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Como evitar 12 erros comuns no gerenciamento de projetos

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Mulher com erros comuns de bolha e palavras

Todo gerente de projeto potencialmente enfrenta inúmeros erros que afetam os projetos, causam atrasos e, em alguns casos, contribuem para concluir a falha do projeto.

Neste artigo, analiso de volta ao básico o motivo pelo qual tantas organizações executam mal os projetos. Também ofereço soluções para reforçar o processo de gerenciamento de projetos.

Aqui estão 12 erros comuns no gerenciamento de projetos – e como você pode evitá-los.

1. Empregando um gerente de projeto sem experiência

Gerenciar um projeto é difícil e se torna ainda mais difícil se o gerente de projetos não tiver experiência. O conhecimento de executar reuniões de status, desenvolver um plano de projeto, gerenciar riscos e problemas e lidar com as partes interessadas é crucial para o bom resultado do projeto.

Ter até alguns projetos em andamento ajuda os gerentes de projeto a ajustar e refinar sua abordagem e a se tornarem totalmente eficazes.

Você pode sentir esses fracassos com meu recente apelo às organizações para “dar uma chance aos gerentes de projetos juniores”. Importante como um PM experiente é projetar o sucesso, não há nada que impeça esse PM de ser ocultado por uma contraparte júnior.

Dessa forma, o novo PM aprende as cordas durante o trabalho, uma valiosa etapa de desenvolvimento pessoal após o treinamento em sala de aula. Por sua vez, o PM experiente tem a satisfação de transmitir seu conhecimento suado.

2. Má combinação de recursos

Você está selecionando pessoas para o seu projeto com base na disponibilidade ou no conjunto de habilidades? Com demasiada frequência, as pessoas são selecionadas simplesmente porque estão disponíveis. Isso poderia colocar o projeto em risco se as habilidades e a experiência necessárias não estiverem presentes na equipe.

É importante empregar o gerente de projeto e os membros da equipe certos para atender aos requisitos e expectativas do cliente.

Crie uma equipe com base no conjunto de habilidades e na experiência, e não na disponibilidade. Considere se vale a pena pagar um prêmio por uma pequena equipe de pessoas altamente proficientes e experientes.

3. Má Iniciação do Projeto

Vale a pena ter uma reunião inicial do projeto? Muitos projetos entram em ação sem um ponto de partida claro. Todo mundo sabe o que está fazendo; é óbvio, certo?

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Nem sempre.

Há uma tendência de esquecer quem esteve envolvido em quais conversas antes do início do projeto. Eu ouvi essa gema de um membro da equipe do projeto falando no final de um projeto particularmente difícil: Eu nunca tinha certeza do que deveria estar fazendo.

É importante que todos na equipe do projeto sejam claros sobre a meta, as metas e os objetivos do projeto.

Todos os membros da equipe precisam ter clareza sobre suas funções, responsabilidades, marcos importantes do projeto e datas-limite. Eles precisam da oportunidade de fazer perguntas se não tiverem certeza sobre qualquer aspecto de suas funções no projeto ou o que o projeto está no negócio a ser entregue.

Uma reunião inicial do projeto é extremamente valiosa para iniciar o projeto com o pé direito. Pode ser o tempo mais importante que você gastará no projeto.

4. Coleta de Requisitos Fracos

Muitos projetos começam com a lista de requisitos mais simples, apenas para descobrir mais tarde que as necessidades dos clientes não foram claramente entendidas. Muitas vezes, existem lacunas nos requisitos, becos sem saída ou solicitações que simplesmente não fazem sentido sem esclarecimentos adicionais.

Uma maneira de evitar esse problema é escrevendo uma declaração de requisitos.

Este documento é um guia para os requisitos do projeto. Depois de criar sua declaração de requisitos, garanta que o cliente e outras partes interessadas se inscrevam nela e entenda que é isso que você concordou em entregar.

5. Falta de medidas claras de objetivo e sucesso

A causa de muitas falhas do projeto não é um planejamento ruim ou falta de habilidades apropriadas. É simplesmente a ausência de um objetivo claro e de medidas para identificar o sucesso ou o fracasso.

Pergunte a si mesmo qual é o projeto de entrega? Esta é uma pergunta difícil de responder, pois precisa de mais reflexão do que você poderia esperar.

Ao pensar no objetivo do seu projeto, use a sigla DUMB – factível, compreensível, gerenciável e benéfica – para ajudá-lo. Pense muito sobre por que você está fazendo o que está fazendo.

Peça ao seu cliente para ajudá-lo a definir medidas de sucesso para o projeto.

6. Subestimar o tempo e o orçamento necessários

Quanto tempo e orçamento preciso para o meu projeto? A resposta não é uma questão de alocação simples baseada em suposições ou suposições.

Quanto é suficiente?

Recentemente, eu estava em uma reunião em que o cliente retirou figuras do ar, procurando confirmação de que o projeto poderia ser concluído pelo que ele considerava “razoável”. A estimativa precisa ser muito mais científica que isso.

Inicie um projeto com o pé direito, dispondo de recursos suficientes desde o início. Obtenha aconselhamento especializado de pessoas que trabalharam em projetos semelhantes. Adote uma abordagem orçamentária de baixo para cima para obter estimativas razoáveis ​​para o projeto.

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Evite sempre números arrancados do nada.

