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Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos – um guia definitivo

How to Choose The Best Project Management Software
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Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos

Imagina isto:

Você assume um novo projeto com um novo cliente.

Você organiza reuniões para entender e planejar a estratégia de execução do projeto.

Você adota um software de gerenciamento de projetos para garantir que o fluxo de trabalho seja otimizado e que todos os prazos do projeto sejam cumpridos.

Mas você ignorou alguns fatores:

  • O software não tinha um recurso de relatório, dificultando o rastreamento da produtividade da equipe e da execução do projeto.
  • O software estava um pouco acima do orçamento, então as despesas eram um problema agora.

Então qual foi o problema?

O plano do projeto pode ser perfeito, a execução também pode ser perfeitamente alinhada, mas sem escolher um software de gerenciamento de projetos que não seja apenas o melhor, mas que atenda às necessidades da sua empresa, é essencial para a execução bem-sucedida do projeto.

Agora, chegamos à questão principal em questão – como você escolhe o melhor software de gerenciamento de projetos para sua empresa?

É exatamente disso que falaremos neste blog.

Antes de nos aprofundarmos no processo de seleção do software de gerenciamento de projetos que ocupa a primeira posição, é essencial saber por que e o que você precisa em uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Então, vamos dar uma olhada!

Selecionando o software de gerenciamento de projetos nº 1: por que é importante?

Pode haver várias razões pelas quais seleger o software de gerenciamento de projetos que se destaca da multidão é importante. Algumas das razões incluir:

  1. Rastreando tarefas e o progresso deles
  2. Fazer tpedir delegação relativamente fácil e menos demorado
  3. Rastreando as atualizações mais recentes do cliente
  4. Economizando tempo para que as equipes não precisem mais percorrer longas cadeias de email
  5. Simplificação de faturamento

Além do porquê, alguns levantam “é adequado para os meus negócios?” questão. Pode parecer óbvio, mas afinal é um investimento. E saber em qual categoria de compradores sua empresa se enquadra é apenas o primeiro passo. Vamos dar uma olhada

  • Empresa Individual / Pequena Empresa: Colaboração é um dos aspectos principais responsáveis ​​por tornar um projeto bem-sucedido, seja você um desenvolvedor remoto ou alguém trabalhando em uma pequena organização com força de funcionário de até 50 anos. Além disso, o agendamento de várias tarefas se torna simples.
  • Médias Empresas: Em organizações com mais de 100 funcionários, uma responsabilidade que costuma consumir muito tempo do cronograma de um gerente de projeto é delegação de tarefas. Como há muitos funcionários participando da conclusão de um projeto, é importante integrar o uso de uma ferramenta fácil de gerenciamento de projetos que ajuda a atribuir tarefas facilmente.
  • Corporações / grandes empresas: Em uma empresa, a principal tarefa que mantém um gerente de projetos em alerta é a alocação de recursos e orçamento. Aqui, o gerente precisa garantir que as estimativas de orçamento para as alocações sejam registradas em todas as etapas do projeto. A falta de uma única entrada pode causar enormes prejuízos à organização.

Depois de reconhecer a categoria de comprador à qual sua organização pertence, você precisará entender o aspecto “o que procura” a seguir. Isso também define critérios para comprando um software de gerenciamento de projetos.


Leia mais: O que são recursos comuns do software de gerenciamento de projetos?


Critérios para escolher o software certo para gerenciamento de projetos

Definir critérios para selecionar o software de gerenciamento de projetos não é tão difícil. Isso pode ser entendido pelo que você, como gerente, espera de um software. Vamos ver alguns dos muitos aspectos que podem ajudá-lo a configurar critérios para selecionar o software de gerenciamento de projetos mais adequado à sua organização.

Escolhendo o Software de Gerenciamento de Projeto Correto

Fácil configuração

É importante, desde o primeiro dia, que a ferramenta de gerenciamento de projetos utilizada seja fácil de configurar. Isso ajuda a economizar tempo e motiva a equipe a executar suas tarefas imediatamente.

