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Como encontrar e contratar o melhor gerente de projetos

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O processo de entrevista geralmente pode ser tão estressante para você quanto para os candidatos, porque as decisões de contratação afetam toda a dinâmica da equipe. Não importa o quanto você esteja ansioso para trazer uma nova pessoa a bordo, encontrar o ajuste certo pode ser estressante.

Esse estresse parece ainda mais intenso quando você está contratando gerentes de projeto. Por quê? Bem, você está contratando alguém para uma posição que controla orçamentos, equipe, relacionamento com clientes, processo e, eventualmente, os resultados da sua operação. É uma contratação importante e a maioria dos candidatos não tem mais que um currículo para provar sua experiência. Isso é bem assustador!

A boa notícia é: Existem muitos gerentes de projetos realmente bons por aí, e você pode encontrá-los. É apenas uma questão de determinar o que o papel do gerente de projetos significa para sua organização e qual a experiência que seu candidato ideal trará para a mesa.

Se você basear um processo de entrevista nesses critérios, encontrará um gerente de projetos de sucesso e estrela para adicionar à sua equipe.

O que você procura em um gerente de projeto?

Contratar gerentes de projetos é difícil! Não há dúvida de que você receberá uma série de currículos quando publicar uma vaga. Mas percorrê-los e encontrar candidatos a gerente de projetos que sejam dignos de uma entrevista pode ser confuso e demorado.

Aqui estão alguns critérios para selecionar um bom gerente de projeto:

Experiência em gerenciamento de projetos

O que você procura no seu próximo gerente de projetos? Alguém que já passou pelo quarteirão? Se for esse o caso, veja onde eles trabalharam e os tipos de projetos em que trabalharam.

Embora o setor seja uma consideração importante, a menos que seja crítico para você e sua organização, não exige uma correspondência exata. Eu focaria mais em:

  • Tamanho do projeto
  • Tamanho da empresa
  • Período de tempo em cada organização

Leva um bom período de 6 a 9 meses para um gerente de projeto se sentir realmente confortável em sua função. Portanto, se você vir alguém que desistiu de trabalhos anteriores de gerente de projetos nesse período, saberá que eles não deram uma chance completa – ou simplesmente não conseguiram.

E lembre-se de que, embora a experiência (mesmo para gerentes juniores de projetos) possa lhe dar uma noção do que um candidato está acostumado, ela não mostra do que ele é capaz. Se você já está impressionado o suficiente com a localização de um gerente de projeto, é provável que fique animado com a possibilidade de levá-lo.

Educação e certificação em gerenciamento de projetos

Sua organização exige certificação PMP para seus gerentes de projeto? Ou talvez você esteja procurando um ScrumMaster certificado? Bem, você poderá classificar esses currículos rapidamente rapidamente.

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É ótimo ter algum tipo de diretrizes de contratação com relação à educação ou ao conhecimento do setor. Certifique-se de que você comunica isso na sua listagem de empregos para não perder o tempo de ninguém ao longo do caminho.

Durante muito tempo, não houve formação específica para os gerentes de projeto. Mas agora, estamos vendo os alunos saírem da faculdade com a preparação certa – ou até um diploma – para serem gerentes de projeto. Então, se você quer alguém com treinamento formal, está com sorte!

Obviamente, muitos ótimos gerentes de projeto vêm de diversas origens educacionais. A menos que você apóie sua alma mater ou exija uma certificação específica, talvez seja melhor manter a mente aberta.

Interesses pessoais e profissionais

É bobagem quando alguém acrescenta escalada ao currículo? Não, porque se um gerente de contratação tem o mesmo interesse, ele pode estar mais inclinado a conhecer essa pessoa.

Mas e se seus interesses forem mais direcionados para objetivos e atividades profissionais? Certamente, se você vir um candidato que participou de eventos locais, participou de cursos ou participou de conferências de gerenciamento de projetos, estará mais inclinado a falar com eles. Portanto, antes de entrar nesse conjunto de currículos, decida o que é mais significativo para você e sua organização.

Não importa o que você faça, não julgue uma possível contratação pelo design do currículo. Claro, isso diz muito sobre quem eles são e como se apresentarão. Mas os gerentes de projeto não são designers, portanto, não espere ver muitos envios belamente definidos.

Que tipo de gerente de projeto você está contratando?

