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Como executar as reuniões de projeto mais produtivas possíveis

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Grupo de quatro pessoas de negócios em uma reunião

Na Parte 1 desta série de duas partes sobre a execução de reuniões de projeto altamente eficazes e produtivas, discutimos os três primeiros dos meus sete conceitos-chave. Isso incluía a criação de uma agenda, o início e o término no prazo e o término de uma reunião quando ela terminar.

Agora, vejamos os quatro principais conceitos finais para reuniões de projeto altamente produtivas.

# 4: Não se repita

Evite repetir tudo para pessoas que chegam ou ligam tarde. Se você precisar atualizar alguém sobre um ponto-chave que já foi discutido na ausência deles, faça-o rapidamente. Além disso, se as chegadas tardias não tiverem tempo para discutir suas tarefas específicas, mova-as para o final da linha: retorne para elas depois de passar pelo resto da equipe. Se você tem uma reputação de estar em dia com suas reuniões – algo que, infelizmente, é raro atualmente -, espero que não tenha muitos problemas com as pessoas que chegam ou ligam tarde.

# 5: Concentre-se no objetivo da reunião

Não permita que a reunião do projeto se transforme em um fórum para alguns membros discutirem detalhadamente o design. Aqueles precisam ocorrer em outra reunião. Tente reconhecer quando as discussões secundárias começam a ficar fora de controle e peça às pessoas que convoquem uma reunião separada para discutir outros tópicos.

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# 6: Cancelar – mas apenas se necessário

Se você marcou uma reunião, mas não há nada novo a discutir, ou se o que você ia discutir ainda não aconteceu ou não faz da reunião uma necessidade como você havia planejado primeiro, cancele-a. Por outro lado, tenha cuidado para não fazer isso com muita frequência. Caso contrário, as pessoas esperam que suas reuniões agendadas não aconteçam e elas não se preparam ou nem chegam. Eu posso ir de qualquer maneira sobre este tópico. Sou fã de nunca, jamais, cancelar uma reunião por esse mesmo motivo … mas entendo a necessidade de não ser rotulado como um desperdício de tempo.

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Nº 7: Acompanhamento para garantir clareza

Acompanhe com um resumo do status do que foi discutido, decisões que foram tomadas, itens de ação que foram designados, quando as coisas estão vencidas e quando a próxima reunião será realizada. Envie o resumo por e-mail após a reunião e peça aos participantes que respondam se virem algo incorreto ou acharem que algo deve ser adicionado. Também é uma opção para enviar um cronograma revisado do projeto ou um email com um link para visualizá-lo na ferramenta de colaboração em gerenciamento de projetos. Dessa forma, você basicamente documentou que todos estão na mesma página.

Sumário

O ponto principal é o seguinte: como planejamos, executamos e acompanhamos nossas reuniões pode dizer muito sobre nós profissionalmente. De fato, se você está em uma posição de liderança – e todos os gerentes de projeto -, sua capacidade de realizar reuniões boas, produtivas e significativas sem desperdiçar o tempo das pessoas é enorme. Você pode realmente criar rapidamente uma reputação profissional muito positiva – ou negativa – com base na sua capacidade de gerenciamento de “reunião”. Faça as coisas direito e você sempre obterá as informações certas para as pessoas certas em sua reunião e será um líder e gerente de projetos melhores.

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