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Como reduzir o estresse do projeto e resolver problemas

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Ninguém contestaria o fato de que o gerenciamento de projetos é estressante. Cada dia traz um novo desafio – e às vezes até uma crise.

Como gerente de projeto, você está no centro da ação do projeto e lida com o inesperado. Se uma conversa ou decisão difícil precisa acontecer, é sua função lidar com isso. É de se admirar que você acabe suportando o impacto do estresse do projeto?

Para ser justo, a ansiedade do projeto vem com o território. Mas isso não significa que você não possa tomar medidas para controlar o estresse induzido pelo trabalho.

Pode não ser fácil encontrar uma solução para todos os infortúnios do projeto. Mas você é um solucionador de problemas especialista que prospera em tempos de crise. Se você seguir essas diretrizes, ficará menos ansioso e mais animado com seu trabalho.

Por que o gerenciamento de projetos é tão estressante

Ser responsável por um projeto – mas não ter controle sobre as pessoas de quem você confia para realizar o trabalho – é um grande fator para a ansiedade do gerente de projeto. Mas essa não é a única razão pela qual o gerenciamento de projetos é estressante.

Aqui estão algumas causas comuns de estresse no gerenciamento de projetos:

  • Sua função geralmente não é entendida ou respeitada em sua organização.
  • Você é a linha de frente para perguntas, problemas e reclamações do projeto.
  • Um projeto é entregue a você com pouca orientação e você tem que descobrir como fazê-lo dentro do prazo e do orçamento.
  • Você obtém mudanças inesperadas no escopo, orçamento ou cronograma do projeto.
  • As partes interessadas não respondem ou aprovam as coisas a tempo.
  • As pessoas estão confusas sobre seus papéis e responsabilidades.
  • Os membros da equipe perdem prazos porque estão muito atolados no trabalho.
  • Você ultrapassa o orçamento e tem que explicar para uma parte interessada.
  • A comunicação é interrompida e ninguém está alinhado com os objetivos ou os próximos passos.

E a lista poderia continuar …

Então, vamos falar sobre como gerenciar o estresse quando problemas como esses aparecem e, em seguida, mergulhar na melhor maneira de reduzir o estresse do projeto e evitar o esgotamento.

Como resolver problemas de projeto com menos estresse

É difícil controlar o estresse quando as coisas dão errado em seus projetos. Mas, como gerente de projeto, você define o tom para as emoções de todos. Essas 5 dicas podem ajudá-lo a manter a calma em todos os níveis.

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1. Vá mais devagar e pense bem

Os problemas relacionados ao projeto costumam ser urgentes, fazendo com que você sinta a necessidade de agir imediatamente. Mas você deve sempre fazer uma pausa para pensar cuidadosamente sobre um problema primeiro.

Respondendo a um problema Imediatamente não significa que você está resolvendo o problema o caminho certo. E sejamos realistas: você nem sempre terá todas as respostas (mesmo se achar que está no gancho por elas).

Portanto, reserve um tempo para consultar sua equipe e traçar um plano antes de reagir. É um uso muito mais produtivo do seu tempo – assim como o de todas as outras pessoas em seu projeto.

Aqui estão algumas perguntas que você pode querer fazer a si mesmo nesta fase:

  • Qual é a causa raiz do problema?
  • Quem sabe mais sobre esse problema do que eu?
  • Quem devo notificar sobre o problema?
  • O que acontecerá se não for corrigido dentro de uma hora / hoje / amanhã / esta semana?
  • Quais são os impactos do problema?

Depois de refletir sobre essas coisas, você pode agir sobre o problema com alguma garantia de que identificou o verdadeiro problema e pode propor um plano de ataque apropriado.

Mas lembre-se: se você é responsável por resolver um problema rapidamente, certifique-se de definir o que “rapidamente” significa com base no seu nível de conforto. Caso contrário, você pode acabar tomando uma decisão precipitada que levará a problemas de longo prazo.

Se alguém pressiona você para se encontrar ou discutir o problema, não há problema em avisá-lo de que você precisa de tempo para desenvolver opções para resolver o problema. Simplesmente relatar o fato de que você está trabalhando nisso deve suprimir quaisquer preocupações imediatas.

2. Não leve para o lado pessoal

Como gerente de projeto, é fácil levar os problemas do projeto para o lado pessoal e deixar que cada palavra ou ação chegue até você. Mas ficar preso à autoculpa não o deixará mais perto de uma solução.

Claro, qualquer bom gerente de projeto pode detectar problemas a uma milha de distância e derrubá-los antes que cheguem perto. Mas eles vão surgir por trás de vez em quando, e não há muito que você possa fazer a respeito. Acontece com o melhor de nós!

Além disso, você não está sozinho nisso. Projetos dependem de equipes para serem bem sucedidos. Se você atrair as pessoas certas para ajudar a resolver o problema (veja as perguntas acima), você ficará menos inclinado a assumir a culpa e poderá se concentrar em elaborar um plano que ajude todos a seguir em frente.

Manter o foco nas metas do projeto – e nas etapas que o ajudarão a chegar lá – é uma maneira fácil de tirar os sentimentos pessoais disso. No final do dia, negócios são negócios. Se você lidar com as situações com profissionalismo e rapidez com sua equipe, certamente as resolverá.

3. Faça tudo por escrito

Você provavelmente faz muitas anotações em reuniões e as envia para sua equipe, clientes e partes interessadas. Este ato simples pode ajudá-lo a se multiplicar em projetos.