7. Má comunicação com as partes interessadas e a equipe do projeto

Pode ser imensamente irritante quando as pessoas em um projeto não conseguem se comunicar adequadamente e depois colocam a culpa na sua porta por erros causados ​​pela falta de comunicação. Se você não mantiver todos no projeto informados sobre decisões, exceções, alterações, estruturas de equipe e assim por diante, não ficará surpreso quando eles inadvertidamente cometem erros.

Não há desculpa para não se comunicar com as partes interessadas e a equipe do projeto.

A comunicação é a força vital de um projeto, portanto, mantenha todos os canais de comunicação abertos. Mantenha todos atualizados com o status, riscos, problemas e desenvolvimentos mais recentes do projeto.

Se houver uma mudança de direção, comunique-a claramente.

8. Falha ao gerenciar o escopo do projeto

Uma causa comum de falha e conflito do projeto é a alteração do escopo. Em uma conversa recente com um gerente de projeto executando um grande projeto baseado em Chicago, o assunto do escopo surgiu.

Perguntei se ele estava tendo problemas com alterações de escopo. Ele respondeu que o escopo não foi acordado em seis meses no projeto, então sua resposta deveria ter sido um claro sim. Ninguém sabia o que o escopo do projeto continha.

No início de qualquer projeto, o gerente do projeto precisa insistir para que o escopo do projeto seja acordado e baselined.

O gerente de projeto deve apresentar um processo para lidar com solicitações de alterações no escopo. O processo deve seguir um critério definido para avaliar a mudança de impacto no orçamento e no cronograma. O impacto da mudança no projeto deve ser apresentado ao Conselho de Projetos para aprovação. Em alguns casos, onde a mudança tem pouco impacto, o gerente de projeto pode ter o poder de aprová-la.

9. Fazendo tudo sozinho (ignorando a entrada de sua equipe)

Nunca é uma boa idéia para os gerentes de projeto fazer uma viagem de força e desencorajar idéias e sugestões de suas equipes. Os membros da equipe são as pessoas que mais têm contato com os desafios, riscos e questões que provavelmente impactarão o projeto.

Ignorar suas sugestões e conselhos pode contribuir para dificuldades no projeto ou, nos piores casos, contribuir para uma falha. As sessões de planejamento de equipe são uma ótima maneira de envolver sua equipe e dar a eles uma participação no sucesso de um projeto.

Estou trabalhando com um gerente de projeto que abate as idéias e sugestões das pessoas, porque ela acha que sabe a melhor maneira de abordar todos os aspectos do projeto. As pessoas de sua equipe aprenderam a ficar caladas.

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Como resultado, a equipe não tem interesse no sucesso do projeto. Eles fazem o que lhes é dito, nada mais. Isso não necessariamente causa a falha do projeto, mas o gerente de projetos se arrisca desnecessariamente.

10. Microgerenciar a equipe do projeto

Outra causa comum de conflito nos projetos são os gerentes de projeto que microgerenciam suas equipes. Todos os membros da equipe acreditam que estão na equipe pelas habilidades e conhecimentos que trazem para o projeto. Eles querem se sentir responsáveis, valorizados e capacitados.

O microgerenciamento dessas pessoas destrói a confiança e pode levar à falta de confiança e motivação.

Por mais difícil que seja, soltar as rédeas é essencial para o bem-estar da sua equipe de projeto. Pode ser difícil deixar ir e confiar nas pessoas. No entanto, essa confiança quase sempre é paga. Discuti esse ponto com meu gerente recentemente.

Nós dois concordamos, trabalhar em equipe produz melhores resultados. Também é mais divertido.

11. Esperando que o software resolva seus problemas

O software especializado em gerenciamento de projetos pode ajudar em tudo, desde o planejamento do projeto ao gerenciamento de tarefas e tempo, colaboração em equipe e geração de relatórios. As ferramentas de hoje são lisas, rápidas e econômicas. Muitos softwares de escritório comuns, como planilhas, podem ser usados ​​para ajudar a controlar orçamentos, avaliar riscos e gerenciar o escopo.

O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta e, por si só, não resolverá problemas no seu projeto. Os problemas são resolvidos por pessoas, não por software. Não compre software acreditando que ele transformará seu projeto e, como li recentemente em algum anúncio de marketing, que “facilita o gerenciamento de projetos”. O software está lá para ajudá-lo a resolver problemas, não para resolvê-los para você.

12. Não segue um processo

Qual será a sua abordagem de projeto? Muitos projetos começam com uma fanfarra e muito otimismo, apenas para se atolar e lutar por meses e anos sem entrega. Não é que as pessoas não estejam trabalhando duro. Eles são, mas não têm um processo claro a seguir.

Eles não sabem a que distância está a linha de chegada.

É importante saber o que precisa ser feito, a ordem em que será feito e os principais marcos ao longo do caminho. Os melhores processos são aqueles que são mantidos simples. Eles são fáceis de entender e têm etapas e resultados claros.

Todo mundo sabe até que ponto é a linha de chegada.

Sumário

Esses são 12 erros comuns que afetam os projetos. Todos são erros que são facilmente evitados pela vigilância, bom planejamento e comunicação clara.

Não assuma que eles não afetarão seu projeto. Evidências anedóticas sugerem que pelo menos um ou dois desses erros afetam a maioria dos projetos.

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