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Como melhorar suas habilidades de gerenciamento de projetos usando a ciência

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Surpreende minha mente o quão complexo é uma máquina do corpo humano.

Temos sistemas incrivelmente intrincados que exigem manutenção regular para dar o melhor de si. Se não temos o suficiente para comer ou se não dormimos o suficiente, funcionamos mal.

Isso é algo que todos já sentimos antes. Estive em estações da vida em que simplesmente não podia obtenha a quantidade certa de descanso e exercício. Com demandas de trabalho, crianças pequenas (tenho quatro) e outras circunstâncias, pode ser super desafiador!

Talvez você tenha trabalhado três horas de sono com uma xícara de café quente na mão. Ou talvez você precise pular uma refeição (ou várias) para concluir um projeto no prazo.

Como seres humanos, também reagimos a certos estímulos. Ou, em outras palavras, executamos de determinadas maneiras – ótima ou subótima – dependendo das condições específicas. Se conseguirmos identificar e recriar essas condições, podemos construir uma atmosfera otimizada para nós mesmos.

Como gerente de projeto, você sabe por que ter condições otimizadas é tão importante. Seu desempenho – e o desempenho de sua equipe – podem sofrer se você não tomar cuidado.

É aí que a ciência vem em socorro.

A ciência nos dá um conjunto objetivo de regras sobre a humanidade e como agimos e interagimos. Mas vai além da ciência biológica. A psicologia pode nos dizer como trabalhar melhor e maximizar nosso próprio potencial, e a sociologia informa como lidamos com os outros.

Se seu projeto não foi o melhor, tente usar esses conceitos científicos para revigorar sua equipe e refrescar a atmosfera.

Biologia: Use a meditação para melhorar o foco e a produtividade

Provavelmente não é de surpreender que somos ruins em desacelerar.

Os gerentes de projeto costumam ser os empreendedores, os traficantes, os que superam as expectativas e as personalidades de acordar cedo e começar a fazer.

O advento da Internet tornou isso ainda mais difícil. Todos os dias fazemos multitarefas, verificando e-mails enquanto estamos no telefone e mantendo inúmeras guias do navegador abertas. (Eu posso ou não ter enviado texto e / ou mensagens do Facebook enquanto escrevia este artigo.)

Há mais demandas em nossa atenção do que nunca e isso prejudicou gravemente nossa capacidade de foco.

Em seu livro Trabalho ProfundoCal Newport fala sobre, bem, trabalho profundo.

Newport define trabalho profundo como “a capacidade de se concentrar, sem distração, em uma tarefa cognitivamente exigente”.

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Se isso parece difícil, você não está sozinho. Milhões de trabalhadores em todo o mundo se sentem da mesma maneira que você.

É porque fomos reconectados para nos destacar no que Newport chama de trabalho superficial. Às vezes, passamos o dia todo “trabalhando”, mas quando é hora de ir para casa, descobrimos que realmente não fizemos muito.

Uma das maneiras de resolver isso é com a prática milenar da meditação.

Sei que a meditação em um ambiente de trabalho pode parecer estranha, mas traz benefícios reais e imediatos.

Líderes como Steve Jobs, Jeff Weiner e Evan Williams usaram a meditação para melhorar seu desempenho.

Os efeitos da meditação são surpreendentes. O Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos EUA diz que a meditação pode ajudar com níveis de estresse, ansiedade, pressão alta, insônia, síndrome do intestino irritável e outras condições médicas.

Mesmo pequenas quantidades de meditação programada regularmente podem trazer benefícios surpreendentes. Na Universidade de Wisconsin-Stout, os pesquisadores descobriram que mesmo duas sessões de 30 minutos por semana ajudavam os participantes a se sentirem melhor.

De acordo com a Harvard Business Review, os CEOs de todo o mundo usam a meditação como uma ferramenta poderosa para se concentrar, se sentir melhor e melhorar as relações no local de trabalho.

Se você é novo na meditação, tente um exercício respiratório simples como este. Leva apenas alguns minutos antes de você começar o dia. Acordar 10 a 15 minutos mais cedo é um preço pequeno a pagar por maior concentração e produtividade.

Você também pode liderar sua equipe através de exercícios meditativos. A meditação em grupo pode ser ainda mais eficaz do que meditar por conta própria.

Muitos sistemas religiosos têm suas próprias formas de meditação, mas a meditação não é uma prática religiosa inata. Talvez você não seja religioso ou venha de uma tradição religiosa que rejeite as formas de meditação de outras religiões. Como a ciência demonstrou, a meditação é uma prática psicológica – o processo de apropriar-se da mente e da cognição para trazer clareza e ordem ao pensamento.

Psicologia: Organize sua equipe estrategicamente

O atrito dentro dos grupos é uma das piores coisas que podem acontecer durante um projeto.

Um dia, tudo está indo bem, mas no dia seguinte, os membros de sua equipe estão brigando pela menor coisa.

A criação de equipes é um animal complicado de gerenciar.

Isso ocorre em parte porque a química é uma característica crucial de uma equipe de sucesso. As melhores equipes podem trabalhar juntas sem problemas, lidar bem com as disputas e manter todos sob controle.

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Mas, com muita frequência, surgem lutas de poder e surgem conflitos de personalidade. É quase inevitável … ou pelo menos parece.

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O segredo para organizar um grande grupo tem uma analogia útil no jogo do cabo de guerra.

