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Como as finanças do projeto sob demanda informam decisões melhores e mais rápidas

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Não é fácil controlar os custos do projeto. É ainda mais difícil relacioná-los a recursos, tempo e orçamentos enquanto os projetos ainda estão em andamento.

Freqüentemente, ficamos esperando até o final do mês (ou até mais) para ver os dados financeiros precisos do projeto. Nesse momento, é tarde demais para tomar decisões rápidas se um projeto não está no caminho certo.

Nesta era de mudanças contínuas, as organizações precisam manter um controle rígido sobre suas finanças. Com isso, esperar até o final do mês, marco ou projeto para obter respostas definitivas não é mais suficiente.

As finanças do projeto devem estar disponíveis sob demanda – em qualquer estágio – para informar a tomada de decisão rápida e precisa.

Por que os dados financeiros do projeto sob demanda são importantes?

No passado, as finanças do projeto focavam em custos e receitas. No entanto, essa abordagem simplista não é mais suficiente para permitir que as equipes de projeto se adaptem às necessidades dos clientes em constante mudança.

Hoje, as finanças do projeto estão focadas no gerenciamento de cenários e em compensações para apoiar os ciclos de planejamento contínuos e o trabalho contínuo. Não se trata apenas de quais projetos recebem financiamento – é sobre o retorno que o tempo e o orçamento investidos irão gerar.

Em um ambiente tão acelerado, é essencial compreender os resultados financeiros de cada decisão financeira. Todos, desde a equipe do projeto até os líderes seniores, precisam entender as implicações de cada decisão para que possam fazer ligações precisas e oportunas que contribuam para os objetivos mais amplos da organização.

Dados financeiros precisos com base no desempenho real do projeto podem ajudar sua organização:

  • Aja rapidamente em resposta às mudanças nas condições
  • Manter o alinhamento com os objetivos de negócios
  • Entenda o status exato de um projeto, incluindo seu orçamento, andamento do trabalho e possíveis problemas
  • Garantir que todo o trabalho do projeto, incluindo as atribuições de recursos, esteja de acordo com o orçamento e os objetivos de negócios
  • Planeje proativamente o futuro
  • Responda a perguntas de forma rápida e precisa, por exemplo, “Que projetos poderíamos suspender para ajudar a empresa a cortar custos?”Ou“Qual é o impacto na carga de trabalho e nos resultados do projeto se precisarmos cortar custos em 10% no próximo mês?
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3 etapas para melhorar as finanças do projeto

Até agora, a maioria das organizações gerenciava as finanças do projeto separadamente do trabalho do projeto, geralmente usando um sistema de aquisição como SAP ou Oracle. Embora haja lógica nessa abordagem, ela não é condizente com as demandas do ambiente de trabalho contínuo de hoje. Afinal, como você pode tomar decisões precisas sobre um projeto em andamento se não pode vincular os dados financeiros ao trabalho em andamento ou já concluído?
A solução é simples. Quando você gerencia as finanças junto com o trabalho – usando o mesmo sistema para ambos – torna-se fácil ver o resultado final de cada decisão do projeto.

Bastam três etapas simples.

Etapa 1: Identifique o custo real do trabalho em sua organização
Como as horas dos funcionários se traduzem em dólares? Responder a esta pergunta requer dois componentes:

  1. Custos por hora
    Você não precisa descer para o nível individual e, obviamente, nem todo mundo deve ser capaz de ver o que os outros ganham. Ao definir as taxas médias baseadas em funções, você pode estimar os custos de mão de obra para diferentes tipos de trabalho de projeto. Se o seu negócio depende de horas faturáveis, você também deve determinar as taxas de fatura por hora para que possa medir e rastrear facilmente as margens de lucro enquanto o trabalho está em andamento.
  2. Rastreamento de tempo preciso
    Com o sistema certo, o rastreamento do tempo no nível individual pode ser rápido, fácil e, acima de tudo, obrigatório. Se você não controlar o tempo gasto em projetos com precisão, nunca saberá realmente como as pessoas gastam seu tempo. Como resultado, você nunca terá dados financeiros de projeto precisos.

Etapa 2: melhorar proativamente o planejamento e a tomada de decisões
Ter muitos dados só é útil se você tiver visibilidade em tempo real. Do contrário, você simplesmente não terá uma base eficaz para uma tomada de decisão sólida.

Quando você tem sistemas implementados para rastrear os custos e recursos do projeto em tempo real, melhora drasticamente sua capacidade de tomar decisões rápidas e precisas – tanto para projetos individuais quanto em um nível estratégico mais amplo.

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Por exemplo, se seus dados mostram que uma fase ou tarefa do projeto está ultrapassando o orçamento, você pode decidir imediatamente como responder. Por outro lado, se você tivesse que esperar até o final do mês para ter dados precisos, isso já poderia ter ultrapassado significativamente o orçamento, deixando você em uma posição muito pior.

