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Como apresentar seu plano de projeto a um cliente

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O post a seguir é um trecho de nossa Guia de Planejamento do Projeto. Faça o download agora para obter mais informações sobre como criar um ótimo plano de projeto.

7 etapas para fazer uma apresentação do projeto

Quando você está trabalhando em um projeto com um cliente ou mesmo com um proprietário do produto, é fundamental ter 100% de certeza de que eles entendem todos os detalhes que sua equipe discutiu. Lembre-se de que seus clientes podem não estar familiarizados com seu processo ou resultados, portanto, essa é sua chance de esclarecê-los.

Certifique-se de marcar uma ligação ou reunião pessoal para revisar o plano do projeto em detalhes. Antes de mergulhar no âmago da questão do seu plano, compartilhe a linha do tempo do projeto com seu cliente para que ele possa ver o processo de sua equipe em um nível alto.

Se você deseja enviar a linha do tempo para o seu cliente com antecedência, é fácil fazer isso no TeamGantt compartilhando um link somente visualização do seu gráfico de Gantt.

As chances são de que eles ficarão confusos com o que estão vendo, então você deve aproveitar a oportunidade para analisá-lo linha por linha. Isso pode parecer doloroso, mas é uma etapa importante para garantir que você esteja de acordo, não apenas no prazo, mas também em como você entregará o produto final. Use a revisão inicial do seu plano como sua chance de educar seu cliente e estabelecer expectativas claras para o projeto.

Recomendamos seguir estas etapas simples ao apresentar seu plano de projeto a um cliente.

1. Explique seu processo de gerenciamento de projetos

Explique seu processo geral de gerenciamento de projetos e como você, como equipe, chegou à abordagem. Fique à vontade para explicar como funcionou em projetos anteriores ou por que você está tentando algo novo. Seja como for, fique por trás da abordagem e tenha confiança em seu potencial para o sucesso do projeto.

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2. Revise os resultados do projeto

Analise as entregas e todos os detalhes que ajudarão você, como equipe, a produzir seu projeto dentro do prazo. É importante explicar que trabalho deve ser feito para concluir uma entrega e por que levará o tempo que você alocou. Se você explicar esses detalhes agora, seus clientes não insistirão em prazos irrealistas. E se o seu plano mostrar tarefas, seu cliente entenderá quanto trabalho está sendo feito.

Ao revisar seu plano, seu cliente pode ter dúvidas sobre o que é uma entrega e o que faz. Isso é ótimo porque significa que eles estão envolvidos no processo e esperamos ver o que a equipe irá entregar!

Se você puder, compartilhe alguns documentos ou produtos similares de outros projetos e explique o que eles pretendem fazer (e não fazem) e como eles se relacionam com outros produtos e decisões do projeto.

Quanto mais você educar seus clientes desde o início, mais fácil será conquistá-los ao apresentar seu trabalho. Afinal, um cliente que investiu e realmente entende seu trabalho não é apenas um cliente – é um parceiro.

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3. Defina as expectativas para feedback e aprovações do projeto

Em seu plano, você provavelmente fez algumas estimativas com base na quantidade de tempo que seus clientes precisarão para revisar seu trabalho como equipe e fornecer feedback. Se você conversou com seus clientes no início do processo, você sabe quanto tempo eles precisam. Esta é sua chance de voltar à conversa para que eles saibam que o momento dos processos de revisão de entregas se baseia nessa discussão.

Obviamente, se esse não for mais o caso, você precisará fazer ajustes. Neste ponto, você deseja ser o mais realista possível sobre o andamento do projeto. Não há nada pior do que mudar o processo de revisão – ou as pessoas envolvidas – no meio do processo. Explique isso aos seus clientes para que eles pensem duas vezes sobre o tempo e o que é realista para eles.

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Quando os clientes vêem o tempo necessário em relação ao tempo que você está demorando, bem como o prazo, eles provavelmente serão motivados a trabalhar duro para cumprir suas datas e contribuir para a conclusão de grandes etapas do projeto a tempo.

