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Como escrever um documento de escopo de projeto sólido

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Há uma longa lista de coisas que podem levar um projeto para o lado, e um documento de escopo mal definido (ou mesmo a falta dele) está certamente no topo dessa lista.

Talvez você não saiba o que é um escopo e tudo bem. De fato, nem todas as organizações exigem escopos para projetos, portanto, a elaboração de documentos de escopo pode não ser uma prática comum para você.

Mas se você estiver interessado em definir as expectativas do projeto e manter seus projetos em um cronograma gerenciável e rastreável, um escopo pode ajudar!

O que é um documento de escopo do projeto?

Um documento de escopo do projeto – às vezes chamado de escopo de trabalho (SOW) – é uma parte crítica da documentação do projeto que alinha as equipes e as partes interessadas nos limites de um projeto antes mesmo de começar.

Um documento de escopo bem elaborado pode salvá-lo das principais dores de cabeça, definindo os seguintes elementos do projeto:

Esses aspectos críticos do escopo permitem que você não fale mais facilmente quando novas solicitações surgirem enquanto você tenta entregar um projeto dentro do prazo e do orçamento.

No final, uma declaração de escopo bem documentada alinha todos – equipe e partes interessadas – em torno desses detalhes importantes que podem criar ou interromper um projeto.

Como escrever um escopo de documento de trabalho

Não há dúvida de que muita reflexão, discussão e, às vezes, até debate entram na finalização de um escopo sólido. Mas todo esse trabalho vale a pena, porque ter um documento de escopo bem considerado pode aumentar suas chances de levar um projeto a uma conclusão bem-sucedida.

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Existem várias maneiras diferentes de criar uma declaração de escopo. Vamos dar uma olhada em alguns dos detalhes de um SOW de projeto sólido.

O que está incluído no escopo de um projeto?

Aqui está uma lista de possíveis elementos que você deve considerar adicionar à sua declaração de escopo.

Caso de negócios e objetivos

Todo projeto tem objetivos, e é aqui que você os define. Esta seção normalmente inclui os motivos pelos quais o projeto está sendo apoiado (ou financiado), juntamente com um conjunto de metas de negócios ou resultados pretendidos para que sua equipe tenha em mente ao executar o projeto.

Esses detalhes são críticos para o documento, pois haverá momentos em que as solicitações das partes interessadas (e às vezes até da equipe) se infiltram e colocam em risco sua linha do tempo e orçamento. Mas você pode afastar esses riscos se as solicitações de mudança não atenderem ao caso comercial documentado.

Descrição do projeto e entregas

Este é simples: uma visão geral em linguagem clara dos resultados do projeto. Evite confusão, descrevendo claramente o que será entregue para aprovação durante o curso do projeto, bem como a entrega final.

Por exemplo, se você estiver criando um anúncio de televisão para um cliente, poderá dizer algo como: O nome da empresa produzirá e entregará um anúncio em vídeo de 60 segundos no formato AVI para ser usado na televisão.

É uma descrição simples do que você está trabalhando para entregar, mas também detalha pequenos detalhes como quantidade, quantidade, comprimento ou quaisquer outros aspectos que descrevam com precisão o projeto.

Critérios de aceitação

Seu escopo deve ajudá-lo a chegar a um acordo sobre o que será entregue e não deixa dúvidas quando o projeto estiver concluído. Os critérios de aceitação podem ser medidos, alcançados e usados ​​para provar que o trabalho está completo.

Exemplos de algumas das condições ou critérios de aceitação podem ser encontrados nos requisitos do projeto, no teste de aceitação do usuário ou apenas na revisão e aprovação final das partes interessadas.

Limitações

Cada projeto tem seus limites e você precisa ter certeza de que não está excedendo esses limites para concluir um projeto dentro do prazo e do orçamento.

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As limitações podem vir de várias formas, mas um exemplo seria a tecnologia. Por exemplo, se você estiver criando um aplicativo que depende de uma tecnologia específica, mencione isso. Pode haver várias maneiras de codificar esse site, mas se você optar por uma tecnologia complicada, poderá se cobrir especificando essas limitações em seu escopo.

