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Como agendar um horário para o planejamento do projeto

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O planejamento do projeto é uma forma de execução.

Pode parecer um pouco estranho. Se você planejou seus projetos para um T, por que você precisaria planejar com antecedência para planejar seus projetos? Como gerentes de projeto, muitas vezes somos rotulados como planejadores, mas passamos boa parte do dia executando uma parte justa do projeto.

como ajustar o planejamento do projeto ao seu cronograma

Aqui está uma amostra das minhas tarefas diárias relacionadas à execução:

  • Atualizações de status via e-mails, telefonemas e reuniões para várias partes interessadas
  • Respondendo perguntas de membros da equipe impactando diretamente sua carga de trabalho planejada
  • Scrums ou huddles
  • Brainstorms ou sessões de estratégia mais longas
  • Revisão final sobre entregas

Os membros da minha equipe podem ver tudo isso como atividades de planejamento, mas para mim, são pequenas etapas de execução que levam à grande realização do lançamento do projeto.

Sempre que atualizo meus planos ou rastreadores de orçamento, cumpro meu dever de guiar o projeto até a linha de chegada. A cada reunião que lidero, faço mais do que apenas reunir atualizações de status de todos na sala. O resultado dos meus amontoados é uma lista de tarefas por trás dos bastidores para garantir que os membros da equipe tenham o que precisam para realizar seus trabalhos.

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Por que você precisa agendar um horário para o planejamento do projeto

Alguns dias, mal consigo sentar na minha mesa por mais de 5 minutos. Como isso deixa tempo para o planejamento do projeto?

Nós nos damos com aproximações ou estimativas quando solicitadas. Encerramos as reuniões com a promessa de enviar um plano de projeto atualizado. Estamos constantemente dando zoom, e nossas mentes estão tentando resolver 20 problemas ao mesmo tempo.

Depois que todos os problemas forem resolvidos e coletamos atualizações para cada projeto, precisamos saber como os eventos do dia afetaram os planos. Embora não haja dúvida de que nossos planos de projeto serão atualizados eventualmente, o ponto principal é que parte do seu dia precisa ser gasta reunindo e atualizando seus cronogramas.

Então, como você aborda o conceito de agendamento de projetos quando não tem tempo? Bem, eu planejo tempo para planejar. E se você ainda não tentou isso, sugiro que você o incorpore ao seu dia.

Reservar um tempo específico para o planejamento do projeto pode parecer excessivo, mas pode ser muito útil quando uma rotina é estabelecida. Esse tempo deve ser gasto na revisão do plano do projeto, cronogramas e quaisquer dependências. Ele permite que você verifique se seus planos de projeto ainda estão no caminho certo, o que funciona e o que não funciona. E quando você conseguir segmentar os itens com falha ou de alto risco, poderá começar a avaliar a abordagem atual e desenvolver novas para manter seu projeto no caminho certo.

Pense nisso como seu tempo de “eu” no gerenciamento de projetos.

Como estruturar sua rotina semanal e diária de planejamento de projetos

exemplo de gráfico de Gantt do plano do projeto

Planejamento semanal do projeto

Reserve um tempo uma vez por semana para revisar o plano do projeto e determinar as grandes realizações da semana passada e definir as metas para a próxima semana. Use esse tempo para garantir que todos os recursos estejam alinhados para serem executados de acordo com esses objetivos. Embora todo plano de projeto represente metas e tarefas, a avaliação das metas e realizações realistas ajudará você a refinar o plano, adicionando definição aos cronogramas, quando necessário.

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Quer um instantâneo rápido de todos os seus projetos? Confira o Relatório de integridade do projeto de TeamGantt. Este relatório facilita a visualização de quais tarefas estão no prazo, quais estão atrasadas e quais já estão atrasadas.

Relatório de Integridade do Projeto TeamGantt

Planejamento diário do projeto

Programe 30 minutos adicionais todos os dias para passar um tempo sozinho e refletir sobre o dia e / ou revisar a programação do dia seguinte. Embora eu recomende que esse período ocorra no início ou no final do seu dia, você pode experimentar o que funciona melhor para você.

No momento, estou descobrindo que o final do dia funciona melhor para mim. Veja como é minha rotina diária de planejamento de projetos:

  1. Reviso meus agendamentos e atualizo os gráficos de Gantt, conforme necessário. Depois de fazer isso em todos os meus cronogramas ativos, tenho uma boa ideia de onde estão cada um dos meus projetos. Em vez de fornecer datas e estimativas precisas do topo da minha cabeça para as partes interessadas, sou capaz de lembrar melhor as datas e os detalhes do progresso da minha equipe.
  2. Depois, garanto que todas as reuniões agendadas para o dia seguinte sejam planejadas e confirmadas, incluam uma agenda e tenham recursos para discussão. Também encerro o ciclo de quaisquer problemas de acesso que os participantes possam enfrentar. Por exemplo, garanto que todos os convidados tenham as informações corretas da teleconferência ou do webinar e que tenham a tecnologia para acessar essas ferramentas.
  3. Por fim, detalho o restante do dia de acordo com quaisquer entregas relacionadas à execução. Se necessário, bloqueará até mesmo uma folga na minha agenda para trabalhar em tarefas específicas.
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Dê tempo ao cronograma de planejamento do seu novo projeto para se aprofundar

Com essa rotina, continuo no topo do meu jogo. Sei que pode parecer tedioso agendar um horário todos os dias para revisar e atualizar os planos do projeto diariamente e semanalmente.

Mas adotar o hábito garante que você fique por dentro dos seus planos de projeto. Você é capaz de prever e mitigar os riscos antes que eles se transformem em grandes obstáculos. Você saberá se sua equipe está no caminho certo e poderá gerenciar melhor seu projeto.

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