Embora toda posição de gerente de projeto compartilhe alguns princípios comuns (dentro do prazo e do orçamento, alguém?), A função pode variar de um lugar para outro. É por isso que é importante deixar bem claro o tipo de gerente de projeto que você deseja contratar.

Contratação de um gerente de projeto da agência

Seus gerentes de projeto lidam estritamente com orçamentos, cronogramas e recursos? Ou eles são gerentes de projeto mais estratégicos, voltados para o cliente? Isso faz uma enorme diferença em termos de função, carga de trabalho e tipo de pessoa que você deseja contratar.

Certifique-se de delinear as expectativas dos gerentes de projeto em uma descrição do trabalho bem escrita. Você pode ver um exemplo de descrição de cargo de gerente de projeto digital aqui.

Contratação de um gerente de projeto interno

Seus gerentes de projeto trabalham com vários departamentos? Ou seu candidato atuará em uma única equipe, como marketing ou TI? Reserve um tempo para especificar com quem seu gerente de projeto trabalhará diariamente e quais serão suas tarefas.

A pior coisa que você pode fazer é contratar um gerente de projeto e colocá-lo entre duas equipes e esperar que ele seja bem-sucedido. Defina alguns limites para a função e tenha uma estrutura de relatório clara.

Contratar um gerente de projeto específico do setor

Você está procurando um gerente de projeto com habilidades técnicas para se ajustar à sua organização de TI? Ou talvez alguém com conhecimentos específicos de construção? Verifique se você tem maneiras de saber se uma possível contratação tem o know-how necessário para gerenciar seus projetos. Ou esteja preparado para treiná-los.

Não importa que tipo de gerente de projetos você contrate, é importante pensar em como o gerente de projetos funciona realmente em sua organização.

  • Você pode querer um gerente de projeto altamente técnico que possa produzir páginas e páginas da documentação.
  • Você pode precisar de uma pessoa do povo para gerenciar as expectativas do cliente, bem como suas equipes e processos internos.
  • Ou você pode precisar de um gerente de projeto que esteja aberto para ajudá-lo com tarefas que não sejam 100% específicas do gerente de projeto.
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A função é diferente em todos os locais de trabalho; portanto, contrate o gerente de projeto que fará o melhor trabalho para você em seu próprio conjunto de circunstâncias.

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Dicas de entrevista para encontrar o gerente de projeto certo

Depois de folhear esses currículos e encontrar alguns bons candidatos, é hora de ser real. É isso mesmo, comece a conversar com essas pessoas!

Mas qual é o seu processo para isso? Seja cuidadoso, mas não se mate, sua equipe ou os candidatos com um processo longo e prolongado.

Aqui está o processo de entrevista que recomendamos:

Etapa 1: entrevista por telefone

Esse é sempre um ótimo primeiro passo para determinar o quão bom um gerente de projeto pode ser e como ele pode se encaixar na sua equipe. Se eles tiverem boa etiqueta telefônica, puderem manter uma conversa e parecerem confortáveis, convém conhecê-los pessoalmente.

Para a entrevista por telefone, concentre-se em fazer perguntas que atinjam sua experiência, personalidade e potencial ajuste cultural.

Perguntas a serem feitas a um candidato a gerente de projetos:

  1. Conte-me sobre você e sua experiência de trabalho.
  2. O que o levou a este trabalho e a esta empresa?
  3. Para que tipo de empresa você está procurando trabalhar?
  4. Qual é a sua coisa favorita sobre ser gerente de projetos?
  5. Qual é a sua coisa menos favorita em ser gerente de projetos?
  6. Qual foi o seu projeto favorito? Por quê?
  7. Você tem alguma pergunta para mim?

Todas essas perguntas podem parecer de alto nível, mas esse é o ponto! Se você é um bom entrevistador com um ótimo entrevistado, pode transformar um punhado de perguntas em uma conversa de uma hora. E, no início do processo, você deseja avaliar o nível de conforto e a relacionabilidade do candidato.

Uma observação: sempre faça a última pergunta. Se o candidato não tiver perguntas (a menos que você as informe exaustivamente sobre a função, a empresa, a equipe, os projetos etc.), isso deve ser uma bandeira vermelha. Afinal, o processo de entrevista deve não apenas permitir que você conheça o candidato, mas também convidá-lo a conhecê-lo.

