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Como executar as reuniões de projeto mais produtivas possíveis

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Colagem de reunião de negócios

Ninguém quer ser uma dessas pessoas. Você sabe de quem estou falando – os desperdiçadores de tempo que parecem convocar reuniões apenas para se ouvirem falando alto; como um comitê tentando formar outro comitê. E se você é como eu – alguém que odeia a conversa fiada no bebedouro – então você também não é fã desses tipos de reuniões.

A maioria das reuniões é chata, semi-produtiva e geralmente é realizada para promover propósitos de auto-serviço da pessoa que chamou a reunião. E quantas vezes você já se sentou em uma reunião e descobriu que é hora de conhecer?!? Não seja essa pessoa. O que você quer ser – um gerente de projeto altamente produtivo que também torna os que o rodeiam mais produtivos – é o tipo de pessoa que realiza reuniões eficientes, eficazes e produtivas.

O que quero discutir nesta série de duas partes são minhas sete regras para planejar e conduzir reuniões significativas do projeto – aquelas que realmente o ajudarão a gerenciar melhor seus projetos e informar os participantes com o que você espera dar a eles, como atribuições, atualizações, visões gerais de status e informações sobre problemas importantes para eles. Seguir essas regras pode ajudar a tornar as reuniões mais produtivas, organizadas e agradáveis ​​para os participantes. E você também não será rotulado como a ‘pessoa chata da reunião’.

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# 1: A agenda

Envie uma agenda a todos por e-mail. Deve ser qualquer ponto de ação antecipado que você precise abordar especificamente aos participantes. Dessa forma, ninguém é pego de surpresa quando você os chama, e as pessoas podem vir preparadas para fornecer atualizações significativas do projeto. Você não quer ter uma sessão improdutiva que exige que você convoque outra reunião apenas para obter as informações que realmente precisa.

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# 2: Seja pontual

Seu nível de participação e participação será melhor se as pessoas souberem que você tem uma reputação de ir direto aos negócios na hora certa e que suas reuniões não duram para sempre. Comece na hora, seja produtivo e termine dentro do prazo prescrito.

# 3: Deixe-os ir

Quando a reunião terminar, encerre-a com um breve resumo verbal dos itens de ação e informe a todos quando você planeja se reunir novamente. E então termine a reunião. Guarde a conversa ociosa para a mesa ou para o bebedouro – você não quer ser o cara com reputação de desperdiçar o tempo de todos.

Abordamos três dos meus sete pontos-chave para realizar as reuniões mais produtivas possíveis. Na parte 2 desta série, examinaremos os quatro conceitos finais: foco em quem está lá, não em quem chegou tarde; fique na pista e no tópico; cancelar como último recurso; e seja significativo e intencional no acompanhamento da sua reunião.

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