mencionarei prioridades de nível inferior se sentir que havia um dever fiduciário de fazê-lo. Ao manter o foco na prioridade número um, você capacita seu pessoal a executar os detalhes e a tomar boas decisões.

P: Esse é um contraponto bem-vindo às agendas de reuniões altamente definidas e rígidas que alguns gerentes de projeto usam. Por tradição, o item um da agenda pode ser “atualização do status do projeto”, por exemplo. Em vez disso, sua abordagem nos incentivaria a perguntar: “para esta semana específica, qual seria o tópico ou problema mais valioso a ser abordado em nossa reunião de 30 minutos?”

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A: É uma pergunta melhor a fazer. Também é bom perguntar se dar voltas na tabela para atualizações de status agrega valor. De certa forma, essa prática incentiva a responsabilidade, mas pode não ser o melhor uso do tempo para fazer isso em uma reunião.

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Recentemente, tive algumas discussões com nosso CEO para explorar qual será a nossa cultura em torno de reuniões e estrutura. Nossa organização está se expandindo rapidamente, por isso há uma necessidade de estrutura e propósito. Eu acho que muitas pessoas são ineficientes em suas comunicações por email e reuniões. Fazer a pergunta focalizadora e perguntas semelhantes ajuda bastante a focalizar a discussão.

P: Como você incentiva outras pessoas a adotar a abordagem The One Thing como líder e gerente?

R: No início de minha carreira, eu gerenciei um projeto em que outros tinham que contribuir com o projeto, mas eles não eram responsáveis ​​por mim. Para fazer isso funcionar, é necessário ter habilidade de vendas e habilidade política. Eu acho que você sempre pode pegar mais moscas com mel. A persistência educada ajuda bastante nos projetos.

É natural pensar no seu trabalho com a pergunta: “Qual é a vitória para mim?” Para realmente obter ótimos resultados, você precisa fazer mais duas perguntas: qual é o ganho para a organização? e qual é a vitória para essa pessoa? A vitória pode assumir diferentes formas. Para um projeto grande, a vitória pode estar ajudando uma pessoa a ser promovida. Em outros casos, a vitória pode ser: “Você não me vê passando pela sua mesa todos os dias perguntando sobre o status do projeto”. Vamos rir muito nesse ponto e seguir em frente.

É melhor fazer perguntas do que emitir pedidos. Por exemplo: de que ajuda você precisa para concluir esta tarefa ou quando devemos nos reunir a seguir para discutir esse projeto, considerando o prazo final a ser cumprido?

Se você é um líder e deseja que alguém adote a filosofia “A única coisa”, o primeiro passo é pedir que eles leiam o livro. Como alternativa, você pode ter uma reunião de equipe para resumir o livro e guiar as pessoas pelas idéias. Costumo vender a ideia, salientando que VOCÊ pode fazer mais, sentir-se melhor sobre o que alcançou e depois voltar para casa e ficar com sua família.

P: Quais são as dificuldades das pessoas em adotar o método “A Única Coisa” em seu trabalho?

R: As pessoas altamente orientadas para os detalhes às vezes lutam com isso porque desejam concluir cada tarefa. Às vezes sou culpado desse problema. Como gerente de projeto, você pode esclarecer a situação dizendo: “Esta é a prioridade número um. Eu entendo que você não pode fazer tudo. Então você pode trabalhar nessa prioridade número um. Depois que isso for feito, veremos o que mais podemos fazer. “

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Infelizmente, algumas pessoas se sabotam. Eles alternam entre e-mail, Twitter e outras atividades. Nesses casos, esse problema é realmente sobre eles. Em outros casos, a falha está no gerente de projeto. Se você atribuir muitas tarefas e deixar de esclarecer as prioridades, pode ser uma receita mortal para pessoas orientadas para os detalhes.

Quando você se concentra em suas prioridades, não se arrepende. Quando vou para casa, desligo o telefone e relaxo sabendo que cumpri minhas prioridades para o dia.

P: Como você gerencia o desafio das distrações no local de trabalho? Essas distrações podem dificultar o progresso em sua Única Coisa.

A: Depende do seu contexto. Se você estiver em um ambiente de escritório grande, sugiro procurar maneiras de trabalhar em um local diferente de tempos em tempos. Por exemplo, você pode mudar para uma pequena sala de reunião por uma ou duas horas por dia para trabalhar em suas prioridades. Como escritor, meu foco geralmente é em duas atividades principais: pesquisa e redação. Se eu fizer essas atividades regularmente, novos livros serão produzidos. Para a maioria das funções, geralmente há um pequeno conjunto de atividades que você precisa dominar e trabalhar a cada dia para ter sucesso em seu trabalho.

Depois de conhecer essas responsabilidades principais, há duas etapas para garantir que você as cumpra. Primeiro, você precisa bloquear o tempo dessas atividades. Segundo, você precisa proteger esses bloqueios de tempo. A pesquisa descobriu que, se você definir um plano específico – na terça-feira às 6h, eu exercitarei. Depois de ter esse nível de detalhe, você pode colocar essa atividade no seu calendário e proteger esse horário. Mais detalhes sobre os estudos de pesquisa sobre essa estratégia são observados no livro.

Proteger esse bloco de tempo é o próximo passo. Em um ambiente de “fazenda de cubículos”, é difícil. A melhor prática é colocar esse intervalo de tempo de manhã cedo. Geralmente, existem muitas reuniões às 8h na maioria das empresas, para que seja o momento perfeito para agendar um horário para trabalhar em sua prioridade número um.

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