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Como mover sua equipe para o trabalho remoto rapidamente

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Recentemente, Google, Facebook, Amazon e Microsoft anunciaram que sua equipe de Seattle trabalharia em casa para impedir a propagação do coronavírus (COVID-19). Talvez você esteja considerando um plano de trabalho remoto para sua equipe, mas não sabe ao certo por onde começar.

Na TeamGantt, estamos 100% remotos há 10 anos e faz parte do nosso DNA. Por isso, pensamos em compartilhar algumas dicas que nos ajudaram a tornar o trabalho remoto bem-sucedido para nossa equipe.

Aqui está um plano de ação simples para ajudá-lo a fazer a transição de sua equipe de maneira rápida e tranquila – com o mínimo de burocracia possível. Esse plano passo a passo também inclui um modelo de gráfico de Gantt gratuito que você pode usar para acelerar o tempo de produtividade e minimizar as interrupções nos seus negócios.

1. Forneça um orçamento para as configurações do escritório em casa

Alguns membros da equipe podem não estar equipados para trabalhar efetivamente em casa. É por isso que recomendamos que cada membro da equipe tenha um pequeno orçamento que eles possam usar para reforçar seu escritório em casa a curto prazo. Dependendo do seu orçamento, considere alocar US $ 500-1.000 por membro da equipe como ponto de partida.

Aqui estão os princípios básicos que recomendamos:

  • Espaço tranquilo com uma mesa ou mesa
  • Cadeira confortável
  • Computador
  • Câmera de mesa
  • Fone de ouvido com microfone
  • Acesso rápido e confiável à Internet

2. Implementar ferramentas que facilitam a colaboração online

Aprender a colaborar remotamente pode parecer um grande salto para sua equipe se você estiver acostumado a fazer as coisas pessoalmente. Mas existem muitas ferramentas para ajudá-lo a manter a comunicação fluindo para que sua equipe fique sincronizada ao trabalhar em casa. (Você pode até estar usando alguns deles já!)

Muitas das ferramentas mencionadas abaixo incluem um plano ou opção gratuita. Embora os planos gratuitos geralmente venham com um conjunto limitado de recursos, é uma opção fácil para começar sem ter que passar por um monte de burocracia. Lembre-se disso se as aprovações de orçamento se tornarem um ponto de discórdia.

Conversa em grupo

O Slack e o Microsoft Teams são os grandes players nesse espaço. Mas o Flock é outra boa alternativa que oferece todo um conjunto de ferramentas úteis de colaboração.

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Recomendamos configurar algumas diretrizes para minimizar interrupções, pois um dos maiores benefícios do trabalho remoto é a capacidade de ter longos períodos de tempo de foco. Também é importante garantir que seu bate-papo em grupo não se torne um centro em que o trabalho do projeto aconteça sob o radar ou em várias conversas desconexas.

Como líder, é vital estabelecer regras e etiqueta para garantir que as pessoas não estejam gastando tempo produtivo no bate-papo ao vivo. Por exemplo, aqui estão algumas diretrizes que estabelecemos para nossa equipe:

  • Não há problema em adiar notificações, se necessário, para acalmar a conversa e se concentrar em um grande projeto.
  • Use o Slack para conversas na área de trabalho e o TeamGantt para solicitações ou atualizações de projetos.
  • Responda à maioria das mensagens dentro de 24 horas. Podemos fazer isso mais cedo, mas não há obrigação.

Reunião remota / bate-papo por vídeo

O bate-papo por vídeo permite que sua equipe tenha reuniões virtuais de qualquer lugar e oferece o benefício do tempo de face, mesmo que todos estejam trabalhando separadamente.

Certifique-se de que a ferramenta escolhida ofereça conexões sólidas de áudio e vídeo. Usamos o Zoom no TeamGantt, pois é o mais confiável que encontramos por aí. Mas também vale a pena considerar o Google Hangouts Meet e a opção de videoconferência da sua ferramenta de bate-papo em grupo.

Gerenciamento de Projetos

Muitos líderes se preocupam com a prestação de contas quando ficam remotos. Ver sua equipe trabalhando duro bem na sua frente fornece uma sensação de facilidade que você simplesmente não consegue quando todos trabalham em casa. Você precisará mudar para gerenciar sua equipe com base apenas na saída.

Somos fãs de ter um plano para cada projeto, não importa onde sua equipe realize o trabalho – mas é especialmente importante quando todos ficam remotos. Uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos estabelece prazos e expectativas claras para sua equipe e facilita o rastreamento do que está sendo feito e do que não está. Portanto, mesmo que você não consiga ver as pessoas em suas mesas, você pode ver quando as tarefas estão atrasadas e resolver os atrasos antes que elas se tornem um problema. Naturalmente, usamos o TeamGantt e mais de 1 milhão de pessoas também.

Qualquer que seja a ferramenta de gerenciamento de projetos que você escolher, lembre-se: todos precisam usá-la de forma consistente para que funcione bem. Todas as discussões relacionadas a projetos e tarefas devem ocorrer na sua ferramenta de gerenciamento de projetos, para que você não tenha trabalho obscuro em outros canais como o Slack. E deixe claro que sua equipe deve atualizar regularmente o progresso de suas tarefas para que você saiba onde estão as coisas a qualquer momento.