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Ter dados em tempo real sobre o trabalho do projeto e finanças também pode ajudá-lo a identificar tendências mais amplas. Por exemplo:

  • Em quais tipos de custos você costuma gastar mais?
  • Quais tipos de projetos fornecem o melhor retorno, seja por meio de receita ou valor de negócio?
  • Quais equipes ou indivíduos são mais produtivos em termos de como seu tempo se traduz em dólares? E você tem a combinação certa de conjuntos de habilidades e níveis de experiência para maximizar seu nível de envolvimento e minimizar seus custos?

Quando se trata de planejamento para o futuro, é essencial ter um conjunto abrangente de dados que mostre o desempenho dos funcionários, projetos e portfólios – e isso é exatamente o que você construirá quando gerenciar as finanças do projeto e trabalhar no mesmo sistema.

Na verdade, seu sistema de gerenciamento de trabalho corporativo se torna a única fonte da verdade para todos os elementos de planejamento, execução e monitoramento. Isso permite que você preveja com precisão o desempenho do projeto e do portfólio com base em registros financeiros e de trabalho atualizados – e ajuste dinamicamente para responder às mudanças.

Por exemplo, você pode:

  • Medir de forma tangível o impacto de riscos, problemas e solicitações de mudança durante o ciclo de vida de aprovação
  • Preveja o impacto financeiro de um pedido de mudança
  • Prever com flexibilidade e reformular todos os custos do projeto – de mão de obra e outros
  • Identifique tendências em toda a organização para que os líderes possam ver onde eles podem precisar tomar medidas
  • Use dados históricos para estimar custos e receitas de um projeto ou novo cliente antes de começar
  • Faça uma estimativa dos recursos, custos, receitas e lucros do projeto para que você possa fornecer cotações precisas do cliente
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Etapa 3: Alinhe e otimize todo o trabalho em relação às metas de negócios

O objetivo final de todo trabalho de projeto é apoiar as metas de negócios, seja por meio de aumento de receita, redução de custos ou outros resultados mensuráveis. Ter uma única fonte confiável para o trabalho do projeto e finanças torna infinitamente mais fácil otimizar a implantação dos recursos do projeto.

Isso traz benefícios óbvios para a organização como um todo, mas também pode ser um grande benefício para os gerentes de projeto e portfólio. Ter a capacidade de demonstrar como o trabalho e as finanças se correlacionam com as metas de negócios pode ser a diferença entre:

1. Manter todos os seus recursos; ou,
2. Perdê-los para outro projeto ou prioridade.

Para ilustrar isso, considere esta história de cliente, recentemente relatada à nossa VP de Experiência do Cliente, Angela Bunner.

Na organização desse indivíduo, a gerência inspecionou todos os departamentos para ver quais projetos estavam em andamento e como estavam sendo executados. Esse indivíduo ouviu de outros departamentos que a inspeção era cansativa, com reuniões que duravam várias horas.

Porém, quando a equipe veio inspecionar os projetos desse indivíduo, a reunião durou 20 minutos. Ela conseguiu abrir os painéis do Clarizen para ajudar na discussão. Esses painéis refletiam seu plano de capacidade, o que suas equipes estavam fazendo e como seu trabalho estava alinhado às metas da organização usando recursos em tempo real e dados financeiros.

O resultado: os inspetores seguiram em frente sem fazer nenhuma redução para a organização, pois puderam ver de forma rápida e clara o valor que a divisão estava tendo nos resultados do negócio.

Este é o poder de ter dados sob demanda tanto para o trabalho do projeto quanto para as finanças – a capacidade de tomar decisões rápidas e precisas em todos os níveis e garantir que os recursos sejam investidos para melhor apoiar os objetivos de negócios.

Conheça o resultado final de cada decisão de projeto

Este artigo abordou os princípios básicos de como e por que você deve gerenciar as finanças do projeto e trabalhar por meio de um único sistema. Na realidade, há muito mais a dizer sobre o assunto.

Aumente a agilidade de seus negócios com o software de gerenciamento de projetos da Clarizen

Para um resumo completo, assista ao nosso último webinar sob demanda, apresentado pela VP de Experiência do Cliente da Clarizen, Angela Bunner. O webinar cobre:

  • Por que dados financeiros precisos e atualizados com base no desempenho real do projeto são essenciais para uma tomada de decisão sólida
  • Como vincular os dados financeiros mais estreitamente ao trabalho do projeto em andamento para garantir que você esteja fazendo as trocas certas
  • Como o melhor acesso aos dados financeiros do projeto fornece benefícios em toda a organização, desde os patrocinadores do projeto e gerentes de portfólio até as equipes responsáveis ​​pela entrega de cada projeto
  • O caso para gerenciar o trabalho do projeto e finanças relacionadas por meio de um único sistema e como essa abordagem pode beneficiar sua empresa

Assista agora: Maximize o seu impacto: conheça o resultado final de cada decisão do projeto

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