Sua equipe precisa ser equilibrada e precisa ter uma estrutura que nivele o campo de jogo.

Não deixe que o apelido de “guerra” o jogue fora. A ideia é encontrar Saldo entre forças concorrentes. Deixe-me explicar com dois pontos.

Primeiro, você precisa considerar a personalidade e a capacidade de cada membro.

Pense na sua equipe como uma máquina. As máquinas não funcionam com apenas um tipo de peça. Em vez disso, eles trabalham usando vários tipos de peças, peças de todas as formas e tamanhos.

O mesmo conceito se aplica às pessoas dentro do seu grupo. Você não quer que ninguém se intrometa psicologicamente em outros membros.

Por exemplo, agrupar três “estrelas principais” está praticamente implorando por conflito. Da mesma forma, a criação de um grupo totalmente introvertido pode não produzir os melhores resultados.

Uma das minhas primeiras experiências com o primeiro-ministro me proporcionou um grupo de 15 extrovertidos para administrar. (Herdei o grupo; não os contratei.)

Ótimo, certo? Um monte de pessoas super extrovertidas e super simpáticas!

Na verdade, foi horrível.

Isolados, cada membro da equipe foi um excelente desempenho. Em um contexto de grupo, eles foram um desastre.

Com o tempo, fiz mudanças de pessoal. Alguns membros da equipe foram para outro lugar, enquanto eu reunia novas pessoas cujo temperamento e personalidade equilibravam a dinâmica do grupo.

O resultado? Melhor do que eu poderia ter imaginado.

Você precisa de um bom equilíbrio entre introvertidos e extrovertidos, grandes empreendedores e trabalhadores obedientes, especialistas e novatos.

Segundo, você precisa promover o tipo certo de comunidade.

Altos níveis de competição podem levar a ressentimento, estresse e amargura, destruindo o moral e o foco do grupo. Por outro lado, estabelecer padrões zero e adotar uma abordagem sem mãos pode resultar em nada sendo feito.

Uma boa cultura de trabalho é nutritiva, porém honesta, ambiciosa e cooperativa. Eu sei que isso soa como antônimos, mas eles trabalham em harmonia.

Para começar, você precisa incentivar a comunicação dentro do seu grupo. Os membros da equipe devem se sentir à vontade para expressar seus sentimentos entre si e com você.

Você também precisa considerar diferentes tipos de personalidade e estilos de trabalho. Certifique-se de que os extrovertidos não dominem as conversas e permita que os trabalhadores mais lentos concentrem um tempo reservado para as tarefas em questão.

Não é um passeio no parque, mas vale a pena manter os membros da sua equipe mental e emocionalmente no seu melhor.

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Sociologia: dê um pouco de espaço à sua equipe

As velhas idéias do local de trabalho estão mudando cada vez mais a cada dia.

Há um motivo pelo qual a frase “9 a 5” é sinônimo de “dia útil”. Ainda hoje, nós (ainda que inconscientemente) esperamos que um trabalho tenha um prazo fixo.

Mas e se essa não for a melhor ideia para sua equipe?

Parece loucura, mas a resposta pode estar em dar espaço à sua equipe. (Literalmente.)

Um estudo da Associação Sociológica Americana descobriu que os funcionários que participaram de uma flexibilidade no trabalho “expressaram níveis mais altos de satisfação no trabalho e níveis reduzidos de desgaste e estresse psicológico do que os funcionários da mesma empresa que não participaram”.

A idéia de que as equipes podem se beneficiar de fazer pausas e trabalhar no seu próprio ritmo é definitivamente contra-intuitiva, mas existem vários estudos de caso convincentes que sugerem que funciona como um encanto.

Veja a 3M, por exemplo. Eles permitem que os trabalhadores gastem até 15% de seu tempo em projetos pessoais com o objetivo de alcançar a inovação. Como resultado, seus funcionários têm um desempenho consistente e produzem resultados incríveis.

Outras empresas usaram programas semelhantes com grande sucesso. O Google concedeu aos funcionários 20% de seu tempo livre e várias inovações, como o Gmail, o Google Earth e o Gmail Labs, surgiram dessa política.

Isso não significa que você precise copiar a 3M ou o Google. Em vez disso, tente implementar o tempo livre focado ao longo do dia de trabalho.

Decida um prazo, digamos 1 hora, e permita que os membros da sua equipe se afastem do projeto. É importante que eles estejam fazendo algo relacionado ao projeto (mesmo que apenas pensando).

Embora seja um ato de confiança, conceder um tempo livre à sua equipe pode ajudá-la a organizar sua mente e abordar o projeto com uma nova perspectiva.

Gerenciamento de projetos é uma arte e uma ciência.

Embora este artigo seja sobre ciência, o gerenciamento de projetos faz parte da ciência e parte da arte.

Você precisa conhecer as regras científicas, mas precisa saber quando aplicá-las e quando não aplicá-las. Isso requer alguma intuição e experiência antiquadas.

Você nunca vai ficar perfeito? Provavelmente não. Mas, com o tempo, seus instintos se tornarão mais nítidos e você poderá avaliar situações que antes não conseguia.

Ainda estou aprendendo quando e onde aplicar a ciência certa. Eu nunca vou parar de aprender, e você também não.

Mas você e eu podemos fazer o possível para garantir que nossas equipes sejam as melhores possíveis, graças a esses fatos científicos.

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