Um painel para governar todos

Como arquivos espalhados em um escritório, diferentes projetos e seus detalhes salvos em diferentes locais do seu computador podem parecer confusos. Esse padrão desorganizado tende a superar os prazos do projeto. Coibir este problema, é importante que você procure uma ferramenta que ajude a visualizar todos os projetos existentes e concluídos em um painel.

Gerenciamento da equipe do projeto

Outro critério que as organizações precisam definir antes de comprar o software de gerenciamento de projetos é verificar se isso as ajudará a configurar e gerenciar equipes de projetos. Dessa forma, você pode monitorar o desempenho deles e atribuir tarefas de acordo.

Colaboração é a norma

É importante que sua ferramenta de gerenciamento de projetos pré-selecionados forneça um ambiente para os funcionários colaborarem melhor. Isso não apenas incentiva o trabalho em equipe, mas também ajuda todas as equipes a concluir tarefas antes / dentro do prazo.

Uma vez definidos os critérios, será mais fácil escolher o melhor software de gerenciamento de projetos. Vamos explorar alguns dos principais aspectos que ajudam a comprar o software de gerenciamento de projetos sem problemas.

Escolhendo o software de gerenciamento de projetos certo: 6 fatores a considerar

Você precisa considerar vários fatores ao planejar comprar o software de gerenciamento de projetos que é melhor para sua organização. Alguns dos fatores que desempenham um papel central na escolha do software de gerenciamento de projeto certo para sua organização são apresentados abaixo.

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1. Usabilidade do software

Outro fator que precisa de sua atenção é a usabilidade do software. Para verificar isso, você deve questionar o ajuste do software ao seu projeto de várias maneiras.

Você pode arrastar e soltar suas tarefas de acordo com a prioridade deles?

O armazenamento de documentos é possível com o software?

Você pode fornecer acesso a clientes e colegas de equipe para ver o progresso de um projeto?

E o software irá gerar faturas com várias moedas?

Parece uma longa lista de perguntas, não é? Mas é importante que você tenha as respostas para essas perguntas antes de investir em ferramentas de gerenciamento de projetos. A usabilidade do software deve permitir que você e os usuários do produto arrastem e soltem tarefas, armazenamento de documentos, controle de acesso, transferência de arquivos e muito mais.

Então, quando você olha para o especificações de um software de projeto, verifique se ele fornece uma melhor experiência de usabilidade.

2. Software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem

Com mais de 60% das empresas que integram o uso da solução baseada em nuvem, você não pode ficar para trás.

Um software baseado em nuvem é conhecido por fornecer muitos benefícios aos seus usuários. Aqui estão alguns deles:

  • Um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem fornece à sua equipe um espaço de trabalho central que pode ser acessado a qualquer hora, em qualquer lugar. A colaboração pode ser realizada sem problemas.
  • Acesso confiável é o que você procura ao planejar investir em um software baseado em nuvem. Não importa onde você esteja – em uma reunião com as partes interessadas, em um evento de rede muito aguardado ou em um domingo em sua casa, você pode facilmente obter acesso às informações em minutos. Você não precisa esperar a segunda-feira chegar e abrir os computadores locais para obter informações relacionadas a um projeto.
  • É uma tecnologia de baixa manutenção, fácil de usar e que atende a todas as necessidades funcionais. Você dificilmente passa o tempo offline para instalar as atualizações mais recentes e entender os requisitos do sistema.
  • É econômico, de acordo com 82% das empresas que mudaram para uma ferramenta baseada em nuvem para economizar dinheiro.

3. Confira Revisões de software

revisões de software de gerenciamento de projetos

Deseja conhecer melhor o produto? É simples, basta comparar avaliações on-line. Tornou-se um método eficaz para escolher o melhor software de gerenciamento de projetos. Mas esse método é mais eficaz se você decidir não testar e experimentar o produto você mesmo. E tudo bem.

Ir para o período de avaliação pode ser um processo demorado e você terá outro trabalho em mãos como um requisito urgente. Então, é melhor escolher revisões de software de gerenciamento de projetos como a próxima melhor opção.