Isso ajudará você a encontrar uma limitação e não tiver tempo ou orçamento para explorar alternativas. Pense nisso como uma apólice de seguro para o seu projeto.

Premissas

Você sabe o que eles dizem sobre suposições e provavelmente sabe que é verdade. Se você não as delinear, acabará com confusão, expectativas perdidas e problemas no projeto. Portanto, reserve um tempo para listar todas as suposições que você pensou que afetarão o trabalho que você fará ou os resultados desse trabalho.

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Exclusões

Você já listou os produtos a serem entregues, mas às vezes é tão importante especificar o que você NÃO entregará. Isso ajuda a evitar perguntas ou solicitações embaraçosas “Mas você não estava indo para …”. Realmente, trata-se de definir expectativas e evitar falhas de comunicação em torno do trabalho que você planejou.

Custos

Essa é uma parte opcional do SOW do seu projeto, dependendo do tipo de organização em que você trabalha.

Se você faz parte de uma agência de consultoria que cobra clientes externos pelo seu trabalho, convém descrever os custos do projeto, possivelmente até no nível da fase ou do marco.

Você precisa fazer o que parece certo para seu projeto e organização. Mas quanto mais claro você puder sobre os custos e o trabalho associado a ele, mais fácil será para gerenciá-lo – e defenda mais fundos quando surgirem escopos adicionais.

Acordo

Os documentos de escopo criam um acordo por natureza, mas às vezes você precisa de provas! Portanto, inclua um campo de assinatura no documento do escopo e peça ao seu principal interessado ou financiador do projeto que assine o documento.

Nessa nota, é importante lembrar que, se você estiver coletando dinheiro para o trabalho ou se houver altos riscos, provavelmente desejará que seu documento de escopo seja revisado por um advogado antes de ser assinado. Afinal, o documento de escopo é um contrato.

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Recursos adicionais com exemplos de documentos de escopo

Uma quantidade considerável de trabalho é utilizada na criação de um documento de escopo, mas lembre-se de que não há uma maneira certa ou errada de escrever um.

Adapte seu documento de escopo às suas necessidades para obter um acordo sobre o que será produzido. Seja o mais detalhado possível para garantir que seus projetos terminem dentro do prazo e do orçamento com uma equipe e partes interessadas felizes.

Use os elementos acima para criar o seu próximo escopo do projeto e defender sua equipe do inevitável deslize do escopo. Ou confira estes recursos úteis para obter mais inspiração:

Mantenha o escopo em mente quando o trabalho do projeto começar

Depois de obter a aprovação final do seu escopo de trabalho, é hora de começar a elaborar seu plano de projeto. Recomendamos adicionar lembretes de escopo ao seu plano de projeto para que todo o esforço que você coloca no documento de escopo não seja desperdiçado.

Veja como comunicar o escopo no nível do projeto e da tarefa no TeamGantt usando o Comentários característica.

1. Carregue o escopo de trabalho assinado nos documentos do seu projeto.

Isso facilita o acesso de qualquer pessoa da equipe ao documento final do escopo, caso surjam perguntas ou novas solicitações ao longo do caminho.

captura de tela de um documento de escopo carregado nos documentos do projeto no TeamGantt

2. Adicione notas a cada tarefa para definir claramente o escopo.

A divisão do escopo no nível da tarefa elimina a confusão e ajuda a garantir que cada parte do projeto permaneça no caminho certo.

captura de tela dos detalhes do escopo adicionados às notas da tarefa no TeamGantt

Lembre-se de que o escopo do projeto consiste em definir expectativas, e as expectativas nunca são uma coisa do tipo “faça e esqueça”. Compartilhe proativamente o escopo do seu projeto, para que todos saibam os trilhos de proteção e não sejam tímidos quanto a lembretes.

Com um escopo sólido em mãos e uma linha de comunicação aberta, seu projeto pode ser concluído dentro do prazo e do orçamento, com cinco pontos ao redor. 🎉

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