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Atingir uma meta móvel de linha de base

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Empresária examinando um gráfico de Gantt com uma lupa

A linha de base de um cronograma é um ponto definido no tempo que permite que todos os envolvidos no projeto olhem para trás e vejam a linha de base. Se o projeto estiver indo bem ou antes do previsto, você poderá exibir a linha de base. Outras vezes, você pode ocultar a linha de base sob uma rocha ou enterrá-la em algum lugar na floresta atrás da sala de descanso.

Ame ou odeie, porém, é um elemento essencial da execução do projeto – pelo menos para qualquer projeto que você queira terminar bem.

Definir a linha de base e monitorar o projeto em relação à linha de base pode, às vezes, parecer que você está tentando atingir um alvo em movimento. Um cliente geralmente encontra o escopo que perdeu ou diz a você que todo mundo estará de férias na próxima semana, no dia ou na hora após você clicar em salvar na linha de base da programação.

Embora isso possa fazer você arrancar os cabelos e gritar silenciosamente em sua mente, o alvo ainda é o alvo. Para medir e executar o projeto, você deve ter uma boa linha de base para o cronograma.

Definindo a linha de base inicial

A linha de base inicial do cronograma do projeto deve ocorrer no início do ciclo de vida do projeto. Pode ser tentador adiar o máximo possível. Você pode querer tempo para reunir mais informações. Você pode querer tempo para facilitar mais discussões sobre o escopo ou o plano de risco ou fazer qualquer outro item que pareça importante.

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Ignore a tentação. Determinar a linha de base inicial do cronograma é uma necessidade vital. Sem essa linha de base, o projeto não pode começar a medir o progresso. Ele – e você – estará simplesmente tropeçando na tentativa de encontrar o caminho.

A linha de base inicial fornece um ponto no tempo – uma linha na areia – que permite mostrar às partes interessadas e à equipe do projeto como será o ciclo de vida do projeto com base nas informações que você possui.

Medindo o progresso

Depois de ter a linha de base, é hora de medir o progresso. O cronograma deve ser atualizado com informações “reais” regularmente. Essas atualizações “reais” mostram quando uma tarefa é iniciada, quanto progresso é feito e quando uma tarefa é concluída.

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À medida que o projeto avança, o cronograma também deve capturar quem está trabalhando em quais tarefas e como o projeto geral está progredindo. Essas informações significam que você deve poder ver rapidamente quais tarefas estão atrasadas, quais tarefas são estimadas incorretamente e quais tarefas estão agendadas incorretamente.

O sucesso de um projeto depende da captura dessas informações. Ele identificará pontos de falha e o que você precisa alterar, de uma perspectiva de programação, a fim de superar os problemas enfrentados pelo projeto.

Abraçando a mudança

Depois de ter o plano de linha de base e acompanhar cuidadosamente as atividades da equipe do projeto, a linha de base, rapidamente, fica fora de sincronia com o que realmente está acontecendo. Pode até ser que as tarefas estejam saindo das datas planejadas. Agora é a hora de avaliar se é necessária uma alteração na linha de base.

Você deve estar fazendo perguntas importantes neste momento. Como essas derrapagens afetarão o projeto geral? O que pode ser feito para garantir que as tarefas sucessivas sejam concluídas com base no cronograma original da linha de base?

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Tudo o que será feito deve ser documentado no cronograma, considerando-se um novo cronograma de linha de base.

Reunindo Consenso

Se a linha de base precisar ser alterada, o gerente de projeto deve obter consenso sobre as mudanças antes de avançar. Alguns membros da equipe terão informações sobre o cronograma revisado. O cliente ou cliente também deve ser consultado, além da liderança do projeto.

Por fim, todos os envolvidos devem entender por que o cronograma está sendo revisado. Eles devem entender não apenas como isso afeta seus empregos, mas também como isso afetará o projeto geral. Esse consenso deve levar à energia renovada e à compreensão do que precisa ser feito para que o projeto seja bem-sucedido.

Desde a linha de base inicial até o final do projeto, a linha de base pode ser uma meta em movimento – mas é uma que você precisa atingir a marca toda vez, independentemente de quantas vezes ela muda ao longo do ciclo de vida do projeto.

E os nossos leitores? Como você se certifica de atingir a linha de base do projeto, mesmo quando é um alvo em movimento? Vamos discutir.

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