4. Segurança de Software

Sempre considere os recursos de segurança de um software MP fornecido durante seu uso. Tudo bem se você não estiver compartilhando informações confidenciais com seus clientes e outras partes interessadas. Mas é sempre bom estar seguro e investir em um produto que oferece ótimos recursos de segurança que ajudam a proteger seus dados facilmente.

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5. Planos de Preços de Software

preços de software de gerenciamento de projetos

Em um projeto, você está vinculado ao tempo, qualidade do trabalho e dinheiro. O mesmo acontece quando você planeja comprar um software de gerenciamento de projetos. Você está procurando uma ferramenta que possa trabalhar em um curto espaço de tempo e não queime um buraco no seu bolso. Mas há quem depois de definir um orçamento tenda a exceder.

Em tal situação, é importante fazer a pergunta “como”.

Como selecionar um software que não agride o bolso? É importante que você também compare diferentes planos de preços fornecidos pelas empresas. Esse pode ser um plano frutífero para startups e usuários individuais.

Portanto, se você está enfrentando problemas na compra de um software simples de gerenciamento de projetos que atenda às suas expectativas, o guia acima pode ajudá-lo a escolher um facilmente.

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6. Considere suas opções

Além de escolher um software baseado em nuvem, nunca deixe de fazer comparações entre as opções existentes disponíveis no mercado. Esse é um fator crucial que, como comprador, você não deve ignorar. Para comparar, é sempre melhor se inscrever em testes gratuitos e sem compromisso. Você pode facilmente explorar todos os recursos e compará-los com os outros.

As avaliações gratuitas são eficientes para ajudar você a entender se o produto atende às suas expectativas ou não. Se você perdeu alguma coisa, não se preocupe. Adicione alguns membros da sua equipe para entender o que todos os recursos podem ser benéficos para gerenciar todas as tarefas e comparações de software de gerenciamento de projetos Melhor.

Outra coisa importante a procurar ao escolher um software de gerenciamento de projetos é que é características.

É extremamente importante que você verifique todos os recursos enquanto seleciona um software de gerenciamento de projetos adequado para garantir que ele tenha todas as ferramentas necessárias para executar seus projetos com eficiência e sem problemas. Vamos ver alguns recursos que você precisa ter em uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

Escolhendo o software de gerenciamento de projetos: recursos essenciais a serem observados

Quando se trata de recursos obrigatórios, é importante sentar e pensar:

O que exatamente preciso para garantir que todos os projetos sejam executados corretamente e cumpram os prazos estabelecidos?

Bem, para facilitar seu trabalho, compilamos nossa própria lista de recursos-chave para você procurar ao escolher a ferramenta de gerenciamento de projetos correta:

1. Rastreamento de Tempo

Time Tracking

Com várias equipes trabalhando em vários projetos, pode ser realmente estressante acompanhar todos os prazos. Mas, há uma saída.

Um software de gerenciamento de projetos que oferece o recurso de controle de tempo permite:

  • Veja quem está trabalhando no quê
  • Acompanhe o tempo gasto por cada membro da equipe em tarefas individuais
  • Certifique-se de que todos os prazos sejam cumpridos

2. Calendário CompartilhadoCalendário Compartilhado

Uma das melhores maneiras de manter todos os membros da equipe na mesma página é planejar projetos como uma equipe. Agora, o que é melhor do que um calendário compartilhado para fazer isso?

A tecnologia robusta de gerenciamento de trabalho, como o ProProfs Project, apresenta um calendário compartilhado que permite:

  • Tenha uma visão do dia atual, verifique se as equipes sabem no que precisam trabalhar
  • Visualize seus marcos com sua equipe, mantendo todos no caminho certo
  • Acompanhe marcos individuais para garantir que os prazos sejam cumpridos
  • Sincronize o calendário compartilhado do ProProfs com sua ferramenta principal de calendário, como o MS-Outlook
  • Saiba o que está vencido e quais tarefas precisam ser priorizadas entre os demais

3. Compartilhamento de Arquivos

O gerenciamento adequado dos documentos do projeto é outro problema realmente problemático que a maioria das equipes e gerentes enfrenta. Eles são um aborrecimento, não são?

