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Como criar um ambiente de equipe colaborativa

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Quando você tem toda uma matriz de pessoas em sincronia, uma pequena alteração em um projeto pode criar um efeito cascata na equipe e até na organização. É por isso que abrir caminho para uma colaboração eficaz é uma das coisas mais importantes que você pode fazer como gerente de projeto.

Obviamente, isso é mais fácil falar do que fazer.

Trouxemos Elizabeth Harrin, fundadora do Girl’s Guide to PM e autora de Ferramentas de colaboração para gerentes de projeto, para o nosso Limite de tempo podcast recentemente para obter conselhos sobre como estabelecer uma cultura de colaboração em sua equipe de projeto. Aqui está o que ela tinha a dizer.

Ouça a entrevista completa no episódio 07 para saber como você pode resolver problemas comuns de comunicação, como a tecnologia afeta o gerenciamento de projetos e o que o futuro reserva..

4 coisas que boas culturas colaborativas têm em comum

Primeiramente, vamos falar sobre os blocos de construção que servem como pedras angulares para um ambiente colaborativo.

1. Confiança

Imagine transformar uma cultura de equipe descomprometida em um lugar onde as pessoas se gostam e que realmente querem trabalhar. Esse é o poder da confiança!

A confiança cria uma cultura de transparência e é o principal ingrediente em todos os ambientes de colaboração. As pessoas que confiam umas nas outras conversam. Eles estão ansiosos para compartilhar o que sabem – e são responsáveis ​​por isso se estiverem atrasados ​​em uma tarefa, porque sabem que é para o bem maior do projeto.

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2. Compartilhamento aberto

Compartilhar é se importar. Mas em algumas empresas, especialistas no assunto se apegam mais a outro ditado conhecido: conhecimento é poder.

E isso pode dificultar a obtenção de informações vitais que mantêm o projeto avançando.

“Uma cultura colaborativa de sucesso tira isso”, explica Elizabeth. “Você não deve estar em uma situação em que as pessoas querem se apegar ao seu conhecimento, porque isso significa que outras pessoas não podem fazer seu trabalho com eficiência e você está apenas criando silos e barreiras”.

Se você deseja que seus projetos sejam bem-sucedidos, Elizabeth diz que é necessário quebrar essas barreiras e possibilitar que as pessoas que conhecem seu assunto intimamente o compartilhem e ainda tenham status na organização.

3. Entrada executiva

A colaboração é muito mais fácil quando a confiança e o compartilhamento são incorporados a toda a cultura da empresa. E esse tipo de influência vem de cima para baixo.

O estabelecimento de um ambiente de equipe colaborativo não precisa ser um assunto prático 24 horas por dia, sete dias por semana. Às vezes, o trabalho mais importante que você pode fazer como líder é definir a cultura, sair do caminho e deixar sua equipe fazer o trabalho deles.

4. Ferramentas de colaboração

Este não deve ser uma grande surpresa. Afinal, Elizabeth diz que é realmente difícil criar um ambiente colaborativo se você não tiver nenhuma ferramenta para ajudar.

As ferramentas usadas podem variar de acordo com as necessidades do projeto e o estilo de colaboração da sua equipe. Certifique-se de que todos estejam na mesma página sobre como e quando usar cada ferramenta em sua pilha de colaboração, para que não haja confusão. Por exemplo, você pode usar o Slack para conversas na área de trabalho e o TeamGantt para atualizações do projeto e upload de arquivos.

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Se você usar várias ferramentas para gerenciar e se comunicar em projetos, verifique se há integrações que podem ajudar a otimizar a colaboração do projeto.

Como promover uma colaboração eficaz do projeto para sua equipe

Agora que você sabe o que é uma cultura de equipe colaborativa, vamos falar sobre como fazê-la funcionar.

Não é nenhum grande segredo que todo projeto corra melhor quando as pessoas trabalham juntas para realizar o trabalho. Mas a colaboração eficaz não ocorre naturalmente nas equipes de projeto, especialmente se você tem uma equipe de pessoas que nunca trabalharam juntas antes.

“A expectativa de pessoas se unindo harmoniosamente e se divertindo muito no começo não é correta”, diz Elizabeth. “Você precisa se esforçar um pouco para criar uma cultura de compartilhamento.”

Aqui estão duas coisas simples que você pode fazer para cultivar a colaboração entre sua equipe.

Crie oportunidades para que sua equipe se conheça

Lembra como dissemos que a confiança é super importante para a colaboração? Bem, esta é a chave para construí-lo.

Criar espaço para a sua equipe sair e se conhecer pode parecer um luxo que você não pode pagar. Afinal, não há grandes tarefas sendo desmarcadas da lista. Mas vale a pena a longo prazo.

“É assim que você confia um no outro que eles não vão decepcioná-lo e que, se alguém disser que fará uma tarefa, ele realmente seguirá em frente”, explica Elizabeth.

Entre em contato com sua equipe e ouça comentários

Ter ferramentas e processos implementados não fará com que a colaboração aconteça magicamente por si só. Pode levar um pouco de prática – e até algumas tentativas e erros – para sua equipe entrar em um ritmo colaborativo contínuo.

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Uma boa audição antiquada pode ajudar a levar as coisas adiante.

Elizabeth sugere experimentar este simples iniciador de conversa: Vocês precisam trabalhar juntos para realizar a tarefa. Existe algo que eu possa fazer para facilitar a sua execução?

“O que quer que seja. … então pelo menos você sabe, ou eles tiveram a oportunidade de dizer ”, diz Elizabeth. “Monitore, verifique novamente dentro de algumas semanas e veja se há algo que você pode fazer para torná-lo ainda melhor.”

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