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As triplas restrições do gerenciamento de projetos

As triplas restrições do gerenciamento de projetos
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O que é a teoria da restrição tripla no gerenciamento de projetos?

A teoria da restrição tripla pode parecer complicada, mas é realmente muito simples.

Vamos começar com uma definição. A teoria da restrição tripla no gerenciamento de projetos diz que todo projeto opera dentro dos limites de escopo, tempo e custo. Uma mudança em um fator afetará invariavelmente os outros dois.

Por exemplo, se um cliente deseja adicionar um monte de novos recursos ao escopo do projeto, terá que orçar mais tempo e dinheiro para fazê-lo. Ou se o seu chefe reduzir o orçamento do projeto, será necessário reduzir os requisitos do projeto.

Em outras palavras, trata-se de trade-offs. Como gerente de projeto, é seu trabalho equilibrar essas restrições triplas e gerenciar as expectativas, para que todos entendam o que é necessário para alcançar o sucesso do projeto.

O triângulo do gerenciamento de projetos

A teoria da restrição tripla é frequentemente chamada de triângulo de gerenciamento de projetos. Cada lado ou ponto do triângulo representa as triplas restrições do gerenciamento de projetos: escopo, tempo e custo.

Triângulo de Gerenciamento de Projetos com Restrições Triplas

Vamos nos aprofundar um pouco mais em cada restrição de projeto.

Restrição tripla: escopo

A fluência do escopo tem uma maneira engraçada de se aproximar de você. Antes que você perceba, “apenas mais uma coisa” se transformou em uma entrega de projeto completamente diferente.

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É por isso que é importante definir – e documentar – as metas e os requisitos do projeto antes do início do trabalho. Dessa forma, todo mundo sabe como é “feito” e você tem uma verdade do projeto a que se referir se o escopo começar a aumentar.

Adicionar mais recursos pode aumentar as restrições de tempo e orçamento de um projeto. Você precisará estender o prazo ou atribuir mais pessoas ao trabalho, aumentando os custos do projeto. O monitoramento das alterações do escopo permite discutir com antecedência as compensações e fazer os ajustes necessários antes que o projeto saia do curso.

Restrição tripla: tempo (horário)

No gerenciamento de projetos, a maioria das pessoas sabe que, se você deseja que um projeto seja executado rapidamente, isso vai custar, especialmente se você não estiver disposto a se curvar. Isso ocorre porque um prazo curto requer mais recursos para que o trabalho seja concluído no prazo.

Um documento de escopo detalhado fornece a base perfeita para entender a restrição de tempo do seu projeto, porque você pode usá-lo para elaborar uma estimativa do projeto. Lembre-se de levar sua equipe para a discussão e olhar além das horas de tarefa. O tempo que você gasta em reuniões ou segurando a mão de uma parte interessada também conta.

Quanto mais precisa for sua estimativa, melhor. Afinal, é o que você usará para agendar o trabalho e orientar as decisões do projeto, se forem necessárias escolhas difíceis para cumprir o prazo do projeto.

Restrição tripla: custo (orçamento)

Estimar o tempo e o esforço de um projeto também forma a base do seu orçamento. Aqui estão alguns custos a serem considerados ao formular um orçamento do projeto:

  • Custos de recursos, com base nas horas estimadas (ou pontos da história no Agile)
  • Materiais
  • Equipamento
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Quando se trata de restrições orçamentárias, lembre-se: é melhor se comunicar cedo e com frequência. Ninguém gosta de ser surpreendido por uma conta grande (ou pela conversa tensa que se segue inevitavelmente).

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Se uma despesa inesperada aparecer, reserve um tempo para explicar como isso afetará o restante do seu projeto e deixe seu cliente decidir se vale ou não a quantia extra. Seu cliente não é especialista em projetos e pode não perceber o quanto esse novo recurso brilhante lhes custará no final.

Como usar a restrição tripla

A teoria da restrição tripla é muito boa. Mas como você coloca essa estrutura de gerenciamento de projetos em prática?

É tudo sobre manter os olhos na bola. Aqui estão algumas idéias sobre como usar a teoria da restrição tripla para gerenciar um projeto, usando nossa ferramenta favorita de gerenciamento de projetos como exemplo. 😊

Comunique o escopo à sua equipe

Manter os detalhes do escopo minucioso para você não ajuda ninguém. O uso do recurso de lembrete do TeamGantt para descrever os requisitos de escopo no nível da tarefa ou do projeto não apenas garante que sua equipe tenha uma direção clara. Ele também os capacita a levantar uma bandeira se virem o escopo começar a rastejar.

Comunique o escopo do projeto à sua equipe

Definir e acompanhar prazos

Um gráfico de Gantt facilita a criação e o monitoramento de sua linha do tempo para garantir que seu projeto termine dentro do cronograma. Adicione marcos para destacar datas e resultados importantes e use linhas de base para comparar sua linha do tempo planejada versus a real, à medida que o projeto avança.

Quer um instantâneo rápido dos atrasos no projeto? O Relatório de Integridade do Projeto do TeamGantt mostra quais tarefas estão atrasadas e quais já estão em atraso.

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Monitorar os prazos do projeto

Monitorar custos de recursos

Tempo é dinheiro em qualquer projeto. Prestar atenção em como o tempo gasto se compara à sua estimativa ajuda a manter os custos do projeto sob controle. As ferramentas de estimativa horária e rastreamento de tempo da TeamGantt permitem comparar as horas reais versus as horas estimadas de uma tarefa e ver como o tempo gasto controla a porcentagem concluída. Dessa forma, você pode identificar excedentes orçamentários antes que eles se tornem um problema.

Seja um gerente de projetos com ameaças triplas

Se você quer vencer no gerenciamento de projetos, precisa ser um profissional no escopo, tempo e custo da disputa. Com o TeamGantt, é fácil equilibrar as restrições do projeto para que todos fiquem felizes com o resultado.

Você terá todos os recursos necessários para garantir que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento, incluindo:

  • Arrastar e soltar simplicidade
  • Fácil colaboração em equipe
  • Visualizações personalizáveis
  • Disponibilidade da equipe e gerenciamento de carga de trabalho
  • Linha do tempo planejada versus linha do tempo real
  • Aplicativo móvel dedicado

O melhor de tudo é que tudo está envolvido em uma interface simples e intuitiva que qualquer um pode navegar.

Experimente o TeamGantt hoje gratuitamente!

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