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As requisições de mudança são uma palavra de quatro letras

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Close-up de um formulário de solicitação de alteração com caneta

Pedido de mudança! Mudar o pedido! Os clientes geralmente não gostam de ouvir nenhum desses termos usados. Quase todo projeto precisa deles por algum motivo ou outro. Ainda assim, às vezes pode parecer que você é um adolescente pedindo dinheiro a seus pais e está tentando descobrir a melhor maneira de tirá-lo deles. O processo pode tornar desconfortável até os gerentes de projeto mais experientes. Ser apresentado com uma requisição de mudança pode tornar seu patrocinador do projeto infeliz, irritado ou frustrado … ou pode ser completamente agradável e justificado aos olhos do cliente. Mas todos sabemos que às vezes é difícil levar pedidos de alteração perante um cliente.

Quando chegamos a esse ponto do projeto em que precisamos realizar algum trabalho fora do escopo, é fundamental que façamos o melhor trabalho possível ao documentar essa necessidade, o trabalho necessário e todo esforço e materiais necessários. afim disso. Não deixe pedra sobre pedra, não deixe dúvidas sobre a mente de seu cliente que você e sua equipe sabem definitivamente o que estão fazendo e que estão fazendo tudo de acordo com as instruções. Para esse fim, existem algumas etapas que devem ser tomadas para torná-lo uma peça real do quebra-cabeça do projeto que você incorporará como novas tarefas em seu cronograma que compartilhará com sua equipe e cliente.

Essas etapas devem incluir, mas não estão necessariamente limitadas a…

Uma análise de custo e benefício do projeto

Convém iniciar todo o processo com uma análise de custo-benefício, dependendo da natureza do trabalho na requisição de mudança. Ter esses detalhes para fornecer ao cliente pode facilitar a ingestão dos números … especialmente se você puder mostrar a eles o valor geral do esforço e os benefícios para o envolvimento em preto e branco.

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Muita documentação de apoio no custo

Se o cliente estiver preocupado com alguma coisa, será o custo. Pense em tudo e pense novamente. Quando eu sei que um contrato de consultoria provavelmente terá um preço mais alto do que meu cliente está esperando, respiro fundo e volto a repensar todos os custos e esforços envolvidos, além de garantir a documentação mais clara possível. cliente para me apoiar. A última coisa que quero é ser questionada sobre a necessidade de um custo tão alto.

Muita documentação de apoio sob necessidade

Assim como você documenta o custo em detalhes, você também deve documentar a necessidade em detalhes. Você não quer que seu cliente pense que está apenas alinhando os bolsos dos seus ou da sua organização. Você não quer que eles se sintam extorquidos ou que de alguma forma criou essa necessidade apenas para aumentar a receita do engajamento. Mostre por que o trabalho deve ser realizado e onde se desvia dos requisitos originalmente acordados no projeto. Porque se houver uma área cinzenta lá, será incrivelmente difícil fazer o cliente assinar.

Uma requisição de mudança precisa e sem erros

Por fim, apresente ao seu cliente um pedido de alteração preciso e sem erros. Certifique-se de que todas as horas e dólares sejam somados e que as descrições e justificativas do esforço envolvido sejam verificadas ortográficas e gramaticalmente corretas. Seja o mais profissional possível. Verifique e verifique novamente todos os números, todas as palavras, todos os cálculos. Se houver erros, seu cliente pensará que você não investiu o suficiente ou não está apresentando números e informações precisos. A maneira mais fácil de obter uma aprovação suave no pedido de alteração é ser profissional e fazer com que pareça profissional. Eles sabem que você é o especialista, então mostre isso.

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