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Como fazer alterações em um projeto

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As palavras Change Order em uma tela digital

Nunca é divertido fazer alterações, especialmente em meio a um grande projeto, mas às vezes é necessário mudar. Pode haver pessoas que não estão malhando, ou o escopo pode estar errado ou mal definido, ou talvez o cronograma precise ser revisado; todas essas coisas e outras podem causar alterações no projeto. Sempre há uma chance de que a mudança seja perturbadora para o projeto e a equipe do projeto; portanto, mudar qualquer coisa em um projeto apenas por uma questão de mudança nunca é uma boa idéia. Os líderes devem considerar a questão de todos os ângulos e solicitar informações de todas as partes envolvidas antes que possam decidir se uma mudança é justificada. Se a mudança for realmente necessária para o projeto, a lista de verificação a seguir ajudará a garantir que todas as bases sejam cobertas à medida que o gerente do projeto implementa as mudanças.

Comunicar (para cima e para baixo)

O primeiro passo é comunicar a próxima mudança no projeto. Essa comunicação precisa subir e descer a cadeia. A equipe que trabalha no projeto deve estar totalmente ciente da mudança e o motivo por trás dela, para que não trabalhem no escuro ou sejam surpreendidos por algo no meio do projeto. As partes interessadas e a gerência encarregada do projeto também precisam entender o que está acontecendo. Como tomadores de decisão, eles precisam estar cientes de quaisquer alterações para que possam fazer seu trabalho com eficiência. Pode ou não ser necessário obter permissão para todas as alterações feitas no projeto, mas é importante que as partes interessadas sejam informadas.

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Documento (em qualquer lugar)

Depois de comunicar o que está acontecendo no projeto, é hora de documentá-lo. Pode haver uma atualização no plano de pessoal se houver uma alteração feita na estrutura da equipe ou uma atualização nos planos de mitigação de risco se você estiver alterando aspectos do projeto para diminuir a probabilidade de ocorrência de certos riscos. A documentação do projeto deve permanecer atual para que todos dentro e fora do projeto ainda estejam trabalhando com a documentação atual. Se a documentação não for atualizada corretamente, as suposições e decisões sobre o projeto poderão ser tomadas erroneamente, o que só poderá levar a mais problemas e problemas futuros.

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Agendas de atualização

A última etapa na atualização da documentação do projeto deve ser a atualização do cronograma. Embora algumas mudanças possam não ter nenhum impacto no cronograma, é provável que algo que tenha sido alterado em um projeto tenha impacto no cronograma. Se foram adicionados novos recursos que alteram a carga de recursos do plano do projeto ou se o escopo foi limitado, o que remove tarefas ou se foram mitigados os riscos, que adicionam tarefas; o cronograma deve ser revisado totalmente à luz das alterações, para que as atualizações possam ser feitas e um novo cronograma de linha de base publicado para o projeto, se necessário.

Reflita sobre as lições aprendidas

O último passo é refletir sobre as lições aprendidas com a mudança no projeto. As causas que levaram à decisão da mudança e os fatores que entraram na decisão podem ser identificados. Além disso, após a alteração, como o projeto foi impactado. Se houve algum resultado negativo, é hora de ser sincero e documentar isso para projetos futuros. Felizmente, a mudança foi positiva e pode ajudar os projetos futuros a começar com o pé direito, em vez de precisar fazer alterações no meio.

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Sumário

Quando se trata de fazer alterações em um projeto, verifique se todas as alterações foram totalmente comunicadas aos membros da equipe e às partes interessadas. Documente as alterações para manter a documentação do projeto atualizada e evitar uma tomada de decisão ruim com base em dados imprecisos. Em seguida, atualize o cronograma do projeto para refletir o impacto das alterações. Por fim, pense em quaisquer lições aprendidas que possam ser úteis para projetos futuros.

A maioria dos projetos encontra mudanças durante seu ciclo de vida; é como essas mudanças são tratadas que fazem a diferença entre uma experiência positiva ou negativa para todos os envolvidos no projeto.

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