Etapa 2: entrevistas pessoais

A entrevista pessoal pode ensinar muito sobre seus candidatos. Aqui estão algumas idéias que você pode obter sobre um gerente de projeto que está considerando:

  • Como eles reagem sob pressão
  • Como eles se apresentam em ambientes formais de trabalho, como grandes reuniões e apresentações
  • Quão bem eles podem pensar em seus pés
  • Química com sua equipe ou entrevistadores
  • Os fatos reais que aparecem em seus currículos
  • Sua capacidade de criar um plano de projeto fácil de seguir (considere pedir aos candidatos exemplos de planos, como exportações do TeamGantt ou até uma linha do tempo no Excel)

Faça um favor a si mesmo e pense sobre como deseja conduzir suas entrevistas.

  • Se você é uma empresa pequena, poderá fazer apenas uma entrevista com alguns membros da equipe.
  • Se você é uma empresa maior, provavelmente realizará uma série de entrevistas com pessoas ou equipes diferentes com as quais esse gerente de projetos interagirá.
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De qualquer forma, certifique-se de organizar essas reuniões de maneira a ajudar o candidato a entender sua estrutura e práticas organizacionais.

Nesta fase do processo de contratação, as perguntas da entrevista devem ajudá-lo a entender a experiência e os objetivos de carreira do candidato e fornecer informações sobre como eles lidam com os desafios enfrentados pelos gerentes de projeto.

Perguntas a serem feitas a um candidato a gerente de projetos:

  1. Como você se descreveria como gerente de projetos?
  2. Você prefere alguma metodologia de gerenciamento de projetos? Alguém que você não conhece?
  3. Qual foi o seu maior desafio como gerente de projetos?
  4. O que você faria se seu projeto ultrapassasse o tempo e o orçamento?
  5. Existem ferramentas que você DEVE usar para gerenciar um projeto?
  6. Qual é o seu recurso favorito para gerenciamento de projetos?
  7. Onde você parece passar a maior parte do tempo em projetos?

Acima de tudo, faça perguntas que o ajudem a ter uma idéia do tipo de gerente de projeto que esse candidato é e como seria trabalhar com essa pessoa todos os dias. Eles estão controlando? Eles vão se sair bem sob estresse? Essa pessoa é um bom comunicador?

Se você se concentrar em quais qualidades são mais importantes para você, contratará o gerente de projeto que melhor se adequa à sua função. Portanto, adapte as perguntas e não se esqueça de se divertir um pouco com elas também!

Etapa 3: assista aos acompanhamentos

O último passo é ver o desempenho do seu candidato nos acompanhamentos. Isso é fundamental para qualquer bom gerente de projetos, porque o acompanhamento é uma grande parte de seu trabalho, não importa onde eles trabalhem.

Você não quer apenas ver que eles estão ansiosos para trabalhar para sua empresa, mas que eles têm a coragem de acompanhar para conseguir o que querem (ou precisam).

Assim que você obtiver um acompanhamento adequado, saberá que encontrou o gerente de projeto certo para ingressar na sua equipe.

Contrate o gerente de projeto certo para você

Depois de encontrar esse gerente de projeto especial, é hora de fazer uma oferta.

Há algo a ser dito sobre um bom negociador, especialmente quando se trata da função de gerente de projetos. Mas se você quiser evitar isso de um lado para o outro, seja direto sobre o que você pode oferecer a partir do dia 1. A última coisa que você quer fazer é fazer uma oferta que esteja fora da base com as expectativas do candidato. Isso vai desperdiçar seu tempo e frustrá-lo.

Vamos ser sinceros: não há um plano infalível para evitar a contratação errada. Acontece.

O melhor passo em direção à prevenção é implementar um processo que pareça certo. Use essas diretrizes básicas para elaborar uma descrição do trabalho e um processo de contratação que atraia os candidatos certos, e o recrutamento e a entrevista parecerão menos trabalhosos e mais como encontrar seu novo colega de trabalho favorito.

Saiba mais sobre o que faz um bom gerente de projetos

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Essa classe gratuita sob demanda se aprofunda ainda mais nas características que você deseja procurar em um bom gerente de projetos. Você também receberá uma amostra da descrição do trabalho do gerente de projeto, além de um guia para download da contratação de gerentes de projeto.

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