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Como cumprir e gerenciar os prazos do projeto

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Todos nós sabemos que o gerenciamento de prazos é crucial para o sucesso do projeto.

Sem um prazo estabelecido, não haveria senso de urgência, direção ou motivação para fazer qualquer coisa. É por isso que o agendamento de datas de vencimento para tarefas e entregas é uma obrigação no gerenciamento de projetos.

Infelizmente, muitos projetos sofrem atrasos, prazos perdidos e falha no acompanhamento. E quando um projeto fica lento ou falha, isso pode significar milhares de dólares pelo ralo e horas preciosas gastas em vão.

Se você está sempre perdendo seus prazos ou se apressando no último minuto, pode tomar as medidas necessárias para fazer alterações importantes em seu sistema.

A principal razão para você perder prazos

Antes de nos aprofundarmos no como, vamos discutir por que os prazos são perdidos em primeiro lugar. Afinal, entender a força motriz por trás de um atraso pode ajudá-lo a lutar proativamente contra ele.

Provavelmente não é nenhuma surpresa que a procrastinação desempenhe um grande papel no gerenciamento de prazos. Mas por que procrastinamos? A pesquisa mostra que tendemos a evitar agir se isso suscitar sentimentos negativos, como ansiedade, insegurança ou tédio.

Com isso dito, o primeiro passo para cumprir seus prazos é tratá-los como sagrados e cruciais – vê-los como uma prioridade.

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Se a procrastinação se insinuar, pense no impacto positivo que você terá no projeto. Considere todos os responsáveis ​​pelo projeto, o tempo e o esforço que você e sua equipe despenderam no projeto e os custos envolvidos caso você não os cumpra.

Essa mentalidade o ajudará a permanecer focado e determinado a trabalhar duro para cumprir todos os prazos do projeto.

Como cumprir os prazos de seu projeto

Agora, vamos ser um pouco mais táticos e falar sobre maneiras de melhorar a responsabilidade pessoal.

Como você garante que cumpre os prazos de seus próprios projetos sempre? Aqui estão 6 etapas principais que você pode implementar em seu fluxo de trabalho existente.

1. Liste todas as tarefas e resultados do projeto.

Escreva-os como etapas de ação em vez de frases vagas e genéricas para motivação adicional. Se uma tarefa atribuída a você envolver algumas etapas menores, faça uma lista de verificação para que possa gerenciar seu tempo e acompanhar o progresso de forma mais clara.

2. Defina um prazo razoável com base na complexidade do trabalho a ser feito.

Você não quer cometer o erro de definir um prazo que você não pode cumprir. Analise a complexidade do trabalho e estime o tempo razoável necessário para executá-lo.

Uma estrutura analítica do trabalho pode ajudá-lo a compreender melhor o escopo do trabalho para que você possa estimar o tempo e o esforço com mais precisão.

3. Acrescente um amortecimento razoável a cada prazo.

Um descanso é o tempo extra concedido no caso de atrasos, problemas ou questões que possam de alguma forma interromper o projeto.

Você não quer exagerar, é claro. Mas incluir até mesmo uma pequena almofada em suas estimativas de tempo torna mais fácil cumprir seu prazo, mesmo que as coisas não saiam como planejado.

4. Trabalhe com um parceiro de responsabilidade.

Cumprir um prazo é muito mais fácil quando alguém o está exigindo. Quer seja o líder do projeto, um cliente ou uma parte interessada, essas pessoas irão mantê-lo responsável e motivá-lo a cumprir seus prazos dentro do cronograma.

5. Concentre-se em apenas uma tarefa de cada vez.

A multitarefa pode parecer uma tarefa mais eficiente, mas pensar em tantas coisas ao mesmo tempo pode fazer com que você se sinta esgotado e desorganizado.

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Concentre seu tempo, esforço e atenção em apenas uma tarefa. Depois de concluí-lo, marcá-lo em sua lista o motivará a passar para a próxima tarefa.

6. Defina lembretes para cada prazo.

Um simples lembrete pode ajudar muito a cumprir o seu prazo. No TeamGantt, você pode optar por receber notificações de tarefas por e-mail ou integração com o Slack e até mesmo sincronizar as tarefas do projeto com o seu aplicativo de calendário favorito para que nada seja perdido.

Dicas para gerenciar vários prazos de projeto no TeamGantt

Se você está liderando um projeto, tem mais do que seus próprios prazos para gerenciar. Aqui estão algumas maneiras fáceis de controlar os prazos no TeamGantt.

Use marcos para agendar e rastrear prazos importantes

Os marcos tornam mais fácil garantir que seu projeto permaneça no caminho certo. No TeamGantt, os marcos aparecem como diamantes amarelos em seu gráfico de Gantt para que sejam fáceis de detectar em seu plano.

usando marcos em um gráfico de Gantt para controlar melhor os prazos

Pense em marcos como sinais visuais que você precisa atingir se quiser cumprir seu prazo final no prazo. Você pode usar marcos para destacar reuniões, aprovações, decisões ou resultados finais importantes.

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Veja como uma equipe estrutura seu projeto para garantir que os principais prazos não sejam perdidos.

Revise regularmente o relatório de integridade de seu projeto para se antecipar aos atrasos

Quer estar um passo à frente dos atrasos nas tarefas? Reserve um tempo para revisar o relatório de integridade do projeto todas as manhãs.

reveja o relatório de integridade do seu projeto para identificar tarefas que estão atrasadas

Este relatório simples, mas poderoso, oferece uma visão instantânea do status do projeto, dividindo as tarefas que estão no prazo, atrasadas e atrasadas. Dessa forma, você sabe exatamente quais tarefas precisa verificar e pode resolver os problemas antes que atrapalhem o restante do projeto.

Compare o progresso por hora com o progresso da tarefa para ficar em dia com os prazos

Se você estiver no plano avançado da TeamGantt com estimativas de hora em hora e rastreamento de tempo, poderá ver como o trabalho real está sendo rastreado em relação às suas projeções. Isso torna mais fácil ficar de olho nas tarefas que estão demorando mais do que o esperado.

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Basta procurar a linha fina listrada que aparece no meio de cada barra de tarefas e prestar atenção em sua cor e comprimento.

compare o progresso de hora em hora vs. o progresso da tarefa para identificar prazos que estão em risco

Aqui estão as bandeiras vermelhas a serem observadas:

  • A linha listrada é vermelha: Esta tarefa (ou grupo) está acima do orçamento. Mais horas foram rastreadas do que o estimado originalmente para a tarefa.
  • A linha listrada é mais longa do que o progresso indicado para uma tarefa: Essa tarefa (ou grupo) corre o risco de ultrapassar o limite, pois está ultrapassando as horas do orçamento mais rapidamente do que o progresso real que está sendo feito.

Solicite uma atualização de progresso em tarefas atrasadas

Precisa saber qual é a posição de alguém em uma tarefa que está chegando? TeamGantt torna mais fácil fazer uma verificação de status rápida e lembra os membros da equipe para atualizar seu progresso.

Basta clicar Solicite uma atualização de progresso no canto superior direito da guia de discussão da tarefa.

solicitar uma atualização de progresso para verificar os prazos atrasados

A pessoa atribuída à tarefa receberá um e-mail solicitando que atualize seu progresso com um link que os leva diretamente para a tarefa.

notificação por e-mail solicitando atualização de progresso

Como lidar com prazos que são perdidos

Existem coisas além do seu controle que podem impedir você ou sua equipe de cumprir os prazos do projeto. Quando isso acontece, o melhor que qualquer profissional deve fazer é aceitar o erro e aprender com a experiência.

Comunique o problema às suas partes interessadas e ofereça soluções para compensar o tempo perdido. Chegar à mesa com um plano para avançar é um esforço de boa fé que mostra aos líderes e stakeholders que você realmente se preocupa com o sucesso do projeto.

Um bom planejamento facilita o gerenciamento de prazos

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