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4. Não se esqueça de apontar dependências

Se o seu cliente perder o prazo, o que isso fará com o projeto? Onde você pode ser flexível e o que o deixa nervoso? Coloque tudo na mesa agora e documente-o nas notas da reunião para que todos estejam cientes dos possíveis problemas que você está detectando desde o início.

5. Discuta sua equipe e outros trabalhos do projeto

Nunca é apenas sobre o trabalho – é sobre as pessoas que estão fazendo o trabalho. Informe ao seu cliente que sua equipe revisou o plano e aponte os itens discutidos em equipe e como você chegou a algumas decisões.

Há muito valor em mostrar a seus clientes o lado humano do seu processo e sua equipe, porque geralmente é fácil para eles pensarem em você como uma “loja” que apenas realiza o trabalho. Eles não conhecem todos os detalhes e talvez não o desejem. Mas se você lhes der informações sobre quem está fazendo o quê e outras coisas importantes em que sua equipe está trabalhando, isso ajudará seu cliente a se relacionar um pouco mais.

Pode ser complicado conversar com os clientes sobre outro trabalho que você está fazendo, mas não deve ser. O fato é que você é um negócio e tem outros clientes e projetos. Mostre a seus clientes o fato de você ter muito cuidado para agendar seu tempo e projetos de uma maneira que funcione para você e para eles.

Se você é realmente bom nisso, agendou seu projeto para outras pessoas e haverá um pouco de amortecimento no seu tempo para fazer mudanças futuras. Mesmo que não seja esse o caso, é uma boa ideia definir a expectativa de que um atraso de 1 dia do lado do cliente possa não corresponder a um atraso de 1 dia do seu lado.

O simples fato de informar seu cliente de que o plano de seu projeto é elaborado em torno de outros projetos – com atenção cuidadosa à alocação de recursos – ajudará a entender a importância de manter as datas e o processo descritos.

6. Confirme tudo com sua equipe e cliente

Você trabalhou bastante na criação desse plano. Portanto, falar dos detalhes para garantir que todos se sintam confortáveis ​​com isso deve ser muito importante para você. Se isso significa dar a seu cliente e equipe algum tempo extra para pensar por conta própria, que assim seja.

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Obviamente, você nunca deseja que esse processo demore tanto tempo que atrase qualquer trabalho do projeto. Você pode criar o plano enquanto o trabalho está em andamento, mas não deixe que ele não seja confirmado por muito tempo. Você quer ter certeza de que tem um acordo, porque os detalhes do seu plano ditarão muito, incluindo os próximos passos imediatos.

7. Gerencie e atualize seu plano de projeto

Só porque você confirmou seu plano, isso não significa que você já terminou! De fato, você descobrirá que seu plano é um documento de vida e de respiração. No mínimo, você deve atualizar o Porcentagem concluída coluna em seu projeto diariamente ou semanalmente. É gratificante ver esse número subir!

Além disso, as chances de que você precise fazer ajustes aqui ou lá são bastante significativas. Não é comum que todos os projetos cumpram 100% seu plano. A vida acontece, as ideias afetam o processo, os prazos são cumpridos e os planos mudam. Isso pode significar que seu prazo precisa mudar ou talvez seu processo não funcione mais para o projeto. Desde que você seja flexível e possa se adaptar à porta giratória das mudanças, o seu projeto também poderá ser planejado.

É muito fácil ficar frustrado com uma mudança nos planos, mas não deixe isso chegar até você. Lembre-se de que você tem uma equipe que já se comprometeu a apresentar um plano que funcione e um cliente que é instruído sobre seu processo e resultados. Você fez muito trabalho para integrar essas pessoas com o plano! Agora, eles investiram o suficiente no plano e no projeto para ajudar a fazer ajustes ou pensar em novas maneiras de trabalhar, se necessário.

Por fim, certifique-se de fornecer atualizações para sua equipe e seus clientes à medida que os planos mudam – ou mesmo permanecer no caminho certo. Mantenha seu plano em um local acessível, mas use relatórios de status para comunicar como estão as coisas em relação ao plano. Você sempre terminará no topo se tiver comunicado ou resolvido um problema desde o início – ou mesmo elogiado um trabalho bem-feito.

Crie belos planos de projeto fáceis de compartilhar

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