Você pode pensar que ninguém lê suas anotações e, realmente, está tudo bem se não o fizerem (algumas vezes). Mas você precisa se sentir confiante de que está documentando conversas e mantendo todos informados, para o caso de problemas aparecerem no futuro.

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Isso porque as pessoas têm uma maneira engraçada de esquecer conversas (especialmente quando se referem ao escopo ou prazos do projeto). Acompanhe as principais discussões e decisões em suas notas – e compartilhe-as publicamente – para que você possa sempre apontar para a conversa, se necessário. Essas notas podem ser úteis ao resolver um problema.

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4. Esteja confortável com seus próprios erros

Você já ouviu isso um milhão de vezes: Ninguém é perfeito. Então, por que você acha que seu trabalho está isento de erros?

Você também pode se sentir confortável com o fato de cometer erros e usar essas experiências para aprender e melhorar. Você pode fazer isso dissecando a raiz do seu erro e refletindo sobre como poderia ter lidado melhor com o problema.

E não se esqueça de lidar com seus erros com elegância. Porque a maioria das pessoas vai se lembrar de como você se recupera mais do que o próprio erro. Mantenha a cabeça erguida enquanto trabalha com as pessoas certas para descobrir uma solução.

Apontar o dedo não resolverá nada. Portanto, esqueça essas coisas amadoras e faça a coisa certa para sua equipe, clientes, projeto e carreira.

5. Coloque os problemas em perspectiva

Provavelmente, o problema do seu projeto não fará com que o mundo acabe. Mas isso não significa que você não trabalhe com pessoas que agem como se o mundo estivesse desmoronando ao seu redor quando as coisas dão errado. Cada projeto vem com problemas e personalidades para combiná-los.

Como gerente de projeto, é sua função manter a cabeça fria. Não alimente os pedidos imediatos ou o drama envolvente dos problemas do projeto. Permaneça frio e calmo por fora e tente não exagerar nas coisas, porque você não quer que seu comportamento afete mais ninguém.

Se você sentir que o estresse está aumentando, tome medidas para aliviar a pressão! Uma curta caminhada ou uma ida ao ginásio podem ajudar. Ou talvez você só precise de um pouco de ar fresco para sentar e pensar. Às vezes, uma opinião externa pode ajudar, então ligue para um amigo de confiança para conversar sobre o assunto. Faça o que for melhor para você voltar a um lugar bom e calmo.

A melhor coisa que você pode fazer é manter a perspectiva e reconhecer que você sobreviveu a crises antes e pode fazer isso novamente. Apenas repita estas palavras para si mesmo: Eu vou consertar isso. Essa internalização simples o ajudará a superar qualquer problema. Afinal, se você tiver fé em si mesmo, poderá resolver qualquer problema de projeto.

A melhor maneira de prevenir o estresse do projeto

Certifique-se de que cada projeto tenha um plano

Lembra-se das causas do estresse do gerenciamento de projetos que listamos acima? Um plano de projeto pode ajudá-lo a combater cada um deles. É por isso que é importante sempre ter um plano.

Um plano define um caminho claro de ação para que todos estejam alinhados sobre o que precisa ser feito e como você alcançará os objetivos do projeto. Também serve como a fonte central da verdade para colaborar no trabalho e comunicar o status do projeto.

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Vamos examinar mais de perto como o planejamento do projeto ajuda a todos a gerenciar melhor o estresse.

Como um plano alivia a ansiedade do gerente de projeto

Quando você sabe quem está fazendo o quê diariamente, pode se concentrar em apoiar as pessoas em vez de microgerenciar tarefas. Como gerente de projeto, saber que não precisa se preocupar se as coisas estão sendo feitas pode proporcionar um grande alívio do estresse.

Também é mais fácil detectar e lidar com problemas quando você acompanha tudo em um plano. Se algo mudar ou der errado, seu plano atua como o verdadeiro norte para orientar as decisões e colocar seu projeto de volta nos trilhos.

Como um plano reduz o estresse do projeto para sua equipe

Mapear as tarefas em um plano com prazos e atribuições elimina a ansiedade do desconhecido, dando aos membros da equipe uma noção clara do que precisam fazer e quando. Eles podem ver facilmente como seu trabalho se encaixa no projeto como um todo e quem e o que será afetado se eles não entregarem suas tarefas no prazo. Esse conhecimento pode ajudar muito a evitar o estresse e a confusão que resultam quando todos trabalham em seu próprio vácuo voltado para a tarefa.

Um plano também capacita sua equipe a levantar uma bandeira se detectar conflitos em sua carga de trabalho, para que tenham uma chance melhor de equilibrar vida pessoal e profissional. Veja como um gerente de projeto usa TeamGantt para equilibrar as cargas de trabalho e evitar o esgotamento da equipe.

Como um plano alivia o estresse das partes interessadas

As partes interessadas ficam estressadas quando não sabem o que está acontecendo em um projeto. Ter uma visão global do projeto e de como ele está progredindo deixa suas mentes à vontade, porque eles podem deixar de lado a necessidade de verificar constantemente o status do projeto.

Um plano de projeto também ajuda as partes interessadas a defender o tempo e o escopo quando sua equipe ou líderes desejam adicionar coisas novas ou reduzir os prazos. Eles podem mostrar claramente como essas solicitações afetariam o projeto, porque está tudo certo no plano.

O melhor de tudo é que um plano é a ferramenta perfeita para ajudar você e suas partes interessadas a se alinharem com as metas e resultados do projeto. Quando você entra em um projeto com as mesmas expectativas, todos ficam menos estressados.

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