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Como priorizar projetos em 5 etapas fáceis

Como priorizar projetos em 5 etapas fáceis
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Não importa para quem você trabalha ou qual o tamanho do seu projeto, saber o que enfrentar primeiro quando você tem muitas bolas no ar é difícil para qualquer gerente de projetos.

A priorização do projeto fornece a você e sua equipe um plano fácil de seguir para o trabalho que precisa ser realizado, além de definir expectativas claras para o seu cliente ou organização. Em outras palavras, prepara todos para o sucesso!

Veja como priorizar projetos em 5 etapas fáceis:

  1. Comece a priorizar projetos com base no valor comercial
  2. Estabeleça prioridades identificando projetos urgentes e importantes
  3. Avalie sua própria largura de banda
  4. Aprenda a dizer não aos projetos
  5. Seja flexível com o processo de priorização do projeto

1. Comece a priorizar projetos com base no valor comercial

Comece analisando cada projeto da sua lista com uma pergunta simples: como esse projeto afetará os negócios? Embora você certamente queira levar em consideração os resultados da organização, também precisa considerar como um projeto afetará as pessoas. Por exemplo, isso facilitará a vida de nossos clientes ou membros da equipe?

Lembre-se de que esta etapa pode exigir conversas com seus gerentes, clientes ou outras partes interessadas. Não tenha medo de fazer perguntas detalhadas para garantir que os projetos levem ao maior impacto.

2. Estabeleça prioridades identificando projetos urgentes e importantes

Agora é hora de levar o processo de priorização um passo adiante. Com sua lista de projetos importantes em mãos, revise-a com atenção à urgência. É fácil confundir importância com urgência, então vamos fazer uma distinção clara:

  • A projeto importante agrega valor ao seu negócio, independentemente de você sentir o seu impacto hoje ou anos depois.
  • A projeto urgente requer atenção imediata para permanecer no caminho certo ou manter os negócios em andamento.
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Essa matriz de gerenciamento de tempo que Stephen Covey desenvolveu facilita a priorização do trabalho em quatro baldes simples.

Matriz de Prioridade Urgente vs. Importante

Veja como lidar com cada intervalo prioritário:

  • Prioridade 1 – Urgente e importante: Um projeto impedirá que os negócios parem? Existe um prazo difícil que você não pode perder? Faça esses projetos primeiro.
  • Prioridade 2 – Não é urgente, mas importante: Programe um tempo para continuar o progresso em projetos que não têm um prazo imediato, mas são importantes para os negócios da mesma forma.
  • Prioridade 3 – Urgente, mas não importante: Esses projetos podem exigir atenção rápida, mas não atendem às metas gerais de negócios. Se um trabalho como esse não puder esperar, tente delegá-lo.
  • Prioridade 4 – Não é urgente e não é importante: Não tenha medo de inicializar esses projetos para liberar tempo e recursos para um trabalho mais digno.

3. Avalie sua própria largura de banda

Então, o que você faz se terminar com três projetos urgentes e importantes? Se um prazo final não declarar o vencedor, avalie o esforço que cada projeto de prioridade máxima levará.

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Na TeamGantt, gostamos de enfrentar projetos maiores primeiro. Dessa forma, tudo parece uma vitória rápida depois disso. Mas, se limpar projetos simples fora do caminho facilita o foco em projetos mais complexos, faça isso.

Lembre-se de que o empilhamento de projetos de peso pesado lado a lado pode ser um dreno rápido da energia do projeto. Tente alternar grandes projetos com pequenos, quando possível, para manter sua equipe atualizada e motivada.

4. Aprenda a dizer não aos projetos

Vamos esclarecer as coisas: não é uma palavra ruim. De fato, essas duas pequenas cartas podem prejudicar sua capacidade de ter sucesso como gerente de projeto.

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Por mais estranho que possa parecer, dizer sim a cada solicitação de projeto é uma receita de risco. Assumir mais do que você pode lidar não apenas coloca sua equipe no chão, mas também pode deixar seu cliente irritado com prazos perdidos e resultados inferiores.

Embora dizer não possa exigir que você tenha uma conversa difícil, protege sua capacidade de entregar os projetos mais importantes. E tenha certeza: você pode recusar um cliente ou parte interessada sem fechar a porta completamente. Pode significar simplesmente delegar tarefas a outra equipe que tenha recursos para concluir o trabalho a tempo.

5. Seja flexível com o processo de priorização do projeto

Se você passou algum tempo no gerenciamento de projetos, sabe disso: as coisas mudam. Um projeto que antes era urgente e importante poderia ser superado por uma emergência que surgisse. Uma parte interessada pode decidir que um projeto não gera mais valor comercial. Um jogador importante pode adoecer inesperadamente, prejudicando a largura de banda de sua equipe.

Como gerente de projeto, você pode dobrar ou quebrar. É seu trabalho ficar alerta e reavaliar constantemente as prioridades do projeto, para que você possa ajustar o foco da sua equipe conforme necessário.

Priorize o trabalho com rapidez e facilidade com o TeamGantt

A parte mais difícil do processo de priorização é descobrir o que vale o tempo da sua equipe e se comprometer apenas com os projetos mais valiosos, urgentes e importantes. Depois de decidir onde concentrar sua energia, você está pronto para montar um plano e começar a nocautear o trabalho.

E é aí que o TeamGantt pode ajudar a aliviar sua carga. Com o TeamGantt, você pode permanecer ágil à medida que as prioridades mudam – e manter sua equipe e partes interessadas informadas – para que nada caia nas falhas e todos fiquem satisfeitos com o resultado.

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