E, sem uma ferramenta de gerenciamento de projetos, fica agitado gerenciar esses arquivos. Portanto, escolha uma ferramenta que ofereça um recurso de compartilhamento de arquivos, pois permite:

  • Armazene todos os arquivos de projetos em uma plataforma
  • Gerencie arquivos individuais facilmente
  • Compartilhe vários arquivos com os membros da sua equipe em tempo real

4. Colaboração em equipe

Colaboração em equipe

Imagine que você começa a trabalhar em um novo projeto. Você criou o plano perfeito e informou toda a equipe sobre como o projeto precisa ser executado. Mas…

O que acontece se houver uma mudança repentina nos planos?

E se o membro da sua equipe não atender às expectativas dos clientes?

Como você supervisionará a execução do projeto com eficiência?

Escolher a ferramenta certa de software de gerenciamento de projetos, como o ProProfs Project, pode facilitar bastante colabore com sua equipe. Junto com os recursos de compartilhamento de arquivos e calendário compartilhado, o software permite:

  • Dê feedback usando comentários de tarefas
  • Fique por dentro das notificações por e-mail
  • Definir alertas para a aproximação dos prazos

5. Geração de Relatórios

Geração de relatório

Agrupar documentos e criar relatórios detalhados é outra tarefa cansativa e demorada que a maioria dos gerentes tem medo de fazer regularmente. Portanto, a maneira ideal de resolver esse problema é selecionando o software de gerenciamento de projetos que oferece um recurso de geração de relatórios.

Sempre procure uma ferramenta que permita:

  • Faça um gráfico do progresso do seu trabalho usando gráficos de Gantt
  • Monitore o progresso do trabalho com relatórios detalhados
  • Acompanhe o status da tarefa para planejar a próxima fase da execução do projeto
  • Compartilhe arquivos com clientes para mantê-los informados

6. Geração de faturas

Geração de fatura

Juntamente com os relatórios, nem sempre é o caso de criar faturas precisas sem a possibilidade de erros matemáticos. Sempre é possível ter alguns erros ao criar faturas ou até mesmo esquecer de faturar seus clientes!

Portanto, o recurso de faturamento ajuda você a:

  • Crie faturas precisas em segundos
  • Automatize o processo para faturar seus clientes em tempo hábil
  • Agrupe todos os resumos financeiros em movimento
  • Compartilhe faturas com clientes e membros da equipe facilmente

Avaliação do software PM: obtenha a solução certa para otimizar a execução do projeto!

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A escolha do software PM certo, que oferece todos os recursos necessários para gerenciar não apenas seus projetos, mas também suas equipes, recursos, clientes e arquivos em uma única plataforma, ajuda a:

  • Cumprir os prazos do projeto sem esforço
  • Melhorando o desempenho da equipe
  • Monitorando o progresso do trabalho com eficiência
  • Simplificando a execução do projeto

… Portanto, instale o software de gerenciamento de projetos certo e certifique-se de escolher uma ferramenta que ofereça todos os recursos mencionados neste capítulo do nosso Guia do PM.


Perguntas de resumo:

Agora que você tem uma pequena idéia sobre o software de gerenciamento de projetos, vamos cobrir algumas perguntas básicas sobre o software PM:

Q1 Quais são os softwares usados ​​para o gerenciamento de projetos?

O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta usada no gerenciamento de projetos para planejar, iniciar, executar e fechar projetos com eficiência. Ele também cuida do gerenciamento de partes interessadas, gerenciamento de recursos e faturas.

Q2 Quais são as principais vantagens do uso de um software de gerenciamento de projetos?

As principais vantagens de um software de gerenciamento de projetos incluem colaboração instantânea, gerenciamento de tarefas, gerenciamento de partes interessadas, gerenciamento de projetos, monitoramento de desempenho da equipe, clientes de cobrança com facilidade, etc.

Q3 Como escolho um software de gerenciamento de projetos?

Escolher o software de gerenciamento de projeto certo pode ser complicado. Você pode escolher o melhor software de gerenciamento de projetos para sua organização, identificando seus problemas organizacionais, o que você precisa em um software, definindo seu orçamento de implantação e fazendo a pesquisa necessária para tomar uma decisão informada.


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