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Compartilhamento de arquivos e colaboração

O compartilhamento de arquivos é uma grande consideração para muitas equipes, considerando o trabalho remoto – especialmente se você está acostumado a hospedar arquivos na rede do escritório. O Google Drive facilita a criação de um hub de arquivos centralizado que sua equipe possa acessar de qualquer lugar. Certifique-se de copiar todos os arquivos necessários para a unidade antes de ir para o controle remoto.

Ao contrário do Dropbox, o Google também oferece ferramentas para colaboração de arquivos. Usamos o Google Docs para colaborar no conteúdo. Mas sua equipe pode querer examinar ferramentas adicionais de colaboração de arquivos, dependendo do trabalho que você faz. Por exemplo, usamos o InVision para colaborar e comentar arquivos relacionados ao design e o Frame.io para compartilhar e revisar projetos de vídeo. O GitLab é uma opção interessante que oferece muitas ferramentas para equipes de desenvolvimento remotas.

3. Discuta horários e horários de trabalho

É importante ajudar sua equipe a estabelecer limites claros em torno do tempo do trabalho e da família ao fazer a transição para o trabalho remoto. Isso não apenas ajuda a minimizar as distrações durante o horário comercial, mas também evita que o trabalho entre na vida doméstica. Aqui estão duas maneiras simples de configurar sua equipe para o sucesso do trabalho remoto sem estresse.

Definir o horário de trabalho principal

Decida quando todos devem estar online. Isso facilita o agendamento de reuniões e cria espaço para que a colaboração ocorra em tempo real.

Convém sincronizar todos com a mesma programação o dia todo ou permitir que as pessoas definam sua própria programação, desde que determinadas horas se sobreponham. Na TeamGantt, gostamos que nossa equipe esteja disponível entre as 10h e as 16h ET todos os dias, mas eles têm a flexibilidade de definir sua programação nesses horários principais.

Certifique-se de definir expectativas claras sobre o que significa estar disponível, para que não haja confusão. Por exemplo, talvez isso signifique um tempo de resposta de 15 minutos para as mensagens do Slack durante as principais horas de trabalho de sua equipe.

Incentive sua equipe a trabalhar com um cronograma previsível

Uma das melhores maneiras que encontrei para impedir que a vida profissional e familiar se esvai um ao outro é comprometer-se a trabalhar regularmente. Por exemplo, trabalho das 8h15 às 17h, com um intervalo para almoço todos os dias.

Isso funciona muito bem porque fornece expectativas e equilíbrio claros. Concordo em não trabalhar depois das 17:00, se minha família me permitir me concentrar durante o horário de trabalho. Então, quando termino o dia, sinto que posso realmente desligar minha mente do trabalho e dar a minha família 100% de minha atenção, porque realizei muito durante o meu foco durante o dia.

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4. Determine a frequência da reunião

As equipes remotas podem se sentir desconectadas sem pontos de contato agendados regularmente. Enquanto tentamos manter as reuniões no mínimo para deixar espaço para o tempo de foco, sabemos que nossa equipe precisa participar de uma vídeo chamada para ver e ouvir todos regularmente. E às vezes as pessoas precisam ser lembradas de que fazem parte de uma equipe que está trabalhando juntas.

Converse com sua equipe e decida quantas vezes você precisa tocar na base para manter a comunicação fluindo e os projetos avançando. Na TeamGantt, realizamos uma reunião mensal com todas as empresas, enquanto equipes menores entram na base uma vez por semana ou a cada duas semanas. Você pode se encontrar com mais frequência no início até que seu time alcance um bom ritmo remoto.

Esse também é um bom momento para determinar quais ajustes você precisa fazer para garantir que as reuniões continuem produtivas, mesmo em casa. Achamos o formato de reunião stand-by útil em nossas reuniões regulares da equipe, com cada pessoa respondendo a três perguntas:

  • O que você fez semana passada / mês?
  • No que você está trabalhando nesta semana / mês?
  • Quais bloqueadores estão no seu caminho?

5. Realize uma reunião para informar a todos sobre o plano

Depois de mapear as etapas para a remota, é hora de deixar sua equipe seguir seu plano. Isso ajudará a aliviar as preocupações e as dúvidas e garantirá que todos estejam na mesma página sobre como a transição funcionará.

Certifique-se de explicar os seguintes pontos para sua equipe:

  • Por que sua equipe está ficando remota
  • Quanto tempo você espera que a equipe trabalhe remotamente
  • A quem eles devem entrar em contato para perguntas sobre equipamentos de escritório em casa e questões de TI

Recomendamos a criação de um plano de projeto para sua transição, para que você possa compartilhá-lo com sua equipe e garantir que nada ocorra. Até criamos um modelo de plano de transição de trabalho remoto gratuito para ajudar você a começar. Sinta-se à vontade para usar este modelo – juntamente com o plano gratuito do TeamGantt – para planejar e executar sua transição remota de trabalho.

Obtenha conselhos de liderança das principais empresas remotas

Há muito mais para gerenciar uma equipe remota, mas essa lista deve dar o pé direito. Verifique as recomendações que reunimos de outras empresas remotas importantes em 9 dicas essenciais para gerenciar uma equipe remota.

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