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Como escolher o software de gerenciamento de tarefas certo

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O melhor software de gerenciamento de tarefas é aquele que melhor se ajusta aos processos e objetivos da sua empresa. Isso significa que pode não ser o mesmo para todas as empresas, mas existem alguns critérios básicos que a maioria das empresas pode usar ao fazer compras.

Ao escolher a ferramenta certa para sua empresa, é importante levar em consideração a funcionalidade e os resultados finais que você está procurando. Para facilitar o processo de escolha de um software de gerenciamento de tarefas, reunimos este guia das coisas mais importantes a serem consideradas na hora de tomar uma decisão.

1. Ele colabora da maneira que você faz?

Uma das funções mais úteis e procuradas para um software de gerenciamento de tarefas são seus recursos de colaboração. A ferramenta escolhida deve ser aquela que ajuda a colocar sua equipe na mesma página. Ao escolher uma ferramenta, pense em como sua equipe gosta de se comunicar e seja capaz de traduzir esse estilo de comunicação para as empresas de software ao discutir os recursos de seus produtos.

2. Como isso ajudará no planejamento do projeto?

Procure um software de gerenciamento de tarefas que ofereça atualizações em tempo real do projeto. Isso permitirá que você tenha certeza de que tudo está no caminho certo e que nenhuma bola está sendo jogada ao longo do caminho. As ferramentas de gerenciamento de colaboração mais eficazes permitem agendar e atribuir tarefas e fornecer atualizações sobre a conclusão delas ao longo do ciclo de vida do projeto.

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3. Oferece um layout visual limpo?

As equipes podem ser resistentes a novas ferramentas e softwares, especialmente se houver uma curva de aprendizado. Fique atento às ferramentas de gerenciamento de projetos que são fáceis de usar para eliminar a barreira de entrada dos membros da equipe.

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Procure um programa que use um painel com painéis visuais para ajudar a separar projetos. Essas interfaces tendem a ser um pouco menos intimidadoras do que as grandes planilhas e / ou e-mails do Excel vindos de todas as direções, para que os membros da equipe tenham maior probabilidade de se adaptar a elas.

4. Como isso contribui para a estruturação do seu projeto?

Os projetos mais eficientes operam com estrutura – e o melhor software de gerenciamento de tarefas. Procure um programa que permita estruturar seus projetos em fases (com subtarefas), mas que ofereça espaço para flexibilidade. Cada projeto é único e os soluços são inevitáveis; portanto, procure um software de gerenciamento de projetos que seja tão ágil quanto sua equipe.

5. Quão bem ele se integra às suas outras ferramentas?

Sua empresa já possui as ferramentas que adora. Ao discutir um novo software abrangente, é uma boa ideia ver como ele funciona com os existentes. Descobrir isso geralmente requer apenas algumas perguntas do representante de vendas do software. Não perca esta etapa ou terá que desmontar as coisas que já estão funcionando na sua empresa.

6. Como é a compartilhabilidade?

O gerenciamento de projetos é um empreendimento altamente colaborativo que envolve a comunicação entre equipes e empresas. Ao escolher um programa para gerenciar projetos, é importante escolher algo que permita que você se comunique e compartilhe com membros da equipe, clientes e quaisquer outras partes interessadas relevantes.

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7. Oferece uma demonstração?

Uma das melhores maneiras de determinar se um software de gerenciamento de projetos é adequado para sua empresa ou não é testá-lo. Em geral, se um sistema vale a pena, ele terá uma demonstração gratuita para provar isso. Vá em frente e experimente alguns sistemas diferentes. Em seguida, ouça os pensamentos de sua equipe sobre cada um. Tomar a decisão em equipe provavelmente tornará a transição para o novo software mais amigável e fácil.

O melhor software de gerenciamento de tarefas reflete as necessidades da sua empresa. Um ótimo lugar para começar é refletir sobre o que são, para que você possa discuti-los com os representantes de vendas de diferentes empresas de software. Saber o que você deseja antecipadamente o ajudará a eliminar os muitos programas que você não deseja.

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