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Como criar um plano de comunicação de gerenciamento de projetos

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Projetos de sucesso são executados com comunicação eficaz. É por isso que um plano de comunicação é tão importante.

Vamos analisar mais detalhadamente o que é um plano de comunicação do projeto e como e por que você deve implementá-lo para seus projetos.

O que é um plano de comunicação do projeto?

Um plano de comunicação do projeto é uma ferramenta simples que permite que você se comunique efetivamente em um projeto com seu cliente, equipe e outras partes interessadas. Ele define diretrizes claras de como as informações serão compartilhadas, bem como quem é responsável e precisa ser inserido em cada comunicação do projeto.

Por que um plano de comunicação do projeto é importante

Como gerente de projeto, você já mapeou todas as tarefas e produtos a serem entregues para chegar à linha de chegada. Por que não fazer o mesmo nas comunicações do projeto? Afinal, seu plano de projeto precisa de um fluxo constante de comunicação para permanecer no caminho certo.

Um plano de comunicação desempenha um papel importante em todo projeto:

  • Criando documentação escrita para a qual todos podem recorrer
  • Definir expectativas claras de como e quando as atualizações serão compartilhadas
  • Aumentando a visibilidade do projeto e status
  • Proporcionar oportunidades para que o feedback seja compartilhado
  • Aumentando a produtividade das reuniões da equipe
  • Garantir que o projeto continue alinhado com as metas
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Métodos de comunicação da equipe do projeto

Não existe uma maneira única de se comunicar em um projeto. De fato, seu plano de comunicação pode e deve incluir uma variedade de métodos de comunicação. Aqui estão alguns a considerar:

  • O email
  • Reuniões (pessoalmente, por telefone ou por bate-papo por vídeo)
  • Quadros de discussão
  • Relatórios de status
  • Aplicativos de colaboração
  • Listas de tarefas
  • pesquisas

Então, como você sabe o que é certo para o projeto? Analise os projetos anteriores para ver o que funcionou bem e o que não funcionou. Em seguida, converse com sua equipe, cliente e outras partes interessadas para garantir que você leve em consideração seus estilos de comunicação. Afinal, um e-mail semanal não é bom se ninguém o lê!

Como escrever um plano de comunicação do projeto

Pronto para colocar seu plano de comunicação em prática? Escrever um plano de comunicação de gerenciamento de projetos é tão simples quanto seguir estas 5 etapas:

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  1. Liste as necessidades de comunicação do seu projeto. Todo projeto é diferente. Leve em conta o tamanho do projeto, a natureza do trabalho que está sendo realizado e até as preferências exclusivas do cliente ao determinar quais tipos de comunicação esse projeto precisa para ter sucesso.
  2. Definir o objetivo. Bombardear pessoas com muitos e-mails ou reuniões desnecessárias pode interferir na capacidade de realizar o trabalho e fazer com que elas ignorem atualizações importantes. Seja proposital em seu plano e garanta que todas as comunicações incluídas tenham uma razão de ser. Se você estiver realmente ambicioso, prossiga e defina uma agenda básica para os tópicos que serão abordados em cada reunião ou relatório.
  3. Escolha um método de comunicação. Você realmente precisa de uma reunião para compartilhar atualizações semanais ou o quadro de discussão do seu projeto é suficiente? Pense em como sua equipe funciona melhor, para que eles possam permanecer atualizados enquanto ainda são produtivos. Se o seu cliente preferir o toque pessoal de uma ligação, incorpore isso também no seu plano.
  4. Defina uma cadência para comunicação. Estabelecer uma frequência regular de comunicação simplifica o processo, definindo expectativas claras desde o início. Isso não apenas libera o preenchimento de solicitações aleatórias para atualizações de status. Ele também permite que os membros do projeto reservem espaço para reuniões e relatórios importantes com antecedência.
  5. Identifique o proprietário e as partes interessadas. Atribuir propriedade cria responsabilidade, para que seu plano cuidadosamente criado possa atingir todo o seu potencial. Como gerente de projeto, você será responsável pela maioria das comunicações, mas pode haver algumas que você deseja delegar a outras pessoas. Enquanto você estiver nomeando nomes, liste também o público ou as partes interessadas de cada tipo de comunicação. Dessa forma, os principais participantes estão preparados para fornecer atualizações quando necessário.
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Exemplos e modelo do plano de comunicação do projeto

Você conhece melhor sua equipe e as partes interessadas; portanto, como você organiza os detalhes é com você. Apenas certifique-se de que é fácil de entender. Estes exemplos mostram três opções diferentes para estruturar o mesmo plano de comunicação.

Exemplo simples de plano de comunicação matricial
Exemplo simples de plano de comunicação matricial
Exemplo de plano de comunicação por método
Exemplo de plano de comunicação por método
Exemplo de plano de comunicação por público
Exemplo de plano de comunicação por público

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Como incorporar um plano de comunicação do projeto no TeamGantt

Com o TeamGantt, é fácil colocar seu plano de comunicação em prática diária. Aqui estão algumas maneiras de otimizar e gerenciar a comunicação do projeto usando o TeamGantt:

  • Faça o upload do seu plano de comunicação, juntamente com o documento do escopo, para o arquivos aba.
  • Adicione grandes reuniões ou apresentações como marcos ao seu gráfico de Gantt.
  • Colabore com os membros da equipe nas tarefas do projeto e compartilhe arquivos usando o recurso de comentários.
  • Verifique as tarefas com os membros da equipe usando o Solicitar uma atualização de progresso característica.
  • Compartilhe um PDF ou URL apenas de visualização do seu projeto para que os clientes e as partes interessadas possam se manter atualizados sem ficarem atolados com os detalhes do projeto.

Pronto para ver o quão rápido e fácil o gerenciamento de projetos pode ser? Experimente o TeamGantt hoje